Guia de como fazer gestão de processos em escritórios contábeis

Gestão de processos: neste guia completo, veja como aumentar a produtividade da sua empresa de contabilidade.
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A rotina de um escritório de contabilidade conta com diversos processos internos e simultâneos. Uma gestão de processos eficiente ajuda na rotina e mantém uma comunicação integrada entre equipes e gestores.

Além disso, os escritórios contábeis precisam sempre se atualizar e se adequar aos processos burocráticos. As demandas diárias são muitas e a quantidade de obrigações deixam o profissional de contabilidade sem tempo para aprimorar suas habilidades.

Assim, a organização é um dos conceitos mais importantes da contabilidade, seja do tempo ou de suas etapas internas. Por isso, a gestão de processos é um grande facilitador, o que promove a saúde dos colaboradores e mais sucesso para a empresa. Neste artigo, confira um guia especial de como aplicar a gestão de processos em seu escritório de contabilidade.

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Quais os desafios na gestão de processos contábeis?

A rotina de uma empresa de contabilidade é repleta de desafios, assim como a implementação de uma gestão de processos para alinhá-los. E, apesar do conceito sobre o que é gestão de processos ser algo significativo e importante, as constantes transformações do mercado exigem conhecimento e aplicação de estratégias para driblar os desafios.

Conheça alguns dos muitos desafios na gestão de processos contábeis, apresentados nos tópicos a seguir.

Superar o pensamento funcional

Geralmente as empresas são representadas por organogramas, catálogos, balanços, listas de clientes (ou CRM), e visão dos valores e missão. Porém, esses representativos não esclarecem o real trabalho e o que cabe a cada um de seus colaboradores.

Essas representações são o pensamento funcional, ou seja, simbolizam o entendimento de cada área sobre a companhia. Com a empresa contábil também é assim. É necessário um fluxograma de um escritório de contabilidade que seja o verdadeiro emblema do seu negócio.

Sem isso, a visão fica desorganizada e sem um propósito que une todas as equipes. A gestão de processos capacita e alinha a organização com as necessidades do cliente.

Ademais, esse tipo de gestão é um gerenciamento que tem por objetivo tratar os processos de ponta a ponta, promovendo o negócio com eficiência, enquanto obtém inovação e integração com a tecnologia, além de proporcionar flexibilidade na rotina contábil.

É um desafio fazer com que todos dentro da empresa pensem desde a origem até a entrega final do serviço ao cliente, que deve ter valor. A superação desse desafio é o primeiro passo para reestruturação de um negócio que seja realmente orientado por processos. Uma dica é contar com as funcionalidades do G-Click, entendendo como ele pode auxiliar seu escritório de contabilidade!

Governança

Aqui está um ponto de atenção, pois a dificuldade em definir a estrutura organizacional encontra-se no fato de que estruturas complexas não funcionam na prática.

Para funcionar, de fato, o fluxo das atividades precisa ser simples e objetivo, focado na real necessidade do cliente. Para isso, é preciso um desempenho mais eficiente do que apenas seguir funções.

Deve-se determinar quem será o responsável pelo processo do início até sua implementação total, ou quem o fará por partes. Para isso, é necessário definir as responsabilidades de cada participante, visando a resolução de possíveis conflitos que possam vir a ocorrer durante o processo.

Para isso, escolher um líder que possua habilidade de resolução de divergências, com boa oratória, pode fazer a diferença, o que nos leva ao próximo desafio.

Negação das mudanças

É comum haver a negação das mudanças por parte dos colaboradores que já estão enraizados com o antigo fluxograma e rotina. Os motivos mais comuns da resistência à mudança são:

  • baixa tolerância a mudanças, como a recusa à contabilidade digital;
  • crença de que mudar é ruim;
  • medo das consequências de uma mudança de regras no trabalho;
  • receio de perder algo de valor (pode ser algum benefício, por exemplo).

Por isso, é fundamental ter um plano de comunicação bem elaborado, de forma a minimizar os impactos da falta de conhecimento sobre as mudanças que estão por vir. Deixe claro que a gestão de processos será satisfatória a todos da empresa, de líderes a colaboradores, e que mudanças são necessárias para o desenvolvimento não só do negócio, mas também dos funcionários.

