Você sabia que um escritório de contabilidade também deve contar com a norma ISO 9001? Mais do que comprovar a qualidade dos serviços prestados, a norma ajuda os escritórios a elevarem sua presença no mercado, tornando-os cada vez mais competitivos e comprovando sua qualidade.
É comum pensar que a ISO 9001 serve apenas para grandes empresas, como indústrias e fábricas, o que não é verdade. A norma pode e deve ser aplicada em diversos negócios, independente do seu porte e segmento, incluindo escritórios de contabilidade.
Para quem busca manter um controle mais assertivo, melhorar processos de gestão e impulsionar o crescimento do negócio, a norma é uma excelente aliada na garantia de qualidade em processos diários. Adquira a certificação para seu escritório de contabilidade e aprenda mais sobre o que ela oferece aos negócios. Boa leitura!
Afinal, o que é ISO 9001?
A ISO 9001 é uma norma que comprova a qualidade dos processos de uma empresa. Ela foi criada pela ISO (International Organization for Standardization), uma organização internacional que busca levar às empresas normas e processos padronizados que podem ser utilizados em qualquer negócio, independente da localização.
Ainda, trata-se de uma norma padronizada e faz parte do SGQ (Sistema de Gestão da Qualidade). Esse sistema, por sua vez, funciona como ferramenta que possibilita aos gestores encontrarem e corrigirem processos que não são mais eficientes. Quando implantado no campo das finanças, ajuda escritórios de contabilidade a alcançarem a certificação internacional.
O objetivo da ISO 9001 é garantir que os processos da empresa sejam otimizados, gerando maior agilidade na hora de desenvolver projetos, produtos e tornar a produção mais simplificada. O seu foco é o cliente, ou seja, para a norma, todos os processos devem ser realizados pensando em satisfazer as necessidades dos clientes e, claro, alcançar o sucesso da empresa, melhorando o desempenho.
Entre as práticas realizadas pelas empresas para adquirirem uma certificação, estão:
- criar um plano de ação para gestão de riscos;
- gerenciar a relação com os clientes;
- melhorar as infraestruturas que possibilitam a execução das atividades.
Entenda a importância da ISO 9001 para os escritórios de contabilidade
Todas as empresas presentes no mercado devem seguir boas práticas de gestão, sobretudo escritórios contábeis. Para estes, a importância da norma vai muito além de certificar a qualidade dos processos realizados, já que as práticas adotadas possibilitam que o negócio mude os métodos realizados para melhor.
Com ela, você consegue implementar um sistema completo de gestão, mapeando e organizando todos os processos do escritório de contabilidade, melhorando consideravelmente a eficiência, controle, desempenho e os ganhos.
Escritórios de contabilidade ainda lidam com um aspecto decisivo na relação com clientes – a confiança. Por se tratar de serviços que envolvem recursos, documentos e dados sigilosos, oferecer a certificação é dar mais segurança aos novos clientes.
Dessa forma, a ISO 9001 se torna uma grande aliada do escritório de contabilidade, fazendo com que ele se destaque diante aos concorrentes, atraindo ainda mais clientes, além de contribuir para a produtividade das equipes e crescimento do negócio de forma natural.
Benefícios da ISO 9001 para escritórios de contabilidade
No tópico anterior, você conseguiu ter uma ideia da importância da ISO 9001 na contabilidade, sendo uma aliada no mapeamento e controle efetivo dos processos. Agora, veja em mais detalhes os benefícios que essa norma pode oferecer ao seu escritório contábil. Acompanhe!
Mais organização interna
Com processos bem mapeados, mais claros e objetivos, fica mais fácil organizar os procedimentos internos que vão além da organização de documentos e envolvem processos, tarefas e rotinas. Com isso, é possível que você tenha uma visão mais ampla de tudo o que está acontecendo, o que está por vir e como andam seus times.
Melhora o controle do negócio
Com processos mais organizados e otimizados, além de equipes integradas, você consegue controlar melhor o que acontece com seu negócio. Isso vai desde as coisas mais básicas, como fechamento de contratos, até as mais complexas, como análises e desenvolvimento de relatórios financeiros.
Com um controle mais efetivo, você pode focar em criar ações e estratégias que melhorem ainda mais os processos e ajudem sua empresa a atingir as metas propostas no planejamento.
