Gestão administrativa: O Que É, Função e Principais Ferramentas

O que é gestão administrativa, suas funções e importância dentro de uma empresa são alguns dos temas abordados nesse artigo.
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A gestão administrativa desempenha um papel central na sustentação e no crescimento de qualquer organização. 

Ela é a espinha dorsal que mantém os processos operacionais fluindo de forma eficaz, garantindo a execução eficiente das tarefas do dia a dia. 

Mas o que exatamente abrange essa área crucial? Neste artigo, exploraremos o universo da gestão administrativa, desde sua definição até suas funções primordiais e as ferramentas essenciais que a potencializam. 

Se você busca entender como a gestão administrativa pode ser um diferencial competitivo, continue a leitura e saiba tudo sobre o assunto!

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O que é gestão administrativa?

A gestão administrativa engloba todos os processos para gerir os recursos de uma empresa. É a área responsável por coordenar como os recursos financeiros, humanos e materiais são alocados.

O gestor administrativo precisa ter um conhecimento amplo em relação a todos os setores e procedimentos que acontecem na empresa. 

A partir disso é feito um planejamento administrativo não somente para suprir as demandas internas de funcionamento, como também para promover o crescimento do lucro. O objetivo é garantir eficiência, produtividade e melhores resultados

Quais são as vantagens da gestão administrativa?

A realização de uma gestão administrativa eficaz é fundamental para a sobrevivência e prosperidade de qualquer empreendimento. A principal vantagem é, sem dúvida, garantir a continuidade do negócio. Além disso, destacam-se outras importantes contribuições:

  • Aumento da Produtividade: Ao determinar de forma estratégica a alocação de recursos, evita-se o desperdício e promove-se um ambiente de trabalho mais eficiente. Colaboradores munidos das melhores ferramentas se concentram em suas funções específicas, impulsionando a produtividade.
  • Alcance de Objetivos: Uma gestão administrativa de qualidade se baseia em um planejamento estratégico que visa encontrar os melhores caminhos para atingir os objetivos da empresa. Essa abordagem estruturada e orientada para metas é essencial para o sucesso a longo prazo.
  • Crescimento do Lucro: Ao otimizar o processo de produção e garantir a entrega de produtos e serviços de alta qualidade, o gestor está diretamente contribuindo para a satisfação do cliente. Isso, por sua vez, resulta em um aumento no lucro, uma vez que clientes satisfeitos são mais propensos a fidelidade e recomendação.

Como a gestão administrativa funciona?

A gestão administrativa tem um função estratégica e o seu exercício pode variar de acordo com o modelo de negócio, e o tipo de gestão administrativa escolhido. 

Ela também é baseada nos valores e missões de um empreendimento e deve ser coerente à cultura organizacional propagada. 

Para gerir a empresa são criados processos variados que incluem planejamento, identificação de problemas, busca por soluções e avaliação dos resultados. Para facilitar o processo, é possível ainda usar várias ferramentas dessa área.

Principais ferramentas da gestão administrativa 

As ferramentas de gestão administrativa podem otimizar vários processos e evitar com que você perca tempo em várias tarefas que poderiam ser solucionadas de formas mais simples.

  • Canvas: ele é uma excelente ferramenta para organizar visualmente as tarefas, designá-las, categorizar processos e acompanhar o desenvolvimento de tudo isso. Você pode separar as tarefas em quadros, usar cores diferentes para segmentá-las e vários outros elementos. 
  • OKR: desenvolvido por John Doer, o OKR é um sistema desenvolvido para facilitar o acompanhamento de projetos. Ele se guia por dois fatores-chave, a definição dos objetivos e organização de resultados. 
  • EOS: criado por Gino Wickman, EOS é um sistema operacional que tem como pilares: planejamento, prioridade, responsabilidade e processos. 

Quais são os tipos de gestão administrativa?

Entre os tipos de gestão, a gestão administrativa desempenha um papel crucial para determinar qual deles se alinha melhor com a natureza da empresa e o estilo de liderança adotado. 