Mas, se você está se perguntando como realizar, da melhor forma possível, a gestão dos processos operacionais contábeis, acompanhe nosso guia prático com dicas para ter êxito nessa missão.

6 Dicas de como fazer a gestão de processos em escritórios contábeis

É possível construir uma gestão de processos em seu escritório contábil de forma eficiente e ágil, através de algumas bases bem estruturadas. Organizar a sua rotina contábil é o start que você precisa para colocá-la em prática. São muitas as vantagens em realizar esse tipo de gestão, por exemplo:

  • aumento do índice de satisfação do cliente;
  • equipe mais unida e engajada em entregar o seu melhor;
  • aumento da produtividade;
  • mais organização na rotina e nas etapas;
  • redução de custos;
  • mais tempo para planejar a parte estratégica do negócio.

Otimize a gestão de processos com conhecimento adequado e inovação. Agora, confira nosso guia de como pôr em prática em sua empresa, com resultados. Vamos lá!

Aceitação

Este é o primeiro passo para mudar a estrutura. Aceite a situação real da sua empresa e os pontos fracos que devem ser convertidos. Analise todas as ações negativas em geral: de funcionários, de fornecedores, de líderes, das demandas etc.

A aceitação é importante para se ter consciência do que mudar e estar de acordo com essa necessidade. Além disso, há um preparo para opiniões divergentes e os problemas que poderão ocorrer durante a implementação da gestão.

Planejamento

Aqui, é importante já ter a definição de quais serão os colaboradores que passaram o conhecimento que irão adquirir aos demais da equipe. Você pode considerar uma pessoa de cada setor que seja responsável e tenha conhecimento para discutir o processo referente a determinada área.

Oriente como devem ser passadas as informações aos demais, assim como o que deve ser feito para que essa pessoa acompanhe os prazos que serão apresentados e seus resultados.

Engajamento

Cada pessoa escolhida deve se engajar com sua equipe. O líder precisa ganhar a confiança de seus colaboradores e deixá-los confortáveis para as mudanças, assim como encorajá-los com os pontos positivos e benefícios que terão como uma recompensa da colaboração de todos os envolvidos para que a implementação da gestão tenha êxito.

É importante que todos os envolvidos se sintam parte disso, para que aceitem todo esse processo de mudança.

Levantamento dos processos atuais

Faça o levantamento de como os processos atuais estão sendo levados e como estão ocorrendo. Verifique as possíveis situações:

  • retrabalho por causa de uma falha na comunicação entre os departamentos;
  • pessoas que ainda realizam as demandas de forma antiga, embora já tenha ocorrido uma mudança anterior, que não está sendo cumprida;
  • realização de tarefas automaticamente, ou seja, fazer sem perguntar o motivo, o que gera ineficiência nos processos;
  • atividades que não possuem objetivo algum;
  • demandas duplicadas.

Analise tudo para que você possa realizar uma limpeza no que não faz mais sentido ao novo momento da empresa.

Definição do novo fluxo de processos

Aqui é o momento de se definir o novo planejamento estratégico. Reúna-se com todos os representantes envolvidos para a integração de opiniões e questões que devem ser levadas a um novo rumo. Isso evita impactos negativos de uma equipe para outra.

Uso de ferramentas de gestão específicas

O uso de um software de gestão de processos contábeis faz toda a diferença. Além de todas as vantagens, o sistema alinha gestores e colaboradores para uma implementação tranquila e positiva, capaz de superar os imprevistos.

Ademais, traz tranquilidade e facilita todo esse processo, otimizando o tempo de todos.

Como o G-Click ajuda os escritórios de contabilidade

Como vimos, há diversas dificuldades para implementar uma nova visão processual, entretanto, após essa fase, os benefícios que sua empresa colhe são muitos. Para ajudar em todo esse processo, existe a G-Click, um software preciso e eficaz que auxilia no controle da rotina do seu escritório contábil e permite a integração com vários outros sistemas.

Um dos seus diferenciais é a otimização da tarefa de “dar baixa” que, com esta ferramenta, acaba com a repetição desnecessária. Se você tomou a decisão de mudar o rumo da sua contabilidade para o próximo nível, entre em contato com os consultores da G-Click e peça uma demonstração. Deixe as planilhas antigas e as multas no passado – venha para o futuro da contabilidade!

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