Você sabia que desde 2019, a carteira digital de trabalho é um dos documentos obrigatórios para todos os empregados registrados? Essa não é a única informação relevante sobre o tema.
Com o objetivo de modernizar e facilitar o acesso às informações, além da emissão do documento, o Ministério da Economia lançou a CTPS Digital. Com ela, tanto as empresas quanto os colaboradores ganham, afinal, ela facilita a maneira de visualizar as experiências, assinatura de contratos e muito mais!
Para entender sobre o que estamos falando, como funciona e quais os impactos que a carteira de trabalho digital trouxe para as empresas e empregados, continue acompanhando este conteúdo até o final. Vamos lá!
Como funciona a carteira de trabalho digital?
A carteira de trabalho digital foi criada pelo Ministério da Economia com a finalidade de modernizar e facilitar o acesso ao histórico profissional do cidadão. Outro propósito de criar a carteira digital foi desburocratizar alguns processos, como a assinatura de contratos, facilitando tanto para as empresas quanto para os colaboradores.
Para acessar o documento, basta baixar o aplicativo Carteira de Trabalho Digital, que pode ser encontrado tanto na App Store quanto na Play Store.
Para emitir a carteira digital não é necessário comparecer pessoalmente a nenhum lugar, tudo é feito via internet ou pelo aplicativo. Essa facilidade torna o processo mais ágil e simples, evitando filas e burocracia.
Além disso, a carteira de trabalho digital também permite que as informações sejam consultadas facilmente. Isso porque, com o app, todos os dados do histórico de registros trabalhistas do colaborador ficam reunidos em um único local. Dessa forma, é possível fiscalizar facilmente a legalidade dos seus vínculos empregatícios.
Vale destacar que a carteira de trabalho digital não vai fazer com que a carteira tradicional, ou seja, a de papel, deixe de existir.
Qual o impacto da carteira digital para o empregador?
Para a rotina do setor de departamento pessoal de uma empresa, algumas mudanças serão necessárias com o uso da carteira de trabalho digital, tudo isso para diminuir erros, os riscos de fraude, além de informações falsas. Veja a seguir quais são elas:
eSocial
Como o eSocial consolida todas as obrigações trabalhistas dos colaboradores registrados, a carteira de trabalho digital será alimentada pela plataforma. As empresas que possuem funcionários registrados já são obrigadas a utilizar o eSocial, por isso, devem apenas manter o envio dos dados de seus colaboradores para a plataforma digital.
Os dados que fazem parte da Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS), serão disponibilizados de forma automática para os trabalhadores. Além disso, o lançamento correto da admissão no sistema já funciona como uma assinatura na carteira de trabalho.
Adaptações das anotações
Outra mudança ocorre nas anotações, que já não existirão mais como na CTPS física. Dessa forma, registrar as informações dos colaboradores se torna menos burocrático, já que não é preciso atualizar a carteira de trabalho física.
Entretanto, é preciso ficar atento, pois eventos como mudança de salário, férias e outros não aparecerão de forma automática na CTPS digital. Isso porque, o prazo de registro dessas informações no eSocial é de 15 dias depois da ocorrência do evento. Além disso, dura alguns dias o processamento dos dados, que devem constar na carteira digital de trabalho.
Registros na carteira de trabalho física
Também é preciso ficar atento aos registros que devem ser feitos na carteira física. Eles devem ocorrer somente em casos excepcionais, como:
- Consulta de dados já registrados envolvendo vínculos empregatícios anteriores;
- Verificação de informações relacionadas a contratos vigentes na data de publicação da Portaria Nº 1065 de 23/09/2019;
- Registros feitos por empresas contratantes ainda não obrigadas no eSocial.
Orientações a dar para os colaboradores da empresa
É essencial que o setor de recursos humanos da companhia esteja preparado para orientar seus colaboradores sobre a carteira digital de trabalho. Para isso, é muito importante organizar campanhas de comunicação interna com informações sobre o cadastro da carteira de trabalho digital, para que todos os colaboradores conheçam e fiquem regulares.
Também é essencial manter um canal aberto de comunicação para que os colaboradores possam tirar suas dúvidas sobre o assunto. Além disso, ao fazer novas contratações, sempre informe as mudanças nesse processo e como fazer a carteira de trabalho digital, caso o funcionário ainda não a tenha.
É necessário esclarecer para os profissionais que, mesmo quem já tem a versão física da carteira, pode obter sua versão digital. A CTPS digital já está previamente emitida para todos os cidadãos brasileiros, bem como para os estrangeiros que possuem CPF. Para utilizá-la, basta fazer sua habilitação no app.
Vale lembrar também que o número da carteira de trabalho digital não é o mesmo que na física, já que na versão digital o que vale é o CPF do colaborador, o que simplifica o registro.
Como a tecnologia pode ajudar sua empresa em questões trabalhistas
Após entender mais sobre como baixar a carteira de trabalho digital e quais suas vantagens, é possível perceber todas as suas facilidades e em como ela beneficia e otimiza os processos trabalhistas.
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