Como e quando utilizar duplicata na sua empresa?

A duplicata é uma forma de comprovar uma venda ou prestação de serviços que pode gerar crédito para as empresas.
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Toda empresa que vende produtos ou presta serviços pode ter um aliado na hora de receber os valores de seus compradores. A duplicata é uma solução que permite ao comprador ganhar tempo para pagar a transação feita e o fornecedor se resguarda para conseguir receber. 

Esse documento é válido no Brasil e pode ajudar a gestão da empresa na hora de programar suas contas a pagar e receber. Acompanhe, neste artigo, quando utilizar uma duplicata no seu negócio e para que serve esse método de crédito.

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O que é duplicata?

A duplicata nada mais é do que um título de crédito emitido pelo credor para comprovar um contrato de compra e venda. Esse documento é emitido pelo comerciante e registra o valor que deve ser pago, além do vencimento da fatura.

Segundo a lei da duplicata, Lei n.º 5.474/1968, o documento se origina sempre de uma única fatura e está atrelado a um único acordo. Ele é facultativo, feito pela empresa cobradora para conseguir crédito, e não para cobrar o pagamento, que pode ser representado por boletos e notas promissórias.

Portanto, a duplicata possibilita a cobrança do valor, que deverá ser pago na data acordada. É uma forma de conseguir crédito para cobrir as despesas até o comprador efetuar o pagamento, apenas se for descontada antecipadamente. Além disso, o documento deve ser apresentado ao devedor no prazo de 30 dias, no máximo.

Duplicatas descontadas

As duplicatas descontadas são títulos de crédito gerados a partir de contratos assinados e servem como garantia para receber crédito bancário. Quando o credor negocia as duplicatas com as Instituições Financeiras e desconta os valores antecipadamente (antes de receber de seu devedor), elas passam a ser chamadas de duplicatas descontadas

O Banco antecipa o valor para o emissor da duplicata e, quando o devedor efetivamente paga a duplicata, quem recebe é o Banco.

Esse crédito também é conhecido como antecipação de recebíveis e funciona como uma espécie de adiantamento de um valor que será recebido no futuro pela empresa que possui contas a receber.

Entretanto, a solicitação desse tipo de crédito pode gerar juros ou taxas, apesar destes serem mais baixos nessa modalidade do que em outras alternativas de empréstimos. Em todo caso, é preciso avaliar as opções mais adequadas para o momento e finanças da empresa.

Para que serve a duplicata?

Como comentamos, a duplicata é uma espécie de crédito que a empresa que vende possui. Isso porque a maioria das transações é feita a prazo, ou seja, com pagamento posterior à venda. Mas, até receber do comprador, a empresa precisa de recursos para manter suas operações.

Assim, a duplicata entra como uma carta de crédito, oferecendo um prazo maior para pagar os valores, promovendo um equilíbrio de caixa. Esse recurso permite que a empresa negocie mesmo sem já ter o dinheiro.

Dessa forma, o mercado continua girando, com transações ocorrendo, permitindo a manutenção e crescimento dos negócios. No final das contas, a duplicata é como uma declaração de que uma empresa pagará a outra aquilo devido.

Nos casos em que a empresa contrai uma duplicata, pode colocar esse valor no seu planejamento de contas a pagar. Assim, programa as quantias necessárias para quitar seus compromissos nos devidos prazos.

A diferença entre duplicata e nota promissória

Os dois documentos podem ser facilmente confundidos, mas a duplicata gera obrigação de aceite por parte do comprador, enquanto a nota promissória não é obrigatória.

Além disso, a duplicata é uma ordem de pagamento com as informações que comprovam a venda. Já a nota promissória é uma espécie de cobrança, mais propriamente uma promessa de pagamento que o credor emite para o comprador.

‍Como funciona o aceite de duplicata

Em um contrato de compra e venda mercantil, o documento é o único título de crédito permitido para registrar o saque do vendedor, segundo a Lei n.º 5.474, de 18 de julho de 1968.

Entre outros dados, o documento deve conter a declaração do recebimento de sua exatidão e da obrigação de pagá-la e ser assinado pelo comprador. O ideal nesse caso é que o comprador assine sua concordância na duplicata.

  • Aceite ordinário: também chamado de aceite expresso, o comprador assina a duplicata no recebimento da mercadoria ou serviço e a devolve dentro do prazo de 10 dias para que então seja tornada um título de crédito.
  • Aceite presumido: já neste caso, o comprador recebe o que comprou, mas não assina no ato. Como não há recusa formal, o aceite no caso é presumido e o prazo para pagamento começa a valer após o envio do produto.
  • Aceite por comunicação: neste último caso, o comprador retém a duplicata com autorização da instituição financeira que está intermediando o pagamento que, no que lhe concerne, faz uma comunicação formal para o vendedor do aceite do título.

