É bem comum se perguntar o que é DANFE, principalmente para os comerciantes que estão iniciando sua jornada empreendedora. Por isso, é importante entender o que é, como funciona, como armazenar, entre outras dúvidas que podem surgir sobre o assunto.
Esse é um documento fundamental para quem emite notas fiscais, se tornando um grande aliado das empresas. Por isso, neste texto separamos as principais informações que você precisa saber para tirar suas dúvidas e ficar por dentro do assunto. Continue a leitura!
O que é DANFE?
O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é um documento impresso que serve como uma representação física de uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Esse documento contém a chave numérica, com 44 posições, utilizada para a consulta das informações da NF-e, chamada de chave de acesso.
Para que serve o DANFE?
Esse documento tem a função de monitorar a mercadoria em trânsito, conferindo informações como o emitente, o destinatário, os valores, e outros dados que dizem respeito à operação em andamento.
Além disso, no caso do destinatário não emitir nota fiscal eletrônica, esse documento ajuda na escrituração de negócios documentados por NF-e.
Por fim, o DANFE também serve para coletar a firma do destinatário/tomador, a fim de que seja possível comprovar a entrega da mercadoria ou da prestação de serviços.
Qual a diferença entre DANFE e Nota Fiscal?
A principal diferença entre o DANFE e nota fiscal é que o primeiro é complementar à NF-e. Ou seja, ele é utilizado para acompanhar o transporte da mercadoria, enquanto a NF-e é o documento fiscal eletrônico que valida a operação de venda de produtos ou serviços.
Quais as principais características do Danfe?
Agora que você já sabe o que é DANFE, vamos entender quais características definem esse documento e sua circulação:
- o vendedor da mercadoria deve imprimir o DANFE antes de sua circulação;
- o DANFE poderá ser usado para transitar com os produtos apenas depois da concessão da autorização de uso da NF-e relativa à mercadoria;
- não há um limite de vias do DANFE que podem ser impressas;
- o documento também possui um código de barras com a chave de acesso, que permite fazer a consulta da situação da nota fiscal no Portal da Fazenda;
- é necessário que a natureza da operação – se é de entrada ou de saída – conste no DANFE, assim como na NF-e.
Ponto importante: a descrição dos itens contidos na mercadoria precisa constar no documento, além da data e do horário de entrada e saída e informações sobre a transportadora e o remetente.
Qual a importância do DANFE?
O DANFE é importante por várias razões, principalmente relacionadas à logística, fiscalização, e transparência das operações comerciais. Aqui estão algumas das principais razões pelas quais o DANFE é importante:
- facilita a fiscalização;
- simplifica a logística devido ao código de barra;
- permite o acompanhamento durante o transporte, evitando multas;
- reduz o risco de erros e fraudes.
Quais são os itens obrigatórios em um DANFE?
Para não esquecer, confira o que precisa constar na DANFE:
- chave de acesso;
- código de barras (é importante que ele permita a leitura óptica);
- data e horário de saída que o produto foi enviado;
- valores referentes ao produto, como seguro e impostos;
- nome da transportadora responsável pela entrega;
- natureza do processo de operação;
- descrição dos produtos enviados;
- placa do veículo;
- dados do destinatário, como nome, endereço, telefone, e-mail, entre outros;
- dados do emitente, como CNPJ, razão social, Inscrição Estadual, telefone, endereço, entre outros.
Todas essas informações são essenciais e comprovam a veracidade da transação. Sendo assim, é fundamental verificar detalhadamente se elas estão corretas antes de gerar o DANFE online.
Composição da chave de acesso do DANFE
A chave de acesso é um dos elementos mais importantes do DANFE, pois permite identificar de maneira única uma NF-e, e acessar seus detalhes nos sistemas governamentais.
Ela é um número de 44 dígitos que é gerado a partir de uma série de informações específicas sobre a nota fiscal eletrônica:
Código do Estado (2 dígitos):
Corresponde ao código do estado onde a nota fiscal foi emitida, seguindo a tabela do IBGE.
