Gestão de serviço: saiba a importância e o papel do gestor

Defina estratégias de gestão de serviços para aprimorar seus negócios. Descubra como otimizar seus processos!
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Você já entrou em um estabelecimento e teve um atendimento tão bom que decidiu voltar? Isso é resultado de uma gestão de serviço eficaz. Imagine que você está em um restaurante e, além da comida deliciosa, os funcionários são atenciosos e prestativos, garantindo que sua experiência seja inesquecível. 

Esse é o ponto-chave da gestão de serviço: criar momentos que deixem os clientes satisfeitos. Vamos desvendar os segredos para oferecer experiências memoráveis para seus clientes, independentemente do tipo de negócio. Acompanhe! 

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O que é Gestão de Serviços?

A gestão de serviços abrange o controle e coordenação de todas as etapas essenciais para assegurar a entrega de um produto ou serviço de qualidade ao cliente. 

É o conjunto de práticas e estratégias empregadas para garantir que o cliente tenha todas as suas expectativas e necessidades cumpridas.

Isso envolve desde o momento em que o cliente faz o pedido até o momento em que recebe o serviço desejado. 

Inclui o processo de pedido, a comunicação com o cliente, a execução do serviço e, é claro, a avaliação de como tudo ocorreu no pós-compra

Uma boa gestão de serviços não só mantém os clientes satisfeitos, mas também fortalece a reputação da empresa e cria uma base de clientes que confiam na qualidade do seu produto ou serviço e que os tornam leais. 

Alguns exemplos de atividades desenvolvidos em uma gestão de serviços são: 

  • monitoramento e supervisão das atividades de um projeto; 
  • garantia de qualidade dos processos operacionais; 
  • planejamentos detalhados para cumprimento de prazos; 
  • distribuição eficiente das tarefas entre os membros da equipe
  • documentação adequada para comprovar entrega e conclusão de serviço; 
  • coleta de feedbacks dos clientes; 

Se você está considerando aprimorar o atendimento ao cliente em seu negócio, a gestão de serviços é o que pode fazer toda a diferença .

Os 4 P’s da Gestão de Serviços 

A gestão de serviços é fundamental para proporcionar aos clientes uma experiência excepcional. 

Para alcançar isso, é essencial compreender e aplicar os quatro pilares conhecidos como os 4 P’s: perfil, processos, pessoas e procedimentos. 

Perfil

O primeiro “P” na gestão de serviços é o Perfil. Trata-se de compreender exatamente qual é o perfil da empresa e do seu público: 

  • quem são seus clientes?
  • quais são suas necessidades, dores e expectativas? 

Por exemplo, você pode descobrir que seus clientes valorizam a personalização da comunicação ao usar o nome em mensagens automáticas. Isso pode criar um laço e passar uma maior confiança. 

Para chegar a essa informação, você precisa conhecer o perfil do seu público-alvo, ajudando a ajustar e a elaborar o produto ou serviços segundo as demandas específicas.

Processos 

Os Processos representam o segundo “P”. Eles envolvem as etapas e atividades necessárias para fornecer um serviço de alta qualidade. 

Imagine que você gerencia um restaurante: desde a recepção dos clientes, passando pelo pedido, preparo dos pratos até o momento do pagamento, cada passo é crucial para garantir uma experiência satisfatória. 

Pessoas

O terceiro “P” refere-se às Pessoas. As pessoas são o motor que impulsiona a prestação de serviços. 

Para isso, ter uma equipe bem treinada e capacitada é essencial para garantir que a teoria seja aplicada na prática, de uma forma consistente e com qualidade. 

Envolve não só o conhecimento técnico, mas também habilidades de comunicação e atendimento ao cliente. 

Por exemplo, se você possui uma agência de viagens, seus agentes precisam conhecer sobre os destinos, além de serem capazes de oferecer sugestões personalizadas para quem continua procurando opções — tudo isso somado a uma boa comunicação. 

No entanto, a automação de tarefas é uma excelente maneira de liberar tempo para os colaboradores poderem focar em adquirir novos conhecimentos e realizar atividades que exigem a intervenção humana e a capacidade de tomada de decisões. 

Procedimentos

O quarto “P” é de Procedimentos. Eles são os padrões e protocolos que guiam a prestação de serviços. Os procedimentos são os alicerces de uma gestão de serviços eficaz

Eles vão definir as diretrizes e padrões que orientam como os processos devem ser executados. Além dos serviços, considere também regras de conduta e comportamento a serem seguidas.  

Os procedimentos desempenham um papel fundamental na gestão da prestação de serviços, assegurando que cada interação com o cliente seja bem-sucedida. Eles são essenciais também para lidar com situações menos comuns. 

Desafios na Gestão de Serviços

Para além de benefícios, a gestão de serviços pode apresentar alguns desafios, e é importante estar preparado para lidar com eles de forma eficiente. 

Diversidade de Clientes 

Imagine que você gerencia um serviço de consultoria. Os seus clientes podem variar desde startups inovadoras até empresas estabelecidas em setores tradicionais. Cada cliente terá necessidades, dores, expectativas e culturas organizacionais diferentes. 

O desafio, portanto, está em fornecer um serviço de qualidade que atenda a todas essas demandas. E são os procedimentos que vão fornecer o alicerce para garantir que todas as adaptações sejam realizadas de forma consistente e dentro dos limites de qualidade que você delineou ao traçar o perfil do seu negócio. 

