Contas a pagar: o que é, função e como fazer

Todo empreendedor precisa entender como funciona o contas a pagar. Para te ajudar, separamos este guia. Confira!
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Toda empresa precisa se relacionar com fornecedores, prestadores de serviço e outros tipos de pessoas e empresas, contratando e comprando produtos ou serviços. Para facilitar esses processos, é preciso garantir uma boa gestão de contas a pagar e a receber.

Além disso, também é importante contar com um bom planejamento financeiro — que define quais serviços ou produtos precisam ser comprados — e com uma excelente pesquisa de mercado para definir os melhores custos.

O que são contas a pagar?

“Contas a pagar” são todas as obrigações financeiras assumidas por uma empresa. Ou seja: qualquer tipo de pagamento (desde colaboradores até contas como água, luz, aluguel, internet ou compra de matéria-prima).

Já as “contas a receber” são todos os recebimentos previstos para entrar no seu fluxo de caixa, desde o recebimento de uma duplicata paga por um cliente, até os juros dos investimentos.

Rotinas e responsabilidades

As rotinas de contas a pagar incluem receber faturas, verificar sua precisão, registrar despesas no livro caixa, programar pagamentos, reconciliar contas, gerenciar fluxo de caixa, negociar termos de pagamento e comunicar-se com fornecedores para assegurar o cumprimento de obrigações financeiras nos prazos estabelecidos. 

As responsabilidades envolvem também manter registros atualizados, seguir políticas financeiras da empresa e garantir a conformidade com regulamentações.

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A importância do controle de contas a pagar

Controlar contas a pagar é uma forma de identificar obrigações financeiras com antecedência, de modo a organizar a gestão financeira de uma empresa e evitar surpresas ao final de determinado período analisado.

No entanto, o controle de contas a pagar não está ligado somente ao pagamento de boletos em dia, mas também à tomada de decisões mais estratégicas. Assim, é preciso ter dados para decidir os rumos de um negócio de forma mais inteligente e assertiva.

Com o controle de contas a pagar, é possível prever o quanto de recurso será necessário para pagamentos futuros, por exemplo. Se não existe um acompanhamento, o gestor não saberá se houve gastos elevados com algum tipo de conta em um determinado período.

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Como fazer um controle de contas eficiente

Para garantir um controle eficiente de contas, estabeleça um sistema organizado:

  • Registre todas as transações
  • Mantenha documentos ordenados
  • Estabeleça políticas claras de pagamento
  • Utilize um software de gestão financeira
  • Faça reconciliações periódicas
  • Monitore o fluxo de caixa regularmente
  • Automatize processos
  • E sempre revise e ajuste as práticas para otimizar a eficiência.

Como melhorar a gestão de contas a pagar do seu negócio?

Pensando em um melhor controle financeiro, separamos alguns direcionamentos importantes para a organização de contas a pagar. 

Antes de comprar

  • Garanta que as compras e contratações aconteçam sempre depois de uma pesquisa e comparação de preços, especialmente no caso de fornecedores constantes e antigos;
  • Verifique no fluxo de caixa projetado para a data do vencimento se existem recursos disponíveis. Para ajudar nisso, use um sistema ERP como a Omie.

No momento da compra e recebimento

  • Já inclua o compromisso no sistema de contas a pagar;
  • Na chegada de itens adquiridos, confira se os preços e condições de pagamento estão de acordo com o pedido e veja se os dados no sistema de contas a pagar estão corretos;
  • Certifique-se sobre a existência de impostos a pagar sobre o que foi comprado. Contratação de serviços podem ter incidência de impostos retidos na fonte e alguns estados podem ter necessidade de recolhimento de impostos na entrada. 
  • Se houver impostos a pagar sobre compras e contratações, registre essa previsão no sistema de contas a pagar;

No dia a dia

  • Não misture os gastos pessoais dos sócios com as contas a pagar da empresa. O sócio deve ter uma remuneração de pró-labore determinada, com data de pagamento, e apenas esse valor deve ficar no contas a pagar da empresa;
  • Acompanhe com antecedência o seu fluxo de caixa e, quando necessário, negocie as condições com os credores;
  • Não conte com limites de créditos que sua empresa tenha pré-aprovado como se fossem dinheiro à sua disposição. Eles custam caro.

