Gestão de custos: o guia completo para sua empresa!

Confira o que é gestão de custos, como diferenciar custos fixos e variáveis e como melhorar lucratividade e a eficiência financeira da empresa.
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No plano de ação de uma empresa, a gestão de custos é um caminho para aumentar a lucratividade e evitar problemas relacionados a recursos, mas depende de um conhecimento detalhado dos processos do negócio.

A integração de tecnologias avançadas na gestão de custos, nesse sentido, ajuda a reduzir despesas e a promover uma operação mais segura, transparente e eficiente. 

As empresas que se adaptarem a essa tendência estarão melhor posicionadas para enfrentar os desafios do mercado e aproveitar as oportunidades de crescimento no futuro. Quer saber como? Acompanhe este conteúdo e entenda como otimizar sua gestão estratégica de custos.

O que é gestão de custos?

A gestão de custos diz respeito à contabilidade, mapeamento e controle de todo o conjunto de despesas que impactam, direta ou indiretamente, o funcionamento das atividades de uma empresa. O que chamamos de custos ou despesas são os recursos aplicados em prol de oferecer serviços, pagar colaboradores e manter uma estrutura, seja física ou virtual.

Essas despesas abrangem custos administrativos, de produção, manutenção, recursos humanos, fornecedores, contabilidade e outros. 

Entretanto, antes de começar a calcular os custos da companhia, é preciso, primeiro, entender a diferença entre custos e despesas.

  • Custos: são caracterizados pelos gastos diretamente ligados à atividade principal do negócio. Em uma fábrica de sapatos, por exemplo, seriam os gastos com material e a eletricidade usada pelas máquinas;
  • Despesas: são os gastos que não estão diretamente relacionados com a atividade principal, mas são importantes para o funcionamento da organização, como é o caso, por exemplo, do aluguel de um galpão para estoque de produtos.

A gestão estratégica de custos é o que diferencia as empresas de sucesso dos negócios que desperdiçam dinheiro em áreas desnecessárias. Veja melhor as diferenças entre os tipos de custos:

Diferenças entre custos fixos e variáveis

Para fazer uma boa gestão de custos é importante saber diferenciar os custos fixos dos que são variáveis.

Nos custos fixos, os gastos não se alteram, independentemente do volume de trabalho da empresa. Podemos citar como exemplo o aluguel de espaço físicos e maquinários, folha de pagamento de colaboradores fixos, entre outros.

Os custos variáveis são aqueles que sofrem alteração dependendo do nível de atividade do negócio. Por exemplo, em um salão de beleza, quanto mais clientes forem atendidos, mais produtos, como shampoos e esmaltes, serão utilizados. Logo, esses itens precisarão ser repostos e influenciarão em um aumento de gastos, conforme a demanda de atendimento.

Qual é o objetivo da gestão de custos?

O principal objetivo da gestão de custos é melhorar a eficiência e a lucratividade de uma empresa. A partir da análise e otimização dos gastos, busca-se reduzir despesas desnecessárias, aumentar a margem de lucro e sustentar o crescimento do negócio. 

Essa gestão ajuda na tomada de decisões estratégicas, promove a sustentabilidade financeira a longo prazo e permite que a empresa se adapte rapidamente às mudanças do mercado, mantendo sua competitividade.

Importância da gestão de custos

Os custos de uma companhia representam todos os seus gastos. Portanto, ao analisá-los, o gestor pode identificar excessos e oportunidades de melhorar a aplicação de recursos. Essa gestão dos custos permite também entender como está a situação da empresa e se o negócio está lucrativo.

Sendo assim, para evitar gastar mais do que os lucros gerados, é preciso sempre manter o controle de custos e se certificar de que eles estão sendo bem administrados.

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Como funciona o processo de gerir custos?

Gerir custos envolve várias etapas, desde a identificação de todos os custos até a implementação de estratégias para sua otimização.

O processo começa com a coleta de dados detalhados sobre todas as despesas da empresa, seguida pela análise para identificar áreas de potencial economia ou reajuste. 

Com base nesta análise, são definidas estratégias específicas de gestão, que podem incluir negociação com fornecedores, revisão de processos internos e investimento em tecnologia para eficiência operacional. 