Para compreender mais sobre esse tema, é essencial primeiro entender o que é gestão. Vejamos, de forma mais detalhada, os principais modelos:

1. Gestão Administrativa Democrática: 

Este modelo busca envolver os colaboradores nos processos decisórios, adotando uma abordagem vertical. Todos os envolvidos são incentivados a expressar seus pontos de vista, e suas opiniões são valorizadas.

2. Gestão Administrativa Autocrática: 

Neste caso, as decisões são centralizadas em uma única pessoa, que assume a responsabilidade de determinar as ações sem a necessidade de consultar a equipe.

3. Gestão Administrativa Meritocrática: 

Baseada no desempenho dos funcionários, esta abordagem premia os colaboradores de acordo com seu desempenho, levando em conta também em outros processos decisórios. É um modelo de gestão vertical.

4. Gestão Administrativa com Foco nos Processos: 

Aqui, a melhoria contínua dos processos da empresa é a prioridade máxima da gestão. As escolhas são orientadas por esse objetivo, incluindo a gestão de indicadores para monitorar de perto as métricas que indicam o sucesso ou a falha dos processos.

5. Gestão Administrativa com Foco nos Resultados: 

As metas estabelecidas para a empresa são o ponto central dessa abordagem. Os gestores concentram seus esforços em planejar ações que garantam o alcance desses objetivos.

6. Gestão Administrativa por Cadeia de Valor:

Esse modelo prioriza a entrega de produtos e serviços que garantam a satisfação do cliente, visando à fidelização para manter a empresa relevante.

7. Gestão Administrativa Comportamental: 

Conforme sugere o próprio nome, a gestão comportamental estuda o comportamento dos funcionários para entender como potencializar seus talentos. Isso implica um considerável investimento nos recursos humanos.

Cada modelo traz suas particularidades e impacta de maneira distinta o ambiente de trabalho e os resultados da empresa. Portanto, a escolha do modelo adequado deve ser feita de forma consciente, levando em conta os objetivos e a cultura organizacional.

Quais são as responsabilidades do gestor administrativo?

O gestor administrativo é responsável por planejar, colocar em prática e acompanhar os processos em uma empresa. Dentre suas funções estão:

  • Planejar todas as etapas de produção de forma eficiente;
  • Encontrar soluções para sanar problemas;
  • Acompanhar os resultados;
  • Avaliar os desempenhos;
  • Implementar metodologias;
  • Designar como os recursos serão aplicados;
  • Se assegurar que a cultura organizacional é respeitada;
  • Buscar maneiras para manter os colaboradores motivados.

Dúvidas frequentes sobre Gestão Administrativa

Explore nosso FAQ para obter insights valiosos sobre as práticas e modelos dessa área essencial para o sucesso empresarial.

Qual é a função da gestão administrativa?

A função da gestão administrativa é planejar, implementar e supervisionar os processos operacionais de uma empresa. 

Isso inclui a organização e alocação de recursos, resolução de problemas internos, avaliação de desempenho, implementação de metodologias eficazes, supervisão da aplicação de recursos, garantia do respeito à cultura organizacional e o incentivo à motivação dos colaboradores. 

Quais são os tipos de gestão administrativa?

Existem vários tipos de gestão administrativa, as principais delas são: meritocrática, autocrática, democrática, com foco em processos, foco em resultados ou foco na cadeia de valor. 

Qual a diferença entre gestão e administração? 

A administração, onde também entra a gestão administrativa, é responsável por planejar e tomar decisões e realiza a administração estratégica dos recursos. A gestão empresarial, por sua vez, atua para garantir que essas decisões possam ser implementadas de fato. 

Tecnologia para uma gestão eficaz 

Contar com a tecnologia como aliada pode fazer toda a diferença na gestão administrativa. As funcionalidades do sistema OMIE ajudam a automatizar diversas tarefas, manter as informações centralizadas em um só lugar, melhorando a produtividade. 

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