A tecnologia é cada vez mais uma grande aliada das empresas, facilitando e automatizando processos. Essa transformação digital afeta todas as áreas do negócio, incluindo a emissão de documentos, com o arquivo XML nota fiscal.
Com o XML, a empresa ganha segurança das informações, reduz a papelada física e ainda fica de acordo com a legislação, facilitando também o trabalho da contabilidade. Isso porque esse documento traz todos os dados sobre as mercadorias e impostos, ajudando em possíveis auditorias.
Para ajudar você a entender mais sobre o que é o arquivo XML nota fiscal e qual a sua importância para as empresas, confira este guia completo, abordando os principais pontos para tornar sua prestação de serviços de contabilidade ainda mais eficiente. Boa leitura!
O que é XML nota fiscal?
A sigla deriva do inglês Extensible Markup Language e é um formato de arquivo aceito mundialmente, que organiza dados de forma hierárquica. E o que isso tem a ver com as empresas e as notas fiscais?
Esse formato de arquivo foi escolhido como padrão para a emissão das notas fiscais eletrônicas, sendo aceito em todo o território brasileiro. Com o XML da NF-e, é possível organizar todas as informações necessárias sobre as transações de venda, bem como os dados de ICMS.
O XML nota fiscal é um arquivo mais leve, seguro e prático. Sua emissão é obrigatória por parte das empresas e também deve ser enviada para o consumidor.
Vantagens de usar XML nota fiscal
Um dos primeiros pontos é a redução de papéis, o que facilita a posterior organização dos documentos. Afinal, com a evolução da tecnologia e a preocupação crescente com o meio ambiente, é preciso buscar soluções para diminuir o volume de papéis, sem perder a segurança das informações.
Outro benefício do XML nota fiscal é a facilidade em organizar os arquivos de forma digital e depois procurar informações no banco de dados que esses materiais formam. Com o programa certo, é possível abrir qualquer XML e encontrar qualquer dado necessário, gerando inclusive relatórios com as informações.
Além de tudo isso, não podemos esquecer da praticidade em enviar o arquivo para o consumidor, pois tanto a empresa que emitir a nota fiscal quanto o cliente devem guardar o documento por cinco anos. O arquivo XML é o formato ideal para armazenar a informação por esse período de forma segura.
Para que serve o arquivo XML da nota fiscal?
A emissão do XML nota fiscal facilita a contabilidade das empresas, bem como a auditoria por parte do governo (Secretaria da Fazenda) para acompanhar as transações realizadas. Como o documento é o arquivo digital da nota fiscal, é através dele que as vendas são comprovadas.
Para a empresa, o XML nota fiscal aponta os produtos ou serviços vendidos, com todas as informações necessárias. Para o consumidor, é o comprovante do bem adquirido e pode ser utilizado em pedidos de troca, garantia e até prestação de contas à Receita Federal.
Por seu nível de segurança (após emitido o arquivo XML, é muito difícil adulterá-lo), é o formato ideal para que tanto a empresa quanto o consumidor guardem a nota fiscal e ajudem no processo de auditoria por parte do governo, se algum dado for solicitado.
Como gerar XML da nota fiscal?
Agora que já sabemos da importância e obrigatoriedade da emissão do XML da nota fiscal, vejamos as formas para gerar o documento, que podem ser gratuitas ou pagas, variando nas funcionalidades oferecidas.
É possível emitir o XML gratuitamente no site da Receita Federal, porém é preciso digitar manualmente todas as informações. Em caso de consulta futura, a chave de 44 dígitos também precisará ser inserida de forma manual. É um processo burocrático e que pode levar bastante tempo se o volume de notas fiscais for grande.
Por outro lado, um sistema de gestão empresarial (ERP) já emite a nota fiscal e seu arquivo XML de forma automatizada, integrando inclusive com o controle de estoque da empresa. Assim, todos os controles são centralizados em uma única ferramenta, trazendo mais confiabilidade para os processos.
Nesse caso, o empreendedor precisa de um certificado digital (A1 ou A3), que funciona como uma assinatura para as notas fiscais emitidas.
O que o arquivo XML da nota fiscal deve conter?