Tipos de duplicatas e principais modelos

A duplicata é um documento brasileiro, previsto em lei e, por isso, existem alguns modelos e tipos que devem ser conhecidos pelos empreendedores, tanto para emitir os documentos quando for necessário, quanto para aceitar quando outra empresa emitir.

  • Duplicata mercantil: emitida por empresas que vendem produtos. Nesse caso, os produtos vendidos são discriminados no documento, além de comprovar a transação realizada.
  • Duplicata de Prestação de Serviços: como o próprio nome sugere, deve ser usada por aquelas que prestam serviços, somente.
  • Duplicata Padrão: é um tipo de duplicada, que é preenchida e emitida de forma impressa e enviada à instituição bancária para recebimento.

Tipos de desconto da duplicata

Embora a duplicata não seja um documento de pagamento, é possível dar baixa no arquivo em alguns casos, como veremos agora.

Cobrança simples

A cobrança simples ocorre quando o sacador obtém o crédito após descontar a duplicata e o sacado faz o pagamento de sua dívida em dia. No caso de atraso do pagamento por parte do sacado, o valor do crédito é debitado da conta da companhia que fez a venda e descontou o documento.

Cobrança caucionada

A cobrança caucionada é um contrato de empréstimo em que a instituição financeira tem as duplicatas das transações feitas pela empresa como garantia. O sacador pode, nesse caso, tomar certo percentual das vendas como uma forma de crédito.‍

Endosso de duplicata

Existem dois tipos de endosso de duplicata: o mandato, em que o banco fica somente com a função de cobrar o credor, e o translativo, no qual os direitos de crédito são transferidos.

No caso do translativo, geralmente um sócio da empresa é envolvido como um avalista da operação. Entretanto, os documentos endossados podem causar confusões legais se o banco protestar um título que não teve aceite por parte do sacado. Essa é uma questão que já ocorreu muito no Brasil e vale a pena ficar atento.

Como preencher uma duplicata?

O preenchimento da duplicata não tem muito segredo e, de certa forma, é considerado simples. Mas, vale ficar atento a algumas regras.

Entre elas, está que na duplicata deve sempre constar o valor total da dívida. O título não deve ter abatimentos e descontos, por exemplo. Se houver alguma redução no valor total, é importante estar declarado.

No mais, toda duplicata deve conter:

  • A denominação “duplicata”;
  • Data de emissão;
  • Número de ordem;
  • Número da fatura;
  • Data de vencimento ou a declaração no caso de ser duplicata à vista;
  • Nome e endereço do vendedor e do comprador;
  • Praça de pagamento;
  • Cláusula à ordem;
  • Valor a pagar, em algarismos e por extenso;
  • Declaração de reconhecimento de sua exatidão e obrigação de pagá-la, que deve ser assinada pelo comprador, como aceite;
  • Assinatura do emitente.

Dicas importantes sobre duplicatas

Quando for utilizar esse tipo de documento como um meio de obter crédito com instituições financeiras, algumas dicas são essenciais. Primeiro, é importante descontar as duplicatas somente dos clientes mais confiáveis e assíduos, para que a transação seja mais segura. 

Além disso, esteja sempre preparado para os juros e/ou as taxas que serão geradas a partir das descontadas. Vale também ter um bom planejamento financeiro para evitar um impacto negativo nas finanças da companhia. Pensando nisso, prefira utilizar esse recurso apenas em casos de extrema necessidade.

Para não ser pego de surpresa com essas transações, é importante ter um fluxo de caixa atualizado e automatizado. Com isso, ter um sistema ERP, software de gestão empresarial, é essencial para manter as informações em dia e ter controle sobre as entradas e saídas de recursos da empresa.

Organize suas finanças

Diante das inúmeras opções de pagamento que surgiram nos últimos anos e com a implantação de tecnologias pelas instituições financeiras, a duplicata nem sempre é utilizada. Mas, como empreendedor, é preciso conhecer todas as opções que viabilizem uma transação comercial.

O fato é que a duplicata pode, sim, favorecer aqueles que não tem um grande fluxo de caixa e precisam de prazo para fazer o dinheiro entrar. Para conhecer outros recursos que podem apoiar sua empresa, acompanhe nossos conteúdos para empreendedores e fique por dentro das soluções da Omie!

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