Escrituração contábil: entenda o que é, como funciona e quais os principais benefícios

Descubra como a escrituração contábil pode garantir transparência e otimizar a gestão financeira dos seus clientes
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A escrituração contábil é uma ferramenta essencial para todo empreendedor que deseja ter uma visão objetiva de um planejamento tributário e do desempenho financeiro de seu negócio.

Neste artigo, vamos abordar o que é a escrituração contábil, como ela funciona e seus principais benefícios. Continue a leitura e entenda como otimizar a contabilidade da sua própria empresa e da de seus clientes. Continue a leitura!

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O que é escrituração contábil?

A escrituração contábil é o processo de registrar todas as transações financeiras de uma empresa de forma sistemática e organizada, incluindo entradas e saídas de dinheiro, compras, vendas, pagamentos de salários, impostos, entre outras operações, garantindo um planejamento tributário eficaz. 

Esses registros são feitos em livros contábeis, que podem ser físicos ou digitais, e devem seguir normas e princípios contábeis estabelecidos por órgãos reguladores.

Basicamente, a escrituração contábil envolve o acompanhamento detalhado de cada movimento financeiro, garantindo que todas as informações necessárias para a gestão e para a fiscalização estejam disponíveis e corretas.

Como funciona a escrituração contábil?

A escrituração contábil funciona através de um processo estruturado que envolve várias etapas essenciais:

  • Registro de transações: registrar todas as operações financeiras da empresa, como vendas, compras, pagamentos, recebimentos, investimentos e empréstimos. 
  • Livros contábeis: existem vários tipos de livros contábeis, como o Livro Diário, que serve para registrar as transações em ordem cronológica.
  • Lançamentos: cada transação é lançada nos livros contábeis, sendo que cada débito (entrada) deve ter um crédito (saída) correspondente e vice-versa, tudo para assegurar que o balanço esteja sempre equilibrado.
  • Balancete e balanço patrimonial: é uma demonstração financeira que mostra os ativos, passivos e patrimônio líquido da empresa em uma data específica.
  • Demonstrações financeiras: tomando por base registros contábeis, a empresa prepara a Demonstração do Resultado do Exercício (DRE) e o Fluxo de Caixa, que fornecem insights sobre o desempenho financeiro e a saúde da empresa.
  • Encaixe legal: a escrituração contábil é obrigatória por lei para a maioria das empresas e auxilia no cumprimento das obrigações fiscais, como a apuração de impostos.
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Quais os benefícios da escrituração contábil para o contador?

A escrituração contábil é uma ferramenta essencial para os contadores e oferece diversos benefícios, como:

Base para tomada de decisões

Fornece informações detalhadas sobre as transações financeiras de uma empresa. Esses registros permitem que o contador analise o desempenho financeiro, identifique tendências e recomende estratégias para otimizar os recursos da empresa.

Atendimento às obrigações legais e fiscais

Os registros contábeis são necessários para que o profissional de contabilidade prepare declarações de impostos e relatórios para órgãos reguladores a fim de atender às exigências legais. Sem uma escrituração adequada, a empresa pode enfrentar penalidades e multas.

Avaliação do patrimônio líquido

Os registros contábeis permitem calcular o patrimônio líquido da empresa, que é a diferença entre seus ativos e passivos. Essa informação é crucial para avaliar a saúde financeira da organização e agilizar o trabalho do contador.

Controle financeiro e orçamentário

A escrituração contábil ajuda a monitorar as finanças da empresa para que o contador possa comparar os resultados reais com o orçamento planejado, identificar desvios e implementar ajustes quando necessário.

Assim, contribui para o controle eficiente dos recursos e a sustentabilidade do negócio. Um bom sistema de gestão pode agilizar essa etapa.

Estratégias de redução de custos e aumento de lucros

Com base nos registros contábeis, pode-se identificar áreas onde os custos devem ser reduzidos e a eficiência operacional melhorada.

Também é possível sugerir estratégias aos clientes, como otimização de preços, gestão de estoque e investimentos inteligentes.

