Toda empresa precisa se relacionar com fornecedores, prestadores de serviço e outros tipos de pessoas e empresas, contratando e comprando produtos ou serviços. Para facilitar esses processos, é preciso garantir uma boa gestão de contas a pagar e a receber.
Além disso, também é importante contar com um bom planejamento financeiro — que define quais serviços ou produtos precisam ser comprados — e com uma excelente pesquisa de mercado para definir os melhores custos.
O que são contas a pagar?
“Contas a pagar” são todas as obrigações financeiras assumidas por uma empresa. Ou seja: qualquer tipo de pagamento (desde colaboradores até contas como água, luz, aluguel, internet ou compra de matéria-prima).
Já as “contas a receber” são todos os recebimentos previstos para entrar no seu fluxo de caixa, desde o recebimento de uma duplicata paga por um cliente, até os juros dos investimentos.
Rotinas e responsabilidades
As rotinas de contas a pagar incluem receber faturas, verificar sua precisão, registrar despesas no livro caixa, programar pagamentos, reconciliar contas, gerenciar fluxo de caixa, negociar termos de pagamento e comunicar-se com fornecedores para assegurar o cumprimento de obrigações financeiras nos prazos estabelecidos.
As responsabilidades envolvem também manter registros atualizados, seguir políticas financeiras da empresa e garantir a conformidade com regulamentações.
A importância do controle de contas a pagar
Controlar contas a pagar é uma forma de identificar obrigações financeiras com antecedência, de modo a organizar a gestão financeira de uma empresa e evitar surpresas ao final de determinado período analisado.
No entanto, o controle de contas a pagar não está ligado somente ao pagamento de boletos em dia, mas também à tomada de decisões mais estratégicas. Assim, é preciso ter dados para decidir os rumos de um negócio de forma mais inteligente e assertiva.
Com o controle de contas a pagar, é possível prever o quanto de recurso será necessário para pagamentos futuros, por exemplo. Se não existe um acompanhamento, o gestor não saberá se houve gastos elevados com algum tipo de conta em um determinado período.
Como fazer um controle de contas eficiente
Para garantir um controle eficiente de contas, estabeleça um sistema organizado:
- Registre todas as transações
- Mantenha documentos ordenados
- Estabeleça políticas claras de pagamento
- Utilize um software de gestão financeira
- Faça reconciliações periódicas
- Monitore o fluxo de caixa regularmente
- Automatize processos
- E sempre revise e ajuste as práticas para otimizar a eficiência.
Como melhorar a gestão de contas a pagar do seu negócio?
Pensando em um melhor controle financeiro, separamos alguns direcionamentos importantes para a organização de contas a pagar.
Antes de comprar
- Garanta que as compras e contratações aconteçam sempre depois de uma pesquisa e comparação de preços, especialmente no caso de fornecedores constantes e antigos;
- Verifique no fluxo de caixa projetado para a data do vencimento se existem recursos disponíveis. Para ajudar nisso, use um sistema ERP como a Omie.
No momento da compra e recebimento
- Já inclua o compromisso no sistema de contas a pagar;
- Na chegada de itens adquiridos, confira se os preços e condições de pagamento estão de acordo com o pedido e veja se os dados no sistema de contas a pagar estão corretos;
- Certifique-se sobre a existência de impostos a pagar sobre o que foi comprado. Contratação de serviços podem ter incidência de impostos retidos na fonte e alguns estados podem ter necessidade de recolhimento de impostos na entrada.
- Se houver impostos a pagar sobre compras e contratações, registre essa previsão no sistema de contas a pagar;
No dia a dia
- Não misture os gastos pessoais dos sócios com as contas a pagar da empresa. O sócio deve ter uma remuneração de pró-labore determinada, com data de pagamento, e apenas esse valor deve ficar no contas a pagar da empresa;
- Acompanhe com antecedência o seu fluxo de caixa e, quando necessário, negocie as condições com os credores;
- Não conte com limites de créditos que sua empresa tenha pré-aprovado como se fossem dinheiro à sua disposição. Eles custam caro.