Contas a pagar x contas a receber: entenda as principais diferenças

Enquanto as contas a pagar representam as obrigações financeiras da empresa para com terceiros, as contas a receber representam o dinheiro que a empresa tem a receber. Veja a seguir no detalhe:

Contas a pagar

  • Obrigações financeiras: É o dinheiro que a empresa deve a fornecedores, prestadores de serviços, ou instituições financeiras. São as contas que a empresa precisa pagar.
  • Passivo: Essas contas são registradas no lado do passivo do balanço patrimonial, pois representam as obrigações pendentes a serem liquidadas.
  • Gestão de pagamentos: Envolve a organização e o pagamento oportuno de contas como faturas de fornecedores, despesas operacionais, impostos, salários e empréstimos.
  • Impacta no fluxo de caixa: O não pagamento dentro do prazo pode resultar em penalidades, juros ou interrupção de serviços.

Contas a receber

  • Dinheiro a ser recebido: É o dinheiro devido à empresa por clientes, vendas a crédito, empréstimos concedidos ou qualquer valor pendente de ser recebido.
  • Ativo: O controle de contas a receber é feito no lado do ativo do balanço patrimonial, pois representam ativos que a empresa espera receber.
  • Gestão de cobranças: Envolve o acompanhamento e a cobrança eficaz de valores devidos para garantir um fluxo de caixa saudável.
  • Riscos de inadimplência: O não recebimento oportuno pode impactar negativamente o fluxo de caixa e exigir ações de cobrança ou até mesmo ação legal.

Principais desafios do controle de contas a pagar

Alguns problemas podem surgir hora de fazer o controle de contas a pagar e receber. Nem sempre as datas de recebimentos e pagamentos vão combinar. Nesse momento, sua empresa deve estar preparada para enfrentar esse desafio, que pode gerar perda de credibilidade, atrasos, multas e dívidas.

Além disso, o gerenciamento das informações também pode se tornar um desafio, pois uma venda é capaz de gerar diversos documentos que devem ser armazenados com segurança e que, também, fornecem informações valiosas para o controle das contas.

Outro problema que envolve contas a pagar é o pagamento duplicado ou perdido, que afeta diretamente o fluxo de caixa, já que envolve dinheiro e pode resultar em sérios danos. 

Perguntas frequentes

Quais são as atividades de contas a pagar?

As atividades de contas a pagar envolvem receber faturas, verificação e registro de despesas, agendamento de pagamentos, reconciliação de contas e comunicação com fornecedores para garantir o pagamento oportuno e preciso.

Quais são as contas a pagar?

As contas a pagar geralmente incluem faturas de fornecedores, aluguel, salários, impostos, empréstimos e despesas operacionais. Essas obrigações financeiras representam pagamentos a serem efetuados pela empresa dentro de prazos determinados.

Como lançar contas a pagar?

Para lançar contas a pagar, registre as faturas recebidas no sistema de gestão financeira Omie, atribua datas de vencimento, categorize os gastos, atualize o saldo devidamente e programe os pagamentos de acordo com os prazos estabelecidos.

Utilize a tecnologia para um melhor controle

Aqui, você teve uma visão geral completa sobre contas a pagar e também ficou por dentro de detalhes importantes sobre as contas a receber. Também entendeu que fazer o controle financeiro dessas contas é cuidar da saúde financeira de um negócio.

Para realizar essa atividade de forma ainda mais eficiente, deve contar com a ajuda da tecnologia, a partir de um sisema ERP online, integrado e sem complicação, que garante visibilidade total da situação da sua empresa.

A Omie é um completo sistema de gestão empresarial que conta com diversos módulos que se adequam às diferentes necessidades dos empreendedores. Conheça, teste e veja na prática como a sua rotina de gestão pode ser otimizada.

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