Já há algum tempo temos focado a nossa atenção na preparação do Bloco K e as mudanças que isso trouxe para a rotina do seu escritório contábil e dos seus clientes. Você pode checar os dois primeiros passos do nosso guia onde falei sobre as formas de explicar e como sanar dúvidas para entender como chegamos até aqui.Mas com a chegada do final do ano, mais uma vez temos que lembrar da necessidade de apresentar dentro do balanço e do SPED os números do inventário, você pode inclusive lembrar que falei sobre isso no artigo: Está chegando a hora do Inventário 2018. Pensando agora nos seus clientes do escritório contábil, será que eles realmente sabem o que significa o inventário?
Costumo ouvir muito dos contadores reclamações que os clientes não mandam o inventário no final do tempo a tempo, ou corretamente, mas me pergunto, não seria interessante um bate papo com estes clientes. Se explicarmos bem o que eles precisam fazer no inventário, teremos menos problemas.
Um cliente com problemas no inventário pode ter muitos problemas com o Bloco K e com o fisco em geral, porque conforme eu costumo lembrar as pessoas, o fisco vai estar usando a mesma tecnologia que estamos utilizando para cruzar estas informações.
Ou seja, se as informações que o cliente apresentar no Bloco K e no inventário não baterem com o que está dentro do Bloco H e do SPED fiscal, o fisco suspeitará de fraude, mesmo que o que tenha ocorrido tenha sido apenas um erro.
Se você quiser saber o panorama completo sobre o Bloco K, confira:
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O que realmente é o inventário?
O momento do inventário é quando o empresário deve apurar a quantidade real de mercadorias existentes fisicamente em seu estoque, para ajustar as informações que aparecem em seus controles e as informações registradas na contabilidade.
Pode não parecer, mas o inventário é de fundamental importância para a empresa, pois através dele ela terá uma posição real deste ativo tão importante. É justamente nesse momento, confrontando estoque físico e contábil, que a empresa pode identificar possíveis erros de lançamento, de conferência ou até mesmo roubo de produtos.
Tipos e Periodicidade
Os inventários que os empresários devem fazer são dois, distintos: o periódico e o rotativo.
O Inventário Periódico (anual ou trimestral), é feito no final de cada período contábil, tem efeito fiscal e é feito em todos os itens.
Já o Inventário Rotativo tem como finalidade detectar e corrigir diferenças, reduzir e eliminar possíveis perdas e é realizado em um número reduzido de itens, já que não é uma exigência de conferência do fisco. Como a finalidade é interna, o inventário rotativo não tem uma data correta para ser feito, mas deve ser feito sempre para evitar problemas de gestão para a empresa.
As empresas na categoria fiscal Lucro Real deverão escriturar o Livro Registro de Inventário quando elaborarem seus balanços, ou seja, anual ou trimestralmente.
No Lucro Presumido ou no Simples Nacional também deve ser feito o inventário, pois a legislação contábil sempre exigiu que as empresas, independente do regime, elaborassem o balanço patrimonial, que faz com as informações pertinentes aos estoques sejam baseadas nos procedimentos do inventário físico.
Se preparando
A primeira coisa a se fazer é tomar a consciência da importância deste procedimento, que vai muito além das exigências tributárias, é uma questão de boa gestão do seu negócio.
Precisamos fazer com que o cliente entenda tudo isso para que ele veja que fazer o inventário é algo útil para a sua empresa também, não somente para o governo. Você precisa impreterivelmente de um sistema de gestão.
Depois disso deve-se dar atenção à criação de procedimentos internos e ao treinamento aos funcionários. O levantamento de estoques exige todas uma organização interna das mercadorias na empresa antes de se iniciar os trabalhos. Se você já utiliza um sistema que otimiza a manutenção deste tipo de informação, terá muito menos dor de cabeça.
Penas e multas
O fisco federal poderá arbitrar o lucro da pessoa jurídica sujeita à tributação com base no lucro real, quando esta não mantiver escrituração na forma das leis comerciais e fiscais. Quando falamos isso para os clientes, eles podem pensar que arbitrar o lucro não significa muita coisa.
É nesse momento que você explica para ele que na prática isso quer dizer que o fisco pode pressupor qual seria o lucro da sua empresa, sob o próprio ponto de vista, e taxar a empresa sobre esse valor, que sempre é muito maior que o lucro que a empresa realmente tem.
A única defesa para evitar isso é um inventário correto!
Do ponto de vista estadual a ausência de escrituração do Livro de Inventário é ainda pior, pois implica também em infração perante a legislação do ICMS de cada Estado, sujeitando as empresas às penalidades dos seus regulamentos.
O seu estoque é seu patrimônio!
O seu cliente precisa saber que o inventário físico representa uma oportunidade de corrigir qualquer imprecisão nos registros.
Através da comparação entre os registros nos controles internos da empresa e a quantidade física efetiva, o empresário pode verificar se os seus controles são eficientes, além de verificar quais mercadorias tem maior saída, quais mercadorias estão encalhadas, os seus gastos com armazenagem e eventuais roubos de mercadorias.
Muitas empresas acabam sobrecarregando os custos dos seus produtos pela falta de um controle adequado dos estoques.
Inventário e SPED: Informação na mão do fiscal
A lei costumava determinar que o inventário físico deveria ser registrado em um livro específico, o chamado Livro Registro de Inventário, conhecido como Modelo 7. Se a empresa fosse passar por uma fiscalização, precisaria apresentar este livro.
Quando o SPED chegou, essa informação passou a fazer parte dele. Assim o fiscal não precisava mais visitar a empresa para fazer essa checagem.
Só que a falta dessa visita não quer dizer que eles não estão de olho!
A ideia por trás dessa mudança foi justamente punir os empresários que não mantinham um controle adequado de seus estoques, buscando regularizar isso, por bem ou por mal.
Para atender à necessidade do inventário no SPED, o empresário deve fornecer ao Contador uma relação dos itens em estoque, seguindo o layout estabelecido na legislação. Isto significa que o sistema da empresa também deve estar de acordo com o layout do SPED para que o conteúdo do inventário possa ser importado pela contabilidade.