Por ser um dos formatos da nota fiscal, o arquivo XML deve trazer determinadas informações, como:
- Dados da NF-e: modelo, número, série, data de emissão, data de entrada/saída e valor total da nota;
- Dados do emitente: nome, razão social, CNPJ, inscrição estadual, endereço e código do município do fato gerador do ICMS;
- Dados do destinatário: nome, razão social, CNPJ (ou CPF), endereço e inscrição estadual;
- Dados dos produtos e serviços: descrição, quantidade, valor e unidade comercial;
- Dados relativos ao ICMS: base de cálculo, valor dos produtos, valor do frete, seguro, substituição, Cofins, IPI e PIS;
- Dados do transporte: tipo de frete, dados da transportadora, informações do veículo (placa e RNTRC) e do volume transportado (quantidade, peso líquido e bruto);
- Dados de cobrança: endereço e forma de pagamento do cobrador;
- Informações adicionais: fonte de impressão DANFE e demais informações complementares de interesse do contribuinte.
Como enviar o XML nota fiscal?
Por ser um documento oficial, a nota fiscal no formato XML possui diversas obrigações e tanto o emissor quanto o cliente devem estar atentas a elas.
Primeiramente, a empresa precisa emitir o XML da nota fiscal ao realizar qualquer venda, comprovando a saída do produto (ou serviço) para determinado consumidor. Esse arquivo deve ficar armazenado por pelo menos 5 anos, caso a Receita Federal solicite a auditoria da NF-e.
Do outro lado, o cliente que recebe a nota fiscal também precisa armazená-la pelo mesmo período, caso precise comprovar qualquer questão com a empresa ou com o governo.
Para enviar o XML da nota fiscal, a companhia realiza a emissão da NF-e nos locais que já comentamos e, ao utilizar um sistema de gestão, é possível enviar automaticamente o arquivo por e-mail para o cliente, juntamente com a versão em PDF.
Como baixar o XML da nota fiscal?
Para emitir a NF, a empresa precisa ter um CNPJ ativo e um certificado digital. A partir daí, ela escolherá a forma como fará a emissão da nota fiscal, pela plataforma do governo (ou da prefeitura, no caso de prestação de serviços) ou com o sistema de gestão.
Ao utilizar esse último, a empresa insere as informações referentes à venda do produto ou serviço no sistema, que gerará um arquivo com os dados da transação. Esse arquivo é assinado digitalmente com o certificado, atestando a veracidade das informações.
Tudo isso é enviado para a Secretaria da Fazenda (Sefaz) do estado em que a empresa está inscrita. O órgão fará uma pré-validação do arquivo e depois emite uma autorização de uso (que é um protocolo de recebimento dos dados).
Por fim, o governo retorna com o arquivo XML, que já é a nota fiscal propriamente dita, podendo ser impressa e enviada para o consumidor.
Como converter PDF para arquivo XML?
Para realizar essa atividade, é preciso ter um software específico para converter o formato PDF para XML. Existem opções pagas e gratuitas, por isso a empresa pode escolher aquela que melhor atenda à sua necessidade.
Embora seja possível fazer essa conversão entre os formatos, o XML gerado não é validado pela Sefaz, portanto pode não ser a opção mais recomendada dependendo do uso pela empresa.
Diferença entre XML e DANFE
Esse é um ponto que pode gerar dúvida para algumas pessoas, mas é fácil de ser compreendido. O arquivo XML é a versão digital oficial da nota fiscal, contendo todos os dados essenciais sobre a transação realizada.
Já a DANFE é o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, uma versão simplificada da NF-e, que é impressa e acompanha o produto durante o transporte até o destinatário.
Facilite a emissão de notas fiscais
Emitir NF-es é uma obrigação para as empresas e tem se tornado um diferencial para microempreendedores. Quanto mais automatizado e ágil for esse processo, mais vantagens trará para a companhia. Para isso, é fundamental contar com um sistema de gestão empresarial que permita a emissão do arquivo XML, além de unificar diversos processos da empresa.
Neste conteúdo, você aprendeu mais sobre o que é o arquivo XML, como emitir notas fiscais digitais dentro da lei e quais as melhores práticas para garantir segurança e praticidade. Não perca tempo com preenchimento manual de etapas burocráticas – opte pela tecnologia como recurso para ganhar tempo!
Saiba mais sobre as diferenças entre DANFE e NF-e em nosso artigo e, para apoiar a gestão, conheça o ERP Omie, que oferece diversas funcionalidades tanto para o empreendedor quanto para o contador.
