Para se manter em dia e garantir o bom andamento do seu negócio, é essencial cumprir com as obrigações fiscais exigidas pelos órgãos públicos. Uma delas é a DEFIS, declaração enviada à Receita Federal sobre dados fiscais, econômicos e sociais da sua empresa.
Inclusive, não cumprir com essa responsabilidade pode acarretar punições sérias que prejudicam o seu empreendimento. Por isso, é muito importante saber mais sobre essa declaração e como emiti-la.
Neste texto, você vai descobrir de uma vez por todas o que é a DEFIS, como ela se relaciona com o Imposto de Renda da Pessoa Jurídica, quem deve emitir e muito mais. Continue lendo para aprender como realizar essa declaração!
O que é DEFIS?
A DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais) é uma obrigação fiscal que todo empreendedor optante pelo Simples Nacional precisa cumprir anualmente. Esse documento tem o papel de fornecer informações importantes sobre o seu negócio para a Receita Federal.
Além disso, também serve para apresentar os impostos pagos durante o ano, ganhos de capital, despesas totais, lucros e outros dados relevantes. Essas informações são compartilhadas com órgãos fiscais estaduais, distritais e municipais, garantindo transparência nas atividades fiscais da sua empresa.
Antes de 2018, a DEFIS tinha outro nome: Declaração Anual do Simples Nacional, ou DASN. Mesmo com a mudança de nome, o documento é o mesmo, com todas as suas regras e funções mantidas.
A elaboração da declaração DEFIS é obrigatória até para empresas inativas, que não tiveram atividades econômicas no último período fiscal. Geralmente, a declaração referente a um ano fiscal deve ser entregue até o último dia útil de março do ano seguinte.
Qual a diferença entre DEFIS e IRPJ?
É comum pensar que a DEFIS e o IRPJ (Imposto de Renda da Pessoa Jurídica) são a mesma coisa por lidarem com questões fiscais e tributárias. Mas a verdade é que cada uma dessas declarações tem suas próprias características distintas.
Um ponto-chave que as diferencia é o público-alvo. Enquanto a DEFIS é obrigatória para empresas do Simples Nacional, a declaração do IRPJ é destinada às empresas que não se enquadram nesse regime.
Além de trazer informações similares às que constam na DEFIS, o IRPJ também inclui dados sobre a operação do seu negócio. Se for necessário, após enviar a declaração, sua empresa deverá recolher impostos por meio de um Documento de Arrecadação da Receita Federal (DARF).
Diferentemente da DEFIS, não há impostos a serem recolhidos posteriormente. Todos os pagamentos do Simples Nacional são feitos mensalmente através do Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS).
Além disso, o IRPJ é um imposto que incide sobre as operações financeiras da empresa e é pago através do DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais). Já as empresas do Simples têm seus impostos recolhidos por meio do DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional).
Quem deve emitir o DEFIS?
Como mencionado anteriormente, a emissão da DEFIS está ligada ao regime tributário simples, sendo uma exigência exclusiva para microempresas e empresas de pequeno porte. Para o MEI, a declaração necessária é a DASN-SIMEI.
Embora não haja penalidades diretas por não emitir a DEFIS, é importante cumprir essa obrigação acessória para evitar problemas futuros em seu negócio. A ausência da declaração pode impedir a geração das guias mensais do Simples Nacional, resultando em atrasos nos pagamentos.
Em caso de não pagamento do DAS no prazo, serão aplicados juros de 0,33% ao dia, podendo aumentar o valor devido em até 20%. Além disso, a falta de pagamento pode levar ao cancelamento do CNPJ da sua empresa. Essa é uma das boas práticas de gestão empresarial indispensáveis para o seu negócio.
Qual é o prazo de entrega da DEFIS?
O prazo limite para a entrega da DEFIS é até às 23h59 do dia 31 de março de cada ano, com as informações referentes ao ano-calendário anterior.
Para empresas que passaram por processos de incorporação, transformação, cisão ou extinção nos três primeiros meses do ano-calendário, é possível entregar a DEFIS até o último mês de junho, em situações específicas.
Como gerar a Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais?
Para realizar o procedimento, a Receita Federal disponibiliza um manual completo sobre a emissão da DEFIS e o funcionamento do PGDAS-D, sistema usado para preencher a declaração.
Você não precisa carregar nenhum documento no programa, mas é bom ter recibos, extratos e notas fiscais à mão para consultar os valores a serem declarados.
A seguir, confira o passo a passo do procedimento.
1. Acesse o portal
O primeiro passo é acessar o portal do Simples Nacional. Na seção “Simples Serviços”, você encontrará todas as categorias de serviço dispostas em tabelas. Faça login com seu código de acesso ou certificado digital na opção “PGDAS-D e DEFIS — a partir de 2018”.
2. Localize a DEFIS
No sistema e-CAC, clique no botão “DEFIS”, no menu lateral esquerdo da tela, e, em seguida, em “Acessar a DEFIS”. Selecione o ano-calendário da sua declaração e clique em “continuar”.
Se você ainda não enviou as informações para a Receita, o sistema informará que a declaração não foi emitida. Se já enviou, poderá retificá-la. Em ambos os casos, clique em “Declarar”.
3. Envie os dados necessários
Após informar se deseja fazer uma declaração original ou retificadora, o PGDAS-D mostrará algumas orientações gerais de como seguir com o processo. Clique em “Informações econômicas e fiscais” e “De toda a ME/EPP” para começar a fornecer os dados sobre o negócio. Aqui, você deve comunicar:
- Ganhos de capital;
- Número de funcionários no início do período;
- Número de funcionários ao final do período;
- Lucro contábil apurado;
- Receita proveniente de exportação direta;
- Receita proveniente de exportação por meio de comercial exportadora;
- Identificação e rendimento dos sócios;
- Participação em cotas em tesouraria;
- Ganhos líquidos em operações de renda variável;
- Doações à campanha eleitoral.
Após preencher essa ficha, clique em “Salvar” para garantir que nenhum dado seja perdido ao avançar para a próxima etapa.
Depois, vá até a opção “Por estabelecimento” e clique no número do CNPJ. No segundo formulário, é necessário informar:
- Estoque inicial do período;
- Estoque final do período;
- Saldo em caixa no início do período;
- Saldo em caixa no final do período;
- Total de aquisições de mercadorias;
- Total de entrada de mercadorias;
- Total de saída de mercadorias;
- Total de devoluções de vendas;
- Total de entradas;
- Total de devoluções de compras;
- Total de despesas no período;
- Total de entradas interestaduais;
- Total de saídas interestaduais;
- Valor de ISS retido na fonte;
- Prestação de serviços de comunicação.
Ao final da página, haverá algumas hipóteses pré-estabelecidas pela ferramenta. Leia todas com atenção e, caso sua empresa se enquadre na descrição, marque a opção “Sim”.
4. Verifique possíveis pendências
Antes de finalizar, confira se todos os campos estão preenchidos corretamente. Clique em “Verificar Pendências” para garantir que nada foi deixado de fora ou preenchido de forma incorreta. Em seguida, clique em “Transmitir” e “Gravar Recibo” para enviar sua declaração com sucesso.
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