Gestão Financeira 

Gerenciar as finanças em um produto ou serviço pode ser um desafio delicado. Você precisa equilibrar os custos operacionais e garantir margens de lucro saudáveis. Além de manter os clientes satisfeitos com o seu preço, sendo propensos a comprar de você.

Para isso, utilize ferramentas de gestão financeira para monitorar os custos e a sua receita. Faça análises regulares para mapear as áreas onde é possível realocar ou otimizar os gastos, ou com oportunidades de aumentar os preços sem comprometer a competitividade.

Controle de Prazos

Imagine que você gerencia um projeto em uma agência de marketing digital. Esse projeto tem etapas críticas com prazos que precisam ser cumpridos para garantir a satisfação do cliente. 

Manter o controle sobre esses prazos, especialmente quando gerencia mais de um projeto em andamento, pode ser um grande desafio. 

Utilize ferramentas de gestão de projetos para manter uma visão em tempo real da execução de cada etapa e os prazos do projeto. Estabeleça prioridades e destine seus  recursos de forma estratégica, garantindo que os prazos sejam cumpridos.

O papel do gestor de projetos na gestão de serviços 

No mundo dos serviços, o gestor é o elo entre o cliente e a equipe, garantindo que tudo seja bem executado com eficiência acima da média. Além disso, o papel de gestor de projetos é:

  • Traduzir as necessidades do cliente para a equipe de trabalho;
  • Assegurar que todos da equipe esteja na mesma página, evitando mal-entendidos; 
  • Definir objetivos claros; 
  • Estabelecer metas realistas e alcançáveis para o projeto; 
  • Manter todos focados na direção certa;
  • Criar calendários estruturados, com marcos e prazos definidos; 
  • Agir proativamente para evitar atrasos que impactem o projeto; 
  • Manter o cliente informado sobre o progresso do projeto;
  • Resolver problemas e, se necessário, ajusta a rota para manter o cliente satisfeito; 
  • Monitorar os gastos, evitando surpresas desagradáveis no orçamento; 
  • Encontrar maneiras de otimizar os recursos disponíveis. 

Essas habilidades são um guia durante a jornada de um negócio, bem como para a jornada de compra do cliente. Elas são determinantes para manter o equilíbrio entre as expectativas do cliente e a operação da equipe.  

A importância da tecnologia na otimização da Gestão de Serviços

A tecnologia desempenha um papel fundamental na otimização da gestão de serviços, tanto em empresas locais, como nas grandes corporações. Ela simplifica processos, aumenta a eficiência e melhora a satisfação do cliente. 

Controle de estoque

Imagine uma pequena pizzaria local como exemplo. Antes da tecnologia, eles tinham que depender de pedidos feitos por telefone e manter registros em papel. Isso era lento e propenso a erros, podendo faltar ingredientes no estoque.

No entanto, com a ajuda da tecnologia, eles implementaram um sistema de pedidos online e um software para gerir o estoque.  Agora, os clientes podem fazer pedidos pela internet, além de evitar a falta de ingredientes, evitando atrasos ou cancelamentos de pedidos.

Controle financeiro

Quando se trata de controle financeiro, a tecnologia é uma aliada inseparável. Imagine uma grande empresa que está responsável por um grande projeto. Softwares especializados permitem que os profissionais monitorem os custos do projeto em tempo real, controle o orçamento e realize previsões.

Desde o gerenciamento de projetos até a análise de dados e a automação de processos, as ferramentas abaixo são importantes para otimizar operações de um negócio: 

  • Software de gerenciamento de projetos
  • CRM (Customer Relationship Management)
  • Ferramentas de comunicação
  • Automatização de fluxos de trabalho
  • Plataformas de suporte ao cliente
  • Análise de dados e business intelligence
  • Gestão de documentos
  • Chatbots e inteligência artificial
  • Plataformas de monitoramento de redes sociais
  • Plataformas de avaliação e feedback do cliente
  • Integração de sistemas

Certificações como diferencial na prestação de serviços

As certificações são como selos de qualidade que atestam o comprometimento de uma empresa em seguir padrões de normatização e boas práticas do segmento. E elas não só garantem a qualidade dos serviços prestados, mas também agregam valor ao negócio.

Uma empresa de consultoria financeira que obtém a certificação ISO 9001, um padrão internacional para gestão de qualidade, certamente adota processos rigorosos para garantir o seus entregáveis. 

Sendo assim, as certificações permitem que a empresa cobre um pouco a mais pelo produto ou seus serviços, porque os clientes estarão dispostos a pagar um valor justo por serviços com garantia de eficácia.

Elevando o padrão de qualidade

Ao adotar uma abordagem centrada no cliente e investir em treinamento e tecnologia, as organizações têm a oportunidade de se destacar em um mercado competitivo. 

Além disso, uma gestão de serviço bem-executada não apenas fortalece a fidelidade do cliente, mas também atrai novos clientes por meio de recomendações positivas.

Essa não é uma tarefa estática, mas um processo contínuo de adaptação e aprimoramento. Manter-se atualizado com as tendências do mercado começa pelas ferramentas certas. Conheça mais sobre o sistema ERP Omie e suas funcionalidades e comece hoje mesmo a desburocratizar sua operação!

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