Contas a pagar x contas a receber: entenda as principais diferenças
Enquanto as contas a pagar representam as obrigações financeiras da empresa para com terceiros, as contas a receber representam o dinheiro que a empresa tem a receber. Veja a seguir no detalhe:
Contas a pagar
- Obrigações financeiras: É o dinheiro que a empresa deve a fornecedores, prestadores de serviços, ou instituições financeiras. São as contas que a empresa precisa pagar.
- Passivo: Essas contas são registradas no lado do passivo do balanço patrimonial, pois representam as obrigações pendentes a serem liquidadas.
- Gestão de pagamentos: Envolve a organização e o pagamento oportuno de contas como faturas de fornecedores, despesas operacionais, impostos, salários e empréstimos.
- Impacta no fluxo de caixa: O não pagamento dentro do prazo pode resultar em penalidades, juros ou interrupção de serviços.
Contas a receber
- Dinheiro a ser recebido: É o dinheiro devido à empresa por clientes, vendas a crédito, empréstimos concedidos ou qualquer valor pendente de ser recebido.
- Ativo: O controle de contas a receber é feito no lado do ativo do balanço patrimonial, pois representam ativos que a empresa espera receber.
- Gestão de cobranças: Envolve o acompanhamento e a cobrança eficaz de valores devidos para garantir um fluxo de caixa saudável.
- Riscos de inadimplência: O não recebimento oportuno pode impactar negativamente o fluxo de caixa e exigir ações de cobrança ou até mesmo ação legal.
Principais desafios do controle de contas a pagar
Alguns problemas podem surgir hora de fazer o controle de contas a pagar e receber. Nem sempre as datas de recebimentos e pagamentos vão combinar. Nesse momento, sua empresa deve estar preparada para enfrentar esse desafio, que pode gerar perda de credibilidade, atrasos, multas e dívidas.
Além disso, o gerenciamento das informações também pode se tornar um desafio, pois uma venda é capaz de gerar diversos documentos que devem ser armazenados com segurança e que, também, fornecem informações valiosas para o controle das contas.
Outro problema que envolve contas a pagar é o pagamento duplicado ou perdido, que afeta diretamente o fluxo de caixa, já que envolve dinheiro e pode resultar em sérios danos.
Perguntas frequentes
Quais são as atividades de contas a pagar?
As atividades de contas a pagar envolvem receber faturas, verificação e registro de despesas, agendamento de pagamentos, reconciliação de contas e comunicação com fornecedores para garantir o pagamento oportuno e preciso.
Quais são as contas a pagar?
As contas a pagar geralmente incluem faturas de fornecedores, aluguel, salários, impostos, empréstimos e despesas operacionais. Essas obrigações financeiras representam pagamentos a serem efetuados pela empresa dentro de prazos determinados.
Como lançar contas a pagar?
Para lançar contas a pagar, registre as faturas recebidas no sistema de gestão financeira Omie, atribua datas de vencimento, categorize os gastos, atualize o saldo devidamente e programe os pagamentos de acordo com os prazos estabelecidos.
Utilize a tecnologia para um melhor controle
Aqui, você teve uma visão geral completa sobre contas a pagar e também ficou por dentro de detalhes importantes sobre as contas a receber. Também entendeu que fazer o controle financeiro dessas contas é cuidar da saúde financeira de um negócio.
Para realizar essa atividade de forma ainda mais eficiente, deve contar com a ajuda da tecnologia, a partir de um sisema ERP online, integrado e sem complicação, que garante visibilidade total da situação da sua empresa.
A Omie é um completo sistema de gestão empresarial que conta com diversos módulos que se adequam às diferentes necessidades dos empreendedores. Conheça, teste e veja na prática como a sua rotina de gestão pode ser otimizada.
