Emitir notas fiscais é um procedimento padrão nas empresas, mas não basta apenas realizar sua emissão, é preciso guardar o arquivo XML da nota fiscal, seguindo o que a legislação orienta e garantindo maior segurança de dados.
Essa necessidade se dá tanto para a empresa que emitiu a nota quanto para o consumidor que a recebeu. Ter o arquivo XML, que é a versão digital padrão da nota fiscal, é importante para eventuais consultas ou auditorias do governo, bem como para assegurar os valores e pagamentos referentes aos serviços prestados.
Neste artigo, aprenda o essencial sobre o armazenamento do XML da nota fiscal e quais as possibilidades de manter esses documentos organizados e seguros pelo tempo necessário. Acompanhe até o final e saiba como tornar a gestão da empresa ainda mais eficiente, investindo em tecnologia e gestão de serviços. Boa leitura!
É obrigatório armazenar o XML da nota fiscal?
Sim, essa é uma das obrigações fiscais dos negócios e deve ser observado com muita atenção. Caso seja exigido algum arquivo XML de nota fiscal e a empresa não possua, podem ser aplicadas multas que passam de R$ 1.000,00 por nota não entregue.
Dependendo da situação, pode custar bem caro para a empresa, significando, inclusive, risco legal. Por isso vale a pena focar na organização e arquivamento desses documentos. Lembrando que a obrigação é da instituição que emite a nota fiscal, embora muitos pensem que o contador é quem deve guardar esses arquivos.
Seria inviável para o profissional armazenar tantos documentos de todos os seus clientes. Porém, ele pode orientar sobre as melhores maneiras de manter esses arquivos em ordem.
A importância em guardar os arquivos XML das notas fiscais é que esse é o formato padrão da NF, com todas as informações necessárias para futuras consultas, em especial no que diz respeito aos impostos recolhidos.
A Receita Federal (ou Secretaria da Fazenda) pode solicitar os documentos para conferências e auditorias por um período de até cinco anos – portanto, o XML deve ser guardado por todo esse tempo.
Outra finalidade em manter esses arquivos salvos são consultas da própria empresa. Até mesmo relatórios podem ser elaborados com base nos dados desses documentos, basta contar com o programa certo, como um sistema de gestão empresarial (ERP).
Como armazenar o XML da nota fiscal?
Com o novo sistema de notas fiscais eletrônicas, tanto a emissão quanto a organização das NFs ficou facilitada. Isso porque a quantidade de papel foi reduzida drasticamente, tornando o processo de armazenamento e consulta dos dados muito mais ágil, leve e seguro.
Por ser um arquivo digital, sua forma de organização também deve estar nesse ambiente. A seguir, confira algumas opções para guardar os XMLs de forma segura.
Formas de armazenamento
São várias as possibilidades para armazenar as notas fiscais de forma digital e a empresa deve escolher aquela que melhor se adequa à sua realidade, considerando porte e processos que a instituição possua.
- HDs: um HD externo (ou laptop) não é a melhor opção para armazenar os arquivos XMLs das notas fiscais, pois estão suscetíveis a ataques, diminuindo a segurança dos dados. Além disso, esses dispositivos podem ser perdidos ou os materiais guardados ali podem se corromper, impedindo uma futura consulta às notas;
- Pendrive: essa opção possui os mesmos riscos da anterior. Por ser um dispositivo pequeno, pode facilmente ser perdida ou acessada por pessoas indevidas, o que pode causar danos aos arquivos;
- CDs: essa terceira alternativa também não representa a escolha mais segura e prática, justamente por ser um meio físico, propenso a se deteriorar ou sofrer perdas dos dados;
- Software: a tecnologia é uma grande aliada nesse momento, ajudando tanto a gerar os arquivos XMLs das notas fiscais com mais agilidade, quanto a organizá-los e armazená-los de forma adequada.
Ao utilizar um sistema de gestão empresarial, como o sistema Omie ERP, o empreendedor ganha segurança dos dados, pois tudo ficará armazenado na nuvem, além de poder consultar qualquer arquivo facilmente.
Para o contador, o ERP também é uma vantagem, pois ajuda na integração das suas atividades contábeis com as rotinas da empresa, tornando seu trabalho ainda mais eficiente, com muito menos esforço.
Como armazená-los com segurança?
Um dos primeiros pontos é manter os arquivos armazenados on-line, utilizando cloud computing. Além da segurança, pois os dados são criptografados e divididos em diversos servidores, dificultando a ação de hackers, esse formato permite o acesso dos documentos em qualquer lugar, desde que se tenha a permissão necessária para isso.
Ao contar com a nuvem, outra vantagem é ter backup das informações, minimizando o risco de perdas de dados ou arquivos corrompidos. A disponibilidade de espaço também é um grande benefício, permitindo que milhares de arquivos XML sejam armazenados com tranquilidade.
Se alguma mídia física for utilizada, é preciso cuidar com a limitação de espaço que ela possui, em especial se a empresa emitir muitas notas fiscais, tornando tanto o armazenamento quanto a manipulação dos documentos pesada, lenta e morosa.
Por quanto tempo é preciso armazenar o XML da nota fiscal?
A legislação atual determina que os documentos devem ser arquivados por pelo menos cinco anos, a partir da sua emissão. Nesse período, é possível que qualquer nota fiscal seja solicitada pela Sefaz (Secretaria da Fazenda) e o arquivo deve ser apresentado ao órgão governamental.
Esse período é determinado pelo Ajuste SINIEF 07/05, de 2005, que regulamenta tudo o que diz respeito às notas fiscais eletrônicas. A obrigação em manter arquivadas as notas fiscais vale tanto para o emissor quanto para o receptor, em especial se for contribuinte de ICMS.
Dicas de como organizar documentos importantes
Não adianta apenas gerar os arquivos XML da nota fiscal e guardá-los de qualquer maneira. Se for preciso fazer qualquer consulta, ficará muito difícil encontrar as informações necessárias. Por isso, é interessante separar os arquivos conforme o tipo de documento que ele representa (NF-e, NFS-e, CT-e etc), ano de emissão e mês em que a nota foi gerada. Dessa forma, é possível encontrar rapidamente quaisquer dados desejados.
Fazer a gestão das notas fiscais também é essencial para a contabilidade, que conta com as informações desses documentos para apoiar seu trabalho. E a melhor alternativa para os empreendedores e contadores é um ERP, que gera a nota fiscal, envia para o destinatário, gera o arquivo XML e guarda a NF-e em seu próprio sistema.
Com isso, também é possível emitir relatórios e analisar dados, com base no que for emitido de notas fiscais pela empresa.
No caso de outros arquivos importantes para a gestão da empresa, vale sempre recorrer aos serviços da nuvem, garantindo segurança, praticidade e agilidade para armazenar o que for preciso.
Mantenha seus arquivos sempre à mão
Alguns documentos devem ser arquivados por certo período, como o XML da nota fiscal, pois podem ser solicitados pelo governo ou podem ser consultados pela própria empresa. Para ter esses arquivos com fácil acesso, é preciso investir no meio adequado, em especial contar com cloud computing para isso.
Neste conteúdo, você aprendeu mais sobre como armazenar o XML da nota fiscal, como esse formato é essencial para garantir a padronização do documento e quais as melhores estratégias para ter suas notas à mão, digitalmente, com segurança e agilidade.
Nesse cenário, empresas que investem no ERP Omie garantem não apenas a gestão das suas notas fiscais, mas uma forma de gerenciar todas as áreas do negócio de forma ágil e segura, desde o estoque até o controle das vendas. Mantenha-se informado e conte com o melhor da tecnologia!