Mais produtividade
Processos controlados e organizados elevam a produtividade dos times. Com as práticas de gestão propostas pela norma ISO 9001, a qualidade dos processos melhora significativamente e isso faz com que os colaboradores se sintam mais motivados e engajados nas tarefas diárias.
Dessa forma, passa-se a trabalhar com mais agilidade e assertividade, aumentando a produtividade dos processos, das equipes e dos colaboradores. Esses aspectos, quando somados à qualidade do ambiente de trabalho, aumentam a identificação com a cultura organizacional.
Prevenir de falhas
Quando você segue as recomendações da ISO 9001 em seu escritório de contabilidade, consegue não só prevenir falhas e erros, mas também passa a lidar melhor até com mudanças causadas no ambiente externo, como questões políticas ou de mercado.
Essa antecipação de erros e falhas faz com que a empresa se destaque como um escritório de contabilidade seguro. Assim, ao evitar problemas e crises, mantêm-se uma boa imagem, conquistando novos clientes.
Reduzir custo operacional
Como a ISO 9001, seu sistema de gestão de qualidade ajuda os gestores a mapear todos os processos da empresa. Assim, fica mais fácil obter detalhes sobre os custos operacionais, para onde estão indo e se ainda vale a pena investir tanto em determinado processo, por exemplo.
Com essas informações e análises, é possível reduzir significativamente os gastos do escritório de contabilidade e pensar em soluções com melhor custo-benefício para os processos realizados.
Como obter a certificação ISO 9001 para o seu escritório contábil?
A primeira coisa a ser destacada é que a certificação ISO 9001 é diferente da implementação da norma. Apesar de serem etapas diferentes, elas têm o mesmo objetivo: garantir a qualidade da empresa. A etapa inicial é a implementação, que consiste em adequar os processos solicitados pela norma para, assim, obter a certificação.
Depois de implementadas as práticas, o escritório contábil deve contratar um órgão específico que realizará vistorias e auditorias para verificar se a implementação está de acordo com o estabelecido. Caso tudo esteja correto, a certificação ISO 9001 será emitida.
O tempo para conseguir a certificação ISO 9001 é muito relativo e depende de diversas questões, como porte da empresa, ramo de atuação, número de colaboradores, disponibilidade e disposição das equipes.
Apesar disso, o prazo estimado gira em torno de seis meses a um ano em negócios de pequeno e médio porte (PMEs). Isso acontece porque, geralmente, são esses negócios que mais se dedicam no processo de implementação da norma e, com isso, ela se torna mais rápida e ágil.
Se você deseja obter um certificado ISO 9001 e comprovar a qualidade na gestão do seu negócio, é preciso se atentar aos requisitos solicitados pela organização, entre os principais estão:
- possuir um CNPJ válido;
- cumprir e estar de acordo com as legislações pertinentes ao seu negócio;
- implementar as práticas propostas, como identificação do contexto do negócio, identificar as partes interessadas, mapear os processos, definir os líderes, criar políticas de qualidades, entre outras;
- solicitar e realizar uma auditoria internamente;
- contratar um órgão de certificação.
Feito tudo isso, conforme o recomendado, você obterá a certificação ISO 9001 para o seu escritório de contabilidade. É importante dizer que, depois de emitido, ele terá um prazo de validade de três anos.
Após esse tempo, será realizada uma nova auditoria para analisar a evolução SGQ e se houveram melhorias nos processos durante esse tempo. Infelizmente, grande parte das empresas acaba perdendo essa recertificação por não manterem ou melhorarem os processos de gestão.
Com a Omie, você eleva o seu escritório a outro nível!
Como vimos, a norma ISO 9001 para escritório de contabilidade é uma excelente opção para melhorar os processos, atrair mais clientes e se destacar competitivamente no mercado. Mas não basta apenas obter a certificação e deixar os processos de lado, é preciso seguir as práticas propostas e melhorar ainda mais o que já está sendo realizado.
Um dos meios de seguir otimizando o dia a dia de seu negócio é investir na integração de setores, relação interpessoal entre colaboradores e obtenção de outras certificações, como a Great Place To Work. Nesse percurso, investir em tecnologia e inovação garante o diferencial competitivo necessário para dominar o mercado.
Com o sistema Omie ERP, é possível ter um escritório com todos os processos mapeados e organizados de forma automatizada. Conheça a solução que você precisa para elevar os processos da sua contabilidade. Aproveite e acesse o blog da Omie, um espaço rico em conteúdos para você se manter atualizado.
