Emitir notas fiscais é um procedimento padrão nas empresas, mas não basta apenas realizar sua emissão, é preciso guardar o arquivo XML da nota fiscal, seguindo o que a legislação orienta e garantindo maior segurança de dados.
Essa necessidade se dá tanto para a empresa que emitiu a nota quanto para o consumidor que a recebeu. Ter o arquivo XML, que é a versão digital padrão da nota fiscal, é importante para eventuais consultas ou auditorias do governo, bem como para assegurar os valores e pagamentos referentes aos serviços prestados.
Neste artigo, aprenda o essencial sobre o armazenamento de XML da nota fiscal e quais as possibilidades de manter esses documentos organizados e seguros pelo tempo necessário. Acompanhe e saiba como tornar a gestão da empresa ainda mais eficiente, investindo em tecnologia e gestão de serviços. Boa leitura!
O que é XML e para que serve?
O XML (Extensible Markup Language) é uma linguagem de marcação usada para armazenar e transportar dados de forma organizada e padronizada.
No contexto de notas fiscais eletrônicas, o arquivo XML é o formato digital que contém todas as informações detalhadas, como dados da empresa emissora, dados do cliente, valores, impostos sobre nota fiscal, entre outros.
A principal função do XML é servir como uma “cópia digital” oficial e segura da nota fiscal eletrônica (NF-e), com validade fiscal. Ele é essencial para a comunicação entre sistemas de gestão de nota fiscal eletrônica, empresarial, contabilidade e para o cumprimento de obrigações legais.
É obrigatório armazenar o XML da nota fiscal?
Sim, armazenar o XML da nota fiscal é uma obrigação fiscal e, caso a empresa não tenha esse arquivo ao ser solicitada, pode enfrentar multas superiores a R$1.000,00 por nota. Dependendo da situação, pode custar bem caro para a empresa, significando, inclusive, risco legal.
Essa responsabilidade é da instituição que emite a nota e não do contador, embora o seu profissional contábil possa orientar sobre as melhores práticas.
Guardar os arquivos XML é importante porque eles representam o formato oficial da NF-e (Nota Fiscal Eletrônica), com todas as informações exigidas pela Receita Federal para fins de conferência e auditoria.
Ademais, a Receita Federal (ou Secretaria da Fazenda) pode solicitar os documentos para conferências e auditorias por um período de até cinco anos – portanto, o XML de nota fiscal deve ser guardado por esse tempo.
Outra finalidade em manter esses arquivos salvos são consultas da própria empresa. Até mesmo relatórios podem ser elaborados com base nos dados desses documentos, basta contar com o programa certo, como um sistema de gestão empresarial (ERP).
Como armazenar o XML da nota fiscal?
Com o novo sistema de NF-e, tanto a emissão de notas fiscais quanto a organização ficou facilitada. Isso porque a quantidade de papel foi reduzida drasticamente, tornando o processo de armazenamento XML e consulta dos dados muito mais ágil, leve e seguro.
Por ser um arquivo digital, sua forma de organização também deve estar nesse ambiente. A seguir, confira algumas opções para guardar os XMLs de forma segura.
Formas de armazenamento
São várias as possibilidades para armazenar as notas fiscais de forma digital, e você deve escolher aquela que melhor se adequa à realidade da empresa, considerando porte e processos que a instituição possua.
- HDs: um HD externo (ou laptop) não é a melhor opção para armazenar os arquivos XMLs das notas fiscais, pois estão suscetíveis a ataques, diminuindo a segurança dos dados. Além disso, esses dispositivos podem ser perdidos ou os materiais guardados ali podem se corromper, impedindo uma futura consulta às notas;
- Pendrive: essa opção possui os mesmos riscos da anterior. Por ser um dispositivo pequeno, pode facilmente ser perdido ou acessado por pessoas indevidas, o que pode causar danos aos arquivos;
- CDs: essa alternativa também não representa a escolha mais segura e prática, justamente por ser um meio físico, propenso a se deteriorar ou sofrer perdas dos dados;
- Software: a tecnologia é uma grande aliada nesse momento, ajudando tanto a gerar os arquivos XMLs das notas fiscais com mais agilidade, quanto a organizá-los e armazená-los de forma adequada.
Ao utilizar um sistema de gestão empresarial, como o sistema Omie ERP, você ganha segurança dos dados, pois tudo ficará armazenado na nuvem, além de poder consultar qualquer arquivo facilmente.
Como armazená-los com segurança?
Um dos primeiros pontos é manter os arquivos armazenados on-line, utilizando cloud computing. Além da segurança, pois os dados são criptografados e divididos em diversos servidores, dificultando a ação de hackers, esse formato permite o acesso dos documentos em qualquer lugar, desde que se tenha a permissão necessária para isso.
