Você quer ganhar agilidade e praticidade na hora de assinar um documento? Com um certificado digital isso é mais do que possível, tendo ainda a opção de realizar a autenticação de casa, da empresa ou de onde você estiver!
Além de ganhar tempo em qualquer assinatura, outras vantagens do certificado digital são a segurança e até mesmo a redução de custos com burocracia.
Para escolher seu modelo ideal é preciso entender mais sobre os tipos e suas particularidades, e assim, seguir o passo a passo para ter em mãos essa super ferramenta.
Neste artigo, saiba como o certificado digital pode facilitar a sua rotina empreendedora!
O que é o certificado digital?
Certificado digital trata-se da identidade eletrônica de uma pessoa ou empresa. Funciona como uma carteira de identificação virtual, permitindo que os documentos sejam assinados à distância com o mesmo valor jurídico da assinatura feita de próprio punho no papel, mas sem precisar reconhecer firma em cartório.
O certificado digital foi instituído no Brasil em agosto de 2001, a partir da publicação da Medida Provisória nº 2.200, que regulamenta as atividades da Infraestrutura de Chaves Públicas do Brasil (ICP-Brasil) e as suas atividades.
Ele foi criado pela necessidade de garantir segurança e integridade de informações enviadas e recebidas via internet, oferecendo suporte ao processo de transformação digital mundial.
Por lei, o certificado digital é obrigatório para empresas enquadradas no regime Lucro Presumido e apenas algumas cidades para Simples Nacional. Mas toda empresa com mais de cinco colaboradores deve, obrigatoriamente, ter um Certificado Digital.
Quais são as vantagens do certificado digital?
O certificado digital possui muitas vantagens. Conheça, a seguir, as principais:
- Possibilidade de assinar à distância: utilizando o certificado digital, é possível assinar contratos e transações à distância, facilitando negociações, independentemente da distância, economizando tempo na rotina do empreendedor;
- Garante a segurança: o certificado digital possibilita que qualquer tipo de documento eletrônico seja assinado com valor jurídico, sem riscos de fraudes ou alterações, pois é totalmente seguro;
- Reduz os custos: utilizando o certificado digital, você não precisará se preocupar mais com documentos impressos, gastos com reconhecimento de firma em cartórios e custos de transporte para o envio de arquivos e documentos;
- Ganho de agilidade e profissionalismo: com o uso do certificado digital, todo acordo pode ser firmado em qualquer horário e local, garantindo agilidade e praticidade aos processos. Assim, o empreendedor não tem riscos de perder um bom contrato porque os cartórios estavam fechados.
Tipos e modelos de certificado digital
Existem dois modelos de certificado digital, sendo:
- Certificado A1: software que fica instalado no computador e precisa ser renovado a cada 12 meses;
- Certificado A3: mídia criptografada (na nuvem, token USB ou cartão com chip) que deve ser conectada a um computador. Possui validade de até 60 meses.
Agora, vamos aos tipos de certificado digital:
- e-CNPJ: identidade digital de pessoas jurídicas, que é atrelada ao CNPJ. Utilizado para garantir a integridade das transações empresariais realizadas no meio virtual;
- e-CPF: versão digital do cadastro de pessoa física. Utilizada para autenticar as transações realizadas por pessoas físicas no ambiente virtual;
- e-MEI: identidade digital para microempreendedores individuais. Utilizado para acessar diversos serviços do governo, fazer a declaração de Imposto de Renda e realizar a assinatura de contratos digitalmente;
- NF-e: certificado digital para emissão de notas fiscais eletrônicas. Utilizado para conceder validade jurídica às emissões de notas fiscais realizadas pelo seu negócio;
- e-Saúde: identidade digital para profissionais de saúde. Utilizado para a prescrição de medicamentos, assinatura de prontuários eletrônicos e emissão de atestados;
- e-Jurídico: identidade digital para advogados inscritos na OAB. Utilizado para acessar os processos de maneira remota para assinar procurações e petições com confiabilidade e segurança;
- e-Contador: identidade digital para contadores. Utilizado para assinar documentos e enviar dados para órgãos do governo.
Passo a passo de como fazer o certificado digital da sua empresa
Veja como é simples e fácil obter o seu certificado digital com esse passo a passo que elaboramos.
Passo 1: Escolha o modelo e o tipo
É importante escolher um sistema de certificação digital de uma Autoridade Certificadora, ou seja, você deve ver qual tipo (conforme modelos que citamos acima) de certificado é adequado para sua empresa.
Passo 2: Documentos necessários
É necessário ter em mãos:
- documento da constituição da empresa;
- alterações contratuais, se houver;
- documentos de estabelecimento e eleição da diretoria atual, se for o caso;
- cartão do CNPJ regular para validação, que deve ser impresso um dia antes da data da validação presencial do Certificado Digital.
Passo 3: Escolha o site que é certificado e credenciado ITI
Entre no site do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI) para a solicitação do seu certificado e siga as orientações.
Passo 4: Pagamento
Realize os pagamentos necessários que serão explicados e orientados.
Passo 5: Agendamento
Faça o agendamento em uma das autoridades de registro.
Passo 6: Validação do certificado (presencial ou online)
É necessário agendar uma validação presencial ou online com a empresa que fornece a certificação.
Como fazer a renovação do certificado digital?
Se você já obteve seu certificado digital, lembre-se de fazer a renovação com 30 dias de antecedência de seu vencimento. É essencial realizar a renovação do certificado digital para que sua empresa continue usando os benefícios desse documento.
Ademais, a renovação do certificado digital é bem simples. A seguir, veja como realizar o procedimento.
1. Entre no site da AC com login e senha
Caso você ainda não tenha realizado cadastro no site da Autoridade Certificadora (AC) escolhida, faça no momento em que for solicitar a renovação do seu Certificado Digital.
2. Acesse a área de atualização
Já tendo realizado login no sistema da Autoridade Certificadora, procure a área de atualização ou renovação do documento digital.
3. Selecione o tipo e a versão de certificado digital
São 3 tipos diferentes:
- Certificados e-CNPJ (com renovação online);
- Certificados e-CPF (necessária instalação de um software para renovar);
- Certificados NF-e (com renovação online).
Há as seguintes versões de certificado:
- A3;
- A3 + leitora;
- Token (dispositivo com USB);
- Arquivo digital (A1).
Assim, para efetivar a renovação, basta escolher uma delas.
4. Confirme a forma de pagamento
É necessário pagar pela renovação do certificado digital. Nessa etapa, para concluir, escolha a melhor forma de pagamento para você dentro das opções da AC e efetive o pagamento.
Cresça o seu negócio com o certificado digital
Com todas essas informações, é fácil perceber como o certificado digital pode alavancar o seu negócio e é imprescindível para o crescimento da sua empresa se você deseja estar um passo à frente.
Você pode contar com a Omie para cadastrar um certificado digital ou renová-lo, além de ficar por dentro de dicas para melhorar a gestão e contabilidade da sua empresa, através do nosso blog de dos cursos disponíveis na Omie.Academy!