Ano e Mês de Emissão (4 dígitos):
Os primeiros dois dígitos representam o ano e os dois seguintes representam o mês de emissão da NF-e.
CNPJ ou CPF do Emitente (14 dígitos):
É o CNPJ ou CPF da empresa, ou pessoa que emitiu a nota fiscal. No caso de CNPJ, os 14 dígitos são usados; para CPF, é utilizado um formato de 11 dígitos, mas com três zeros adicionais para totalizar 14 dígitos.
Modelo da Nota Fiscal (2 dígitos):
Indica o modelo da nota fiscal. Para a NF-e, normalmente o valor é “55”. Outras notas fiscais, como NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica), têm outros códigos.
Série da Nota Fiscal (3 dígitos):
Refere-se à série da NF-e. Pode ser qualquer valor de três dígitos, geralmente preenchido com zeros à esquerda se o número da série for menor.
Número da Nota Fiscal (9 dígitos):
Indica o número sequencial da nota fiscal. Pode ter até 9 dígitos, preenchidos com zeros à esquerda conforme necessário.
Código da Emissão da Nota Fiscal (1 dígito):
Representa a forma de emissão da NF-e. Por exemplo, “1” para emissão normal, “2” para contingência FS-IA, “3” para contingência SCAN, entre outras formas de contingência.
Código de Controle (8 dígitos):
Esta parte é um valor gerado por um algoritmo de validação, garantindo a unicidade da chave de acesso e servindo como medida de segurança.
Dígito Verificador (1 dígito):
É um único dígito gerado por um cálculo de verificação baseado nos outros 43 dígitos da chave de acesso. O objetivo é evitar erros de digitação ou leitura e garantir a validade da chave.
Como consultar o DANFE online?
Para consultar o DANFE online, você precisa acessar o Portal da Nota Fiscal Eletrônica.
Depois, ainda na página inicial, vá até os serviços mais acessados e clique em “Consultar NF-e”.
Insira a chave de acesso e faça a verificação do DANFE.
Como fazer o armazenamento desse documento?
Quando o destinatário recebe esse documento do emitente, é essencial verificar a autenticidade da NF-e, e validar a assinatura digital. Além disso, é preciso contar a validade da autorização de uso e o protocolo da nota fiscal, permitindo a validação do Fisco.
Ainda, é de responsabilidade tanto do destinatário quanto do emitente manter o DANFE em um arquivo digital pelo prazo determinado. Caso contrário, as partes estarão passíveis de autuação no momento em que a fiscalização exigir a apresentação do documento.
O que fazer quando estiver impedido de emitir a DANFE?
Se você estiver impedido de emitir o DANFE, geralmente isso indica um problema na emissão da nota. Por isso, o primeiro passo é identificar a causa do problema.
Caso a rejeição ocorra devido a erros de dados, revise a nota fiscal para corrigir os problemas apontados pela SEFAZ e tente novamente. Se for uma questão de conexão ou falha do sistema, aguarde até que o serviço seja restabelecido.
Tire outras dúvidas sobre o que é DANFE e mais
O que é uma DANFE e para que serve?
O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) é uma representação impressa da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Ele serve para acompanhar mercadorias durante o transporte e facilitar a fiscalização, mas não é uma nota fiscal.
Quem emite o DANFE?
O DANFE é emitido pela empresa ou pessoa que emitiu a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Geralmente, é gerado a partir do sistema de emissão de NF-e e acompanha a mercadoria durante o transporte.
Quando devo emitir DANFE?
O DANFE deve ser emitido sempre que uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é gerada para uma transação comercial envolvendo o transporte de mercadorias. Ele é obrigatório para o transporte e para a fiscalização.
DANFE: um documento essencial para empreendedores
Se você está caminhando na jornada empreendedora, é importante saber como o DANFE funciona e quais são suas obrigações para emitir e armazenar esse documento. Afinal, um gerenciamento eficaz do DANFE pode evitar multas e melhorar a eficiência da logística da sua empresa.
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