Mapeamento de processos na prática

O mapeamento de processos auxilia a empresa a compreender os fluxos de trabalho. É uma poderosa ferramenta de gestão, muito útil para apontar áreas de melhorias, identificar falhas e atrasos.

Não importa o tamanho da sua empresa, todas possuem processos que geram algum resultado, dos mais simples aos mais complexos. Entender o que é um mapeamento e saber como aplicá-lo na prática é essencial para qualquer gestor ou empresa. Veja como é e comece hoje mesmo o mapeamento ideal para seu negócio.

Você já sabe o que é mapa de processos?

É a representação visual de uma sequência de atividades relacionadas ao fluxo de trabalho. Nele, estão incluídas também as pessoas que desempenham essas atividades, as decisões envolvidas no processo e suas regras.

O mapa de processos ajuda a revelar aspectos que podem ser aprimorados. Seu objetivo é tornar as empresas mais eficientes, fornecendo informações e dando meios para que as equipes consigam discutir ideias e realizar melhorias.

Muito usado para análise, treinamento ou integração, o mapa de processos, também chamado de fluxograma, é utilizado nas empresas em etapas como recrutamento de novos talentos, vendas ou planejamento estratégico, por exemplo.

Os benefícios de usar o mapa de processos para obter melhorias e resolver problemas recorrentes em um processo são inúmeros.

Mapeamento de processos na prática

O mapeamento de processos faz parte da gestão de qualidade nas empresas. Existem diferentes tipos de mapa de processos. É preciso saber qual é o ideal para determinado projeto.

O mapa ideal vai comunicar seus processos de maneira mais clara e objetiva às outras pessoas. Para ter uma ideia de como funciona na prática a aplicação desses mapas, primeiro é preciso conhecer os tipos existentes.

Tipos de mapa de processo

• Fluxograma – é a representação mais simples de um mapa de processos. Ele utiliza símbolos e formas padrão para representar, graficamente, o fluxo de trabalho. Todas as atividades e etapas do processo – entradas e saídas – estão indicadas e são de fácil compreensão. O fluxograma pode ser também horizontal, onde as etapas do processo vêm neste eixo e os responsáveis no eixo vertical. O modelo vertical é muito utilizado para reconhecer a rotina de um setor da empresa e para trabalhos de levantamento.

• Mapa de alto nível do processo – também conhecido como mapa de cadeia de valor, é muito utilizado para comunicar as etapas essenciais de um processo. Ele contém poucos detalhes, o que faz com que sejam ideais para definir processos com superiores e com terceirizados, sem necessidade de entrar em especificidades das operações.

• Mapa detalhado do processo – demonstra em detalhes todas as etapas do processo, incluindo entradas, saídas e pontos de decisão. Muito útil para identificar gargalos e falhas em função do alto nível de detalhes.

• Diagrama de raia – ideal para definir quem faz o que. Esse diagrama, também conhecido como fluxograma de implementação ou funcional, divide as atividades do processo em raias e define quem será responsável por cada tarefa. Ele torna mais claro quais são as diferentes atividades existentes no processo e delega responsabilidade ao funcionário à frente de determinada função.

• Mapa do fluxo de valor – maneira de gestão enxuta que ilustra de forma otimizada as etapas que um produto ou serviço passam até chegar ao cliente. Utiliza o conceito Lean Manufacturing, um sistema de gestão que visa aumentar a eficiência e a produtividade, reduzindo falhas. Esse mapa documenta todo o processo de levar o produto até o cliente, dispondo de dados como o tempo de ciclo e o número de pessoas envolvidas em cada etapa, por exemplo.

• Diagrama SIPOC – a sigla representa as palavras em inglês: suppliers, inputs, process, outputs e customers. Que significam, respectivamente, em português: fornecedores, entradas, processos, saídas e clientes. É um diagrama que identifica todos os elementos participantes do processo que está sendo mapeado. Pode-se dizer que é a fase que antecede a elaboração do mapa de processos. Normalmente é composto por cinco colunas com as etapas citadas em sua sigla. O diagrama, além de identificar os participantes, é muito usado para definir o escopo de processos mais complexos.

Passo a Passo

Após entender o que é o mapa de processos e para que serve, preparamos um passo a passo para poder colocar em prática na sua empresa.

Mapeie os problemas

Comece identificando quais são os fluxos de trabalho que precisam ser mapeados em sua empresa – os mais críticos ou mais complexos.

Utilize algumas técnicas que podem ajudar nessa identificação, como o método 5W2H que ajuda a conhecer processos respondendo a algumas perguntas-chave, como: o que, onde, quem, porque, como e quanto?

Outra técnica muito eficaz para definir os níveis de prioridade dos problemas é a Matriz GUT. Ela permite categorizar níveis de prioridade de problemas para saber com qual lidar primeiro.

Documente todas as atividades

Todas as atividades devem estar representadas no fluxo, desde contratações até mudanças na estrutura da equipe, por exemplo. Dessa maneira, processos novos ou já existentes tornam-se mais ágeis.

Definir papéis e saber quem é responsável por qual etapa deve ser documentado, assim haverá menos chance de falha no processo.

Organize os próximos passos

Determine quando começa e quando termina o processo. Defina objetivos claros, mantendo os subprocessos simples; inclua todos os detalhes necessários.

Mantenha seu mapa padronizado, evitando diferentes interpretações; estabeleça limites para que sejam incluídas apenas as informações necessárias.

Conheça os símbolos do fluxograma

Os símbolos usados no mapeamento de processos fazem parte da Linguagem de Modelagem Unificada (UML). Eles representam as principais etapas do processo: entradas e saídas, pontos de decisão e participantes. Veja o que representa cada símbolo:

• Ovais – indicam o início ou a interrupção do processo;

• Retângulo – é uma etapa do processo, uma tarefa ou atividade que precisa ser realizada;

• Setas – mostram a direção do fluxo, conectam as etapas;

• Losango – indica o ponto de decisão, geralmente com opções de sim ou não;

• Paralelogramo – são dados que representam a entrada ou saída de uma etapa do processo.

Faça acompanhamento

É necessário atualizar o fluxo de trabalho sempre que melhorias sejam feitas, por isso é importante o acompanhamento constante. Sempre revise o fluxograma em conjunto com a sua equipe para que todos estejam de acordo. O feedback dos envolvidos no processo é essencial.

Menos prejuízo, mais agilidade

O mapeamento de processos é importante para empresas de qualquer porte. É uma maneira de otimizar todas as etapas que o seu produto ou serviço passa até chegar no cliente final.

Escolher o tipo ideal para a sua empresa é um desafio, mas também uma garantia de sucesso. Existem algumas ferramentas de melhoria contínua que podem tornar sua gestão de processos mais estratégica, ajudando a sua empresa a se destacar no mercado.

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