Ao contar com a nuvem, outra vantagem é ter backup das informações, minimizando o risco de perdas de dados ou arquivos corrompidos. A disponibilidade de espaço também é um grande benefício, permitindo que milhares de arquivos XML sejam armazenados com tranquilidade.
Se o armazenamento em mídia física for necessário, é importante observar que esses dispositivos têm limitações, tanto em capacidade quanto em durabilidade.
Por quanto tempo é preciso armazenar o XML da nota fiscal?
A legislação atual determina que os documentos devem ser arquivados por, pelo menos, cinco anos a partir da sua emissão. Nesse período, é possível que qualquer nota fiscal seja solicitada pela Sefaz (Secretaria da Fazenda), e o arquivo deve ser apresentado ao órgão governamental.
Esse período é determinado pelo Ajuste SINIEF 07/05, de 2005, que regulamenta tudo o que diz respeito às notas fiscais eletrônicas.
A obrigação em manter arquivadas as notas fiscais vale tanto para o emissor quanto para o receptor, em especial se for contribuinte de ICMS.
Dicas para organizar documentos importantes
Não adianta apenas gerar os arquivos XML da nota fiscal e guardá-los de qualquer maneira. Por isso, confira algumas dicas da Omie:
- Organize por tipo de documento: separe os XMLs de acordo com o tipo de nota fiscal (NF-e, NFS-e, CT-e, etc.) para facilitar a identificação;
- Classifique por ano e mês de emissão: esse método agiliza a busca por documentos e evita problemas em consultas e auditorias futuras;
- Automatize com um ERP: para integrar notas fiscais nas rotinas contábeis, o uso de um sistema ERP completo, que gere e armazene documentos automaticamente, é a melhor escolha;
- Centralização com Omie: com o sistema Omie, você centraliza todas as informações fiscais, garantindo segurança, organização e praticidade para gerenciar os XMLs sem risco de perdas.
Perguntas frequentes sobre o armazenamento de XML
Confira respostas a algumas das dúvidas frequentes sobre o armazenamento de XML.
Onde fica o XML de uma nota fiscal?
O XML da nota fiscal fica armazenado no sistema do emissor, que deve garantir sua segurança por até cinco anos. No caso de empresas que utilizam o ERP Omie, o XML é salvo diretamente na nuvem, facilitando o acesso e a organização.
Qual a diferença entre XML e DANFE?
O XML é o formato digital da nota fiscal eletrônica, contendo todas as informações fiscais exigidas por lei. Já o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é a representação gráfica da NF-e, que acompanha a mercadoria durante o transporte, mas não contém todos os dados fiscais.
Preciso armazenar o XML se já tenho o DANFE impresso?
Sim, o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é apenas uma representação física da NF-e e não substitui o XML, que contém todas as informações fiscais necessárias. O XML é a versão digital que deve ser armazenada conforme a legislação.
É possível recuperar um XML perdido?
Se o XML estiver perdido e não houver backup, será difícil recuperá-lo. Em alguns casos, é possível solicitar uma segunda via ao fornecedor ou consultar a Sefaz, dependendo da nota fiscal e do estado. No entanto, é essencial ter um sistema de armazenamento confiável para evitar perdas.
Qual a diferença entre recibo e nota fiscal?
Para uma gestão eficiente de documentos fiscais, é importante conhecer a diferença entre recibo e nota fiscal. O recibo apenas comprova o pagamento, enquanto a nota fiscal eletrônica (NF-e) é registrada pelo Fisco e gera um XML obrigatório que deve ser armazenado pela empresa. Esse arquivo é essencial para auditorias e consultas fiscais futuras.
Mantenha seus arquivos sempre à mão
Alguns documentos devem ser arquivados por certo período, como o XML da nota fiscal, pois podem ser solicitados pelo governo ou podem ser consultados pela própria empresa. Para ter esses arquivos com fácil acesso, é preciso investir no meio adequado, em especial contar com cloud computing para isso.
Neste conteúdo, você aprendeu mais sobre armazenamento de XML da nota fiscal, como esse formato é essencial para garantir a padronização do documento e quais as melhores estratégias para ter suas notas à mão, digitalmente, com segurança e agilidade.
Com o sistema de gestão Omie, sua empresa não apenas atende às exigências fiscais, mas também consegue otimizar o controle e o monitoramento de todas as áreas do negócio. Invista em tecnologia para garantir que todos os seus documentos fiscais estejam sempre acessíveis, seguros e em conformidade com a legislação: confira as funcionalidades Omie!