O sucesso na gestão de custos é medido pela capacidade da empresa em melhorar sua margem de lucro mantendo a qualidade de seus produtos ou serviços.

Custos por serviços

Para gerir custos efetivamente em serviços, é crucial entender todos os componentes que contribuem para o custo final do serviço oferecido. Isso inclui valores como mão de obra, materiais diretos e outros variáveis. 

A partir dessa análise, pode-se buscar formas de otimizar processos e reduzir desperdícios, como a implementação de tecnologias que aumentem a produtividade ou a reestruturação de equipes para evitar sobreposições de funções.

Redução de custos

A redução de custos foca em identificar e eliminar gastos desnecessários ou excessivos, sem comprometer a integridade do produto ou serviço. 

Isso pode ser alcançado por meio de medidas como a melhoria dos processos internos, a adoção de soluções tecnológicas mais eficientes e a renegociação de contratos com fornecedores.

Precificação de serviço

A precificação de serviço é diretamente influenciada pela gestão de custos. Uma análise precisa dos custos por serviço ajuda a definir preços que cubram todos os gastos e gerem lucro, ao mesmo tempo que mantêm a competitividade no mercado. 

Estratégias de precificação eficazes consideram tanto os custos diretos quanto os indiretos, assegurando que a empresa obtenha retorno sobre o investimento.

Exemplos de tipos de custos de um negócio

Custos fixos

  • Aluguel: pagamentos mensais não mudam independentemente do volume de negócios.
  • Salários: pagamentos regulares aos funcionários, independentemente da produção.

Custos variáveis

  • Matérias-primas: custos que variam diretamente com o nível de produção.
  • Comissões de vendas: pagamentos que dependem do volume de vendas.

Custos diretos

  • Custo dos produtos vendidos (CPV): gastos diretamente associados à fabricação do produto.

Custos indiretos

  • Utilidades: eletricidade e água usadas na produção ou na prestação de serviços, que não podem ser diretamente atribuídas a um produto ou serviço específico.

As principais vantagens da gestão de custos

Após entender mais sobre o que é gerir custos e sua importância, é o momento de conhecer as melhores práticas dessa gestão em empresas. Acompanhe!

Redução de custos

Com a gestão de custos, é possível listar e monitorar gastos, facilitando o controle de onde esses recursos estão sendo aplicados e se, de fato, estão gerando retorno.

O planejamento financeiro empresarial envolve desde a compra de materiais e insumos até o controle do uso de água e energia elétrica. Com essa redução de custos, é possível promover uma boa saúde financeira e manter a empresa em atividade.

Melhor precificação

Também é a partir dos custos de produção que se define a precificação de serviços e produtos. Por isso, ao manter um bom controle dos custos, é possível definir os preços de forma mais assertiva e lucrativa para a companhia.

Desse modo, a empresa oferece um valor justo para os clientes e, ao mesmo tempo, valoriza seus serviços ou produtos, evitando prejuízo ou preços fora do padrão do mercado. Uma boa precificação pode representar, inclusive, uma vantagem competitiva para o negócio.

Decisões assertivas

O planejamento estratégico também envolve o controle financeiro empresarial para que se decida, de forma assertiva, qual é melhor aplicar recursos e onde é possível reduzir custos.

Por esse motivo, ao contar com um bom controle de custo, é possível tomar decisões mais inteligentes, que contribuirão para o desenvolvimento da companhia e poderão gerar mais lucratividade também.

Consequências da falta de uma gestão de custos

A ausência de uma gestão de custos eficiente pode levar a diversos problemas que afetam a saúde financeira e a sustentabilidade de uma empresa. Entre as consequências mais significativas, destacam-se:

  • Deterioração da margem de lucro: sem um controle rigoroso sobre os custos, as despesas podem rapidamente superar as receitas, erodindo a margem de lucro e potencializando possíveis prejuízos;
  • Fluxo de caixa negativo: a incapacidade de gerir os custos efetivamente pode resultar em um fluxo de caixa negativo, dificultando o cumprimento de compromissos financeiros;
  • Perda de competitividade: empresas que não conseguem controlar seus custos podem ser forçadas a cobrar preços mais altos por seus produtos ou serviços, perdendo competitividade no mercado;
  • Decisões estratégicas comprometidas: a falta de visibilidade sobre os custos impede a tomada de decisões informadas, afetando negativamente o planejamento estratégico e as oportunidades de investimento;
  • Risco de insolvência: em casos extremos, a gestão ineficaz de custos pode levar à insolvência, especialmente se a empresa não conseguir ajustar suas despesas à realidade de suas receitas.