Passos simples de como fazer

Elaboramos um passo a passo simples e claro para que você consiga realizar a escrituração facilmente e possa agilizar a sua consultoria contábil:

  1. Reúna todos os documentos relevantes, como notas fiscais, recibos, extratos bancários e contratos e classifique-os por tipo (compras, vendas, despesas, etc.);
  2. Crie um plano de contas que liste todas as contas contábeis relevantes para a empresa, como ativos, passivos, receitas, despesas e patrimônio líquido;
  3. Registre cada transação financeira no livro diário, incluindo a data, descrição, valor e contas envolvidas. Utilize o método de partida dobrada: cada débito deve ter um crédito correspondente;
  4. Transfira os lançamentos do Livro Diário para o Livro Razão, que organiza as contas em ordem numérica ou alfabética;
  5. Ao final de cada mês, prepare um balancete, para mostrar o saldo de cada conta e ajudar a verificar a exatidão dos registros;
  6. Verifique se há lançamentos pendentes ou erros e faça ajustes para corrigir discrepâncias;
  7. Com base nos saldos do Livro Razão, elabore os demonstrativos financeiros, como o balanço patrimonial e a demonstração de resultados, para você ter acesso à visão geral da saúde financeira da empresa;
  8. Mantenha cópias físicas ou digitais de todos os documentos contábeis. Isso é importantíssimo para auditorias, fiscalizações e referências futuras.

Quais as diferenças entre escrituração contábil, ECD e ECF?

A ECD (Escrituração Contábil Digital) e a ECF (Escrituração Contábil Fiscal) são obrigações acessórias fundamentais para a empresa e têm propósitos distintos. Veja:

ECD

  • Substitui a escrituração do livro Diário em papel pela sua versão digital;
  • Empresas tributadas pelo Lucro Real devem transmitir o arquivo digital da ECD ao Fisco;
  • Além de fins fiscais, em alguns casos, também serve como escritura contábil oficial da empresa para fins societários;
  • Ela inclui o Livro Diário, seus auxiliares, o Livro Razão e seus auxiliares, e o Livro Balancetes Diários com balanços e fichas de lançamento comprobatórias;
  • Empresas obrigadas a entregar a ECD incluem aquelas sujeitas ao Lucro Real, Lucro Presumido (com distribuição de lucros superior ao valor da base de cálculo do Imposto) e imunes/isentas com receitas acima de R$ 4.800.000,00;
  • Seu prazo de entrega é até o último dia útil de junho do ano seguinte ao ano-calendário.

ECF 

  • É destinada a obter informações relativas a todas as operações contábeis e fiscais que influenciam a composição e o valor devido da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL) e do Imposto sobre a Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ);
  • Diferentemente da ECD, a ECF não é apenas um livro contábil, mas uma escrituração que abrange aspectos fiscais e contábeis;
  • Empresas sujeitas ao Lucro Real, Lucro Presumido e imunes/isentas com receitas acima de R$ 4.800.000,00 devem apresentar a ECF;
  • Seu prazo de entrega também é até o último dia útil de junho do ano seguinte ao ano-calendário.

O que deve constar na escrituração contábil?

Entenda o que deve constar neste registro e como ele pode auxiliar no controle patrimonial e na gestão financeira:

Registro cronológico

A escrituração contábil deve seguir uma ordem cronológica dos fatos contábeis registrados, ou seja, cada transação deve ser lançada na sequência em que ocorreu. Essa organização facilita a análise posterior e garante que nenhum evento seja esquecido.

Base documental

Cada lançamento contábil deve ter documentos como notas fiscais, contratos, comprovantes de pagamento, entre outros, para justificar o registro, comprovar a veracidade das informações e evitar erros.

Demonstrativos financeiros

Deve conter diversos demonstrativos financeiros, como:

  • Balancetes de verificação (resumo das contas de débito e crédito;
  • Balanço patrimonial (que apresenta a situação financeira da empresa em determinado período);
  • Demonstrativo do fluxo de caixa (entradas e saídas de recursos);
  • Demonstrativo de resultados (detalhes do lucro ou prejuízo da empresa).

Sobre obrigatoriedade e prazos

Todas as empresas, exceto o MEI, são obrigadas a fazer a escrituração contábil. O envio deve ser feito até o último dia útil de julho do ano seguinte à apuração, por meio do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital).

A importância da escrituração contábil para o sucesso empresarial

A escrituração contábil é muito mais do que uma obrigação fiscal. Ela é uma ferramenta poderosa para a gestão financeira e o controle patrimonial das empresas. Ao seguir as práticas corretas de registro, base documental e elaboração de demonstrativos financeiros, você pode fornecer informações valiosas aos gestores e contribuir para o sucesso dos negócios.

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