Guia do certificado digital: passo a passo de como fazer o seu

Assine documentos com menos burocracia e mais funcionalidades com apenas pouco cliques
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Você quer ganhar agilidade e praticidade na hora de assinar um documento? Com um certificado digital isso é mais do que possível, tendo ainda a opção de realizar a autenticação de casa, da empresa ou de onde você estiver!

Além de ganhar tempo em qualquer assinatura, outras vantagens do certificado digital são a segurança e até mesmo a redução de custos com burocracia.

Para escolher seu modelo ideal é preciso entender mais sobre os tipos e suas particularidades, e assim, seguir o passo a passo para ter em mãos essa super ferramenta. 

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Neste artigo, saiba como o certificado digital pode facilitar a sua rotina empreendedora! 

O que é o certificado digital?

Certificado digital trata-se da identidade eletrônica de uma pessoa ou empresa. Funciona como uma carteira de identificação virtual, permitindo que os documentos sejam assinados à distância com o mesmo valor jurídico da assinatura feita de próprio punho no papel, mas sem precisar reconhecer firma em cartório.

O certificado digital foi instituído no Brasil em agosto de 2001, a partir da publicação da Medida Provisória nº 2.200, que regulamenta as atividades da Infraestrutura de Chaves Públicas do Brasil (ICP-Brasil) e as suas atividades. 

Ele foi criado pela necessidade de garantir segurança e integridade de informações enviadas e recebidas via internet, oferecendo suporte ao processo de transformação digital mundial. 

Por lei, o certificado digital é obrigatório para empresas enquadradas no regime Lucro Presumido e apenas algumas cidades para Simples Nacional. Mas toda empresa com mais de cinco colaboradores deve, obrigatoriamente, ter um Certificado Digital.

Quais são as vantagens do certificado digital?

O certificado digital possui muitas vantagens. Conheça, a seguir, as principais:

  • Possibilidade de assinar à distância: utilizando o certificado digital, é possível assinar contratos e transações à distância, facilitando negociações, independentemente da distância, economizando tempo na rotina do empreendedor;
  • Garante a segurança: o certificado digital possibilita que qualquer tipo de documento eletrônico seja assinado com valor jurídico, sem riscos de fraudes ou alterações, pois é totalmente seguro;
  • Reduz os custos: utilizando o certificado digital, você não precisará se preocupar mais com documentos impressos, gastos com reconhecimento de firma em cartórios e custos de transporte para o envio de arquivos e documentos;
  • Ganho de agilidade e profissionalismo: com o uso do certificado digital, todo acordo pode ser firmado em qualquer horário e local, garantindo agilidade e praticidade aos processos. Assim, o empreendedor não tem riscos de perder um bom contrato porque os cartórios estavam fechados.
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Tipos e modelos de certificado digital 

Existem dois modelos de certificado digital, sendo: 

  • Certificado A1: software que fica instalado no computador e precisa ser renovado a cada 12 meses;
  • Certificado A3: mídia criptografada (na nuvem, token USB ou cartão com chip) que deve ser conectada a um computador. Possui validade de até 60 meses.

Agora, vamos aos tipos de certificado digital:

  • e-CNPJ: identidade digital de pessoas jurídicas, que é atrelada ao CNPJ. Utilizado para garantir a integridade das transações empresariais realizadas no meio virtual;
  • e-CPF: versão digital do cadastro de pessoa física. Utilizada para autenticar as transações realizadas por pessoas físicas no ambiente virtual;
  • e-MEI: identidade digital para microempreendedores individuais. Utilizado para acessar diversos serviços do governo, fazer a declaração de Imposto de Renda e realizar a assinatura de contratos digitalmente;
  • NF-e: certificado digital para emissão de notas fiscais eletrônicas. Utilizado para conceder validade jurídica às emissões de notas fiscais realizadas pelo seu negócio;
  • e-Saúde: identidade digital para profissionais de saúde. Utilizado para a prescrição de medicamentos, assinatura de prontuários eletrônicos e emissão de atestados;
  • e-Jurídico: identidade digital para advogados inscritos na OAB. Utilizado para acessar os processos de maneira remota para assinar procurações e petições com confiabilidade e segurança;
  • e-Contador: identidade digital para contadores. Utilizado para assinar documentos e enviar dados para órgãos do governo.

Passo a passo de como fazer o certificado digital da sua empresa

Veja como é simples e fácil obter o seu certificado digital com esse passo a passo que elaboramos.

Passo 1: Escolha o modelo e o tipo

É importante escolher um sistema de certificação digital de uma Autoridade Certificadora, ou seja, você deve ver qual tipo (conforme modelos que citamos acima) de certificado é adequado para sua empresa.

Passo 2: Documentos necessários 

É necessário ter em mãos:

  • documento da constituição da empresa; 
  • alterações contratuais, se houver;
  • documentos de estabelecimento e eleição da diretoria atual, se for o caso;
  • cartão do CNPJ regular para validação, que deve ser impresso um dia antes da data da validação presencial do Certificado Digital.

Passo 3: Escolha o site que é certificado e credenciado ITI

Entre no site do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI)  para a solicitação do seu certificado e siga as orientações.

Passo 4: Pagamento

Realize os pagamentos necessários que serão explicados e orientados.

Passo 5: Agendamento

Faça o agendamento em uma das autoridades de registro. 

Passo 6: Validação do certificado (presencial ou online)

É necessário agendar uma validação presencial ou online com a empresa que fornece a certificação. 

Como fazer a renovação do certificado digital?

Se você já obteve seu certificado digital, lembre-se de fazer a renovação com 30 dias de antecedência de seu vencimento. É essencial realizar a renovação do certificado digital para que sua empresa continue usando os benefícios desse documento.

Ademais, a renovação do certificado digital é bem simples. A seguir, veja como realizar o procedimento.

1. Entre no site da AC com login e senha

Caso você ainda não tenha realizado cadastro no site da Autoridade Certificadora (AC) escolhida, faça no momento em que for solicitar a renovação do seu Certificado Digital. 

2. Acesse a área de atualização

Já tendo realizado login no sistema da Autoridade Certificadora, procure a área de atualização ou renovação do documento digital.

3. Selecione o tipo e a versão de certificado digital

São 3 tipos diferentes:

  • Certificados e-CNPJ (com renovação online);
  • Certificados e-CPF (necessária instalação de um software para renovar);
  • Certificados NF-e (com renovação online).

Há as seguintes versões de certificado:

  • A3; 
  • A3 + leitora;
  • Token (dispositivo com USB);
  • Arquivo digital (A1).

Assim, para efetivar a renovação, basta escolher uma delas.

4. Confirme a forma de pagamento

É necessário pagar pela renovação do certificado digital. Nessa etapa, para concluir, escolha a melhor forma de pagamento para você dentro das opções da AC e efetive o pagamento.

Cresça o seu negócio com o certificado digital

Com todas essas informações, é fácil perceber como o certificado digital pode alavancar o seu negócio e é imprescindível para o crescimento da sua empresa se você deseja estar um passo à frente.

Você pode contar com a Omie para cadastrar um certificado digital ou renová-lo, além de ficar por dentro de dicas para melhorar a gestão e contabilidade da sua empresa, através do nosso blog de dos cursos disponíveis na Omie.Academy!

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