Como fazer uma gestão de custos eficiente?

Para implementar uma gestão de custos eficaz, siga estas dicas e o passo a passo abaixo:

1. Conheça todos os seus custos

Comece listando todos os custos da empresa, classificando-os em fixos, variáveis, diretos e indiretos. Isso oferece uma visão clara de onde o dinheiro está sendo gasto.

2. Analise os custos regularmente

Faça análises periódicas dos custos para identificar tendências, ineficiências ou áreas onde é possível reduzir despesas sem impactar a qualidade.

3. Estabeleça metas de redução de custos

Com base na análise, estabeleça metas específicas de redução de custos e desenvolva planos para alcançá-las.

4. Otimize processos

Procure maneiras de tornar os processos de negócios mais eficientes, como automatizar tarefas repetitivas ou renegociar contratos com fornecedores.

5. Invista em tecnologia

Adote soluções tecnológicas que possam melhorar a eficiência operacional, reduzir erros e diminuir custos a longo prazo.

6. Cultura de consciência de custos

Promova uma cultura organizacional em que todos estejam conscientes da importância da gestão de custos e contribuam com ideias para melhorias.

7. Monitoramento e ajuste

Monitore o desempenho em relação às metas de custos e ajuste as estratégias conforme necessário para garantir que os objetivos sejam atingidos.

Como controlar os custos da sua empresa?

Para controlar custos e ter uma boa gestão financeira, o primeiro passo é identificá-los. Portanto, liste os custos do negócio e seus valores, categorizando-os conforme a atividade com a qual estão ligados.

Em seguida, é preciso separar os custos fixos dos custos variáveis para descobrir o valor mínimo que a empresa precisa arrecadar para cobrir tais custos, ou seja, descobrir o ponto de equilíbrio.

A partir disso, é possível calcular qual deve ser o faturamento de vendas para que se obtenha lucro sobre as atividades.

Tenha uma reserva financeira para emergências, como parte dos custos da empresa. Isso ajudará a manter a saúde financeira em tempos de crise.

Por esse motivo, é importante sempre manter um registro sobre os gastos da corporação e fazer um acompanhamento constante. Assim, o gestor sempre saberá a situação financeira do seu negócio e poderá tomar as medidas necessárias para controlar os recursos e fazer gestão de crises, quando houver necessidade.

Um escritório de contabilidade pode ajudar a realizar um planejamento financeiro assertivo para fazer uma gestão estratégica de custos. Ela guiará a tomada de decisões mais assertivas de investimentos e redução de despesas.

Contar com um sistema de gestão empresarial também é essencial, já que essa tecnologia automatiza os processos financeiros e facilita a contabilidade da empresa. Confira, abaixo, como a tecnologia pode melhorar o desempenho de seu negócio e trazer mais lucratividade para suas decisões financeiras.

Como controlar custos com a tecnologia na gestão financeira

Para uma gestão financeira eficaz, comece determinando o ponto de equilíbrio e estabelecendo metas de faturamento que garantam lucratividade.

Assim, a adoção de tecnologia na gestão financeira é indispensável. A transformação digital é uma realidade cada vez mais abrangente, e a gestão financeira da sua empresa não pode ficar de fora. 

O aumento do uso de tecnologia em atividades financeiras é crescente e, nos últimos anos, saltou de 37% para 47%, com aumentos exponenciais previstos para 2024.

avanço da tecnologia na gestão financeira
Fonte: Pesquisa Emburse

Garanta uma gestão de custos eficaz para melhores resultados

A combinação de um controle de custos rigoroso com o uso estratégico da tecnologia é chave para uma gestão financeira robusta, permitindo às empresas não apenas sobreviver, mas prosperar em um ambiente de negócios competitivo.

Sistemas de gestão empresarial automatizam e simplificam processos, desde a contabilidade até o planejamento financeiro. 

Neste conteúdo, você aprendeu sobre como realizar a gestão de custo, seus benefícios e, agora, vem a dica bônus. 

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