O sucesso de uma empresa depende, em grande parte, do engajamento e produtividade de seus colaboradores. Para isso, é necessário que sintam que podem contar com uma gestão organizada, capaz de definir prioridades, tarefas simples para quem usa a Matriz de Eisenhower.
Por meio dela, é possível definir prioridades e organizar todas as tarefas da empresa, otimizando os processos, gerindo melhor o tempo e não sobrecarregando nenhum dos membros da equipe. Neste conteúdo, vamos falar mais a fundo sobre o que é a Matriz de Eisenhower, quais os seus benefícios e como funciona na prática. Acompanhe!
O que é Matriz de Eisenhower?
A Matriz de Eisenhower é um método criado durante a 2ª Guerra Mundial, pelo então general do exército americano e ex-presidente dos Estados Unidos Dwight Eisenhower. Por ser encarregado de muitas tarefas, criou essa metodologia para conseguir administrá-las de forma mais eficaz e intuitiva. O método foi difundido pelo livro “Os sete hábitos das pessoas altamente eficazes’’, de Stephen Covey.
O cerne da Matriz de Eisenhower é estabelecer a prioridade das tarefas que devem ser realizadas, dividindo-as entre aquelas que são realmente importantes e as secundárias.
Para isso, as tarefas são categorizadas de acordo com seu nível de urgência e importância, dando prioridade e evitando que a equipe perca tempo com atividades que não são nem urgentes e nem importantes.
Essa distinção é representada por meio de um plano cartesiano composto de quatro quadrantes, sendo eles:
- tarefas importantes e urgentes, que merecem o grau máximo de atenção por parte da equipe;
- tarefas importantes e não urgentes, que geralmente contam com um prazo maior;
- tarefas não importantes e urgentes;
- tarefas não urgentes, que dificilmente agregarão às metas e resultados da empresa.
Desse modo, é possível administrar melhor os esforços demandados de cada um dos colaboradores da empresa, já que esses saberão quais tarefas necessitam de atenção imediata.
Esse método é crucial para qualquer tipo de empresa, já que a sobrecarga de colaboradores, que mais tarde pode levá-los ao burnout, sintomas de depressão e ansiedade, é um dos muitos fatores que causa a baixa produtividade.
Ao gerir suas tarefas e as da sua equipe de maneira mais eficiente e humana, é possível observar melhores resultados quase imediatamente, já que os colaboradores se sentirão motivados a dar seu melhor naquilo que desempenham.
Como a Matriz de Eisenhower funciona?
A Matriz de Eisenhower é representada por meio de um plano cartesiano, formando os quatro quadrantes que delimitam os diferentes níveis de prioridade das tarefas a serem desempenhadas dentro da empresa.
Isso pode ser feito de forma manual, ou através de ferramentas mais tecnológicas, dependendo muito do que mais funciona para o seu tipo de empresa, tamanho da equipe de colaboradores e fluxo da demanda.
A linha vertical representa a importância das tarefas, enquanto que a linha horizontal determina o seu nível de urgência. A partir daí, é possível dividir as tarefas dentro desses quatro quadrantes, da seguinte forma:
Quadrante 1 – importante e urgente
São aquelas que não podem deixar de ser cumpridas e têm um prazo curto de finalização. Toda a atenção deve ser voltada para elas, pois são cruciais para o bom andamento da empresa, por isso estão à frente de outras tarefas que podem ser também importantes, mas não tão urgentes.
Quadrante 2 – importante e não urgente
São as tarefas também importantes, mas que têm um prazo maior para finalização ou que ainda não têm um prazo fixo. Devem ser levadas em consideração, mas só após a finalização das tarefas do primeiro quadrante.
São, em suma, as tarefas de longo e médio prazo, que geralmente demandam mais planejamento e criatividade para serem cumpridas.
Quadrante 3 – não importante e urgente
Aqui, devem ser assinaladas as tