Para um negócio crescer de maneira sustentável, é necessário contar com um planejamento estratégico que norteie a tomada de decisões – principalmente aquelas que envolvem as finanças. Por isso, elaborar um orçamento empresarial é uma tarefa mandatória.
Se você é responsável pela contabilidade de uma empresa, em algum momento precisará desenvolver um planejamento financeiro em concordância com gestores. Por isso, é importante conhecer desde agora as etapas envolvidas na sua criação.
Neste conteúdo, vamos te mostrar passo a passo como elaborar esse documento na prática, apresentando dicas valiosas para facilitar o processo. Boa leitura!
O que é orçamento empresarial?
Antes de colocar nossas dicas em prática, é preciso entender o que é orçamento empresarial. Esse documento deve fazer parte do planejamento estratégico de toda organização, pois ajuda os gestores a tomar decisões mais assertivas e que não comprometam as contas do negócio.
Esse planejamento financeiro costuma ser feito anualmente e apresenta, de forma detalhada, quais despesas e receitas são esperadas no período. Com esse mapeamento, a empresa é capaz de otimizar os custos da operação e elevar os lucros.
8 passos para elaborar um orçamento empresarial
Apesar de ser um plano particular de cada empresa, a elaboração de um orçamento precisa passar por algumas etapas obrigatórias a fim de garantir que o documento, de fato, seja capaz de nortear o negócio. Confira.
1. Faça um diagnóstico financeiro
O diagnóstico financeiro deve ser sempre o ponto de partida para a elaboração de um orçamento empresarial.
Mapeie todos os gastos e fontes de receita da organização, estude se as contas estão bem equilibradas e faça a gestão de custos, se necessário. Afinal, não é prudente fazer um planejamento para o futuro sem saber se a condição atual da empresa é saudável.
2. Organize os dados
Depois de levantar as informações necessárias, mantê-las organizadas é importante para evitar erros na análise. Por isso, armazene os dados em um local seguro e que permita que você possa classificá-los, fazer cálculos e gerar gráficos e tabelas com facilidade.
Nessa etapa, a maioria dos contadores usa planilhas, mas um software de gestão pode ser uma solução mais prática.
3. Analise os custos fixos e variáveis
O quanto uma empresa gasta para produzir suas mercadorias é um indicativo da sua eficiência. Por isso, saber como calcular o custo de produção é fundamental.
Podemos dizer que, na operação de um negócio, há dois principais tipos de custos envolvidos:
- Custos fixos: são custos que se mantêm estáveis, com baixa oscilação, independentemente do volume de produção. Para calcular o custo fixo, some os valores de contas como aluguel, folha de pagamento, segurança, manutenção predial ou de equipamentos, limpeza, entre outros;
- Custos variáveis: são aqueles que sofrem variação de acordo com o volume de produção, como matéria-prima, transporte, logística, mão de obra temporária etc.
Caso você identifique que os custos estão mais elevados do que o ideal, pode ser preciso encontrar novos fornecedores e prestadores de serviço.
4. Defina os objetivos
Conhecendo todo o cenário da organização, já é possível começar a traçar o orçamento empresarial. Agora, é hora de definir os objetivos que deverão ser alcançados no período contemplado pelo planejamento. Alguns exemplos são:
- Aumentar os lucros em 10%;
- Abrir 5 novas lojas;
- Lançar um e-commerce próprio;
- Conquistar mais espaço nas redes sociais;
Cada objetivo demanda uma quantidade de recursos para ser atingido. Portanto, é necessário que o orçamento seja condizente com as intenções da empresa.
5. Conheça os tipos de orçamento empresarial
Há diversos modelos de orçamento que podem ser usados para o controle financeiro. Alguns dos mais utilizados são:
- Orçamento ajustado: é aquele que passou por reajustes para contemplar despesas que não haviam sido previstas inicialmente;
- Orçamento base zero: não leva em consideração a base histórica da empresa, por isso, não é recomendado para negócios que estão começando. Geralmente conta com o direcionamento do gestor de cada setor da empresa;
- Orçamento estático: não sofre alterações ao longo do período, não importa os percalços ao longo do processo;
- Orçamento variável: o planejamento financeiro pode ser ajustado de acordo com o andamento do processo;
- Orçamento contínuo: é o modelo em que se cria um orçamento mensalmente para sempre ter um planejamento contemplando os próximos 12 meses;
- Orçamento incremental: é implementado quando a empresa toma o último orçamento como base e faz os ajustes necessários para o novo período;
- Orçamento para planejamento estratégico: é desenvolvido prevendo situações que podem colocar a operação em risco, conduzindo medidas para reverter cada um desses cenários.
É preciso ressaltar que, mesmo com vários formatos disponíveis, o modelo a ser seguido precisa fazer sentido com o momento, o tamanho e os objetivos da empresa. Não é possível, por exemplo, fazer um orçamento incremental em um negócio que está começando agora e não conta com uma base histórica.
6. Faça o planejamento para um período determinado
Como já mencionamos ao longo do conteúdo, é comum que as organizações optem por realizar o planejamento financeiro empresarial a cada ano. Porém, isso não impede os gestores de preparar o orçamento considerando períodos maiores ou menores.
O ideal é sempre levar em consideração as necessidades da empresa e o contexto em que ela está inserida.
7. Faça o monitoramento
Para que a companhia consiga executar suas atividades dentro do orçamento empresarial, os contadores precisam acompanhar as finanças constantemente. Monitorar custos e despesas com frequência é essencial para manter o negócio sustentável e evitar ser pego de surpresa por gastos elevados que passaram despercebidos.
8. Use um software para ajudar
Cuidar da gestão financeira de uma organização é uma demanda complexa que requer bastante atenção. Uma grande quantidade de dados está envolvida nessa tarefa e até mesmo um pequeno erro de cálculo pode causar problemas sérios para o negócio.
Para tornar o planejamento financeiro mais confiável, é interessante contar com o auxílio de um software de gestão empresarial. Essa ferramenta é capaz de integrar diversas frentes da empresa e automatizar uma série de tarefas.
Assim, o processo se torna mais ágil e seguro, uma vez que o sistema ajuda a reduzir consideravelmente as falhas que podem comprometer a saúde financeira da sua empresa.
Não erre mais em seu planejamento empresarial
Neste conteúdo, você aprendeu como funciona a preparação do orçamento empresarial de um negócio na prática. Essa é uma tarefa que demanda um olhar cuidadoso para os dados financeiros da empresa, já que o documento irá embasar decisões importantes ao longo do seu período de validade.
É necessário evitar ao máximo cometer pequenos equívocos que possam impactar negativamente as finanças. Por isso, nada melhor do que contar com um ERP para empresas para tornar o processo mais seguro. Conheça as soluções que a Omie tem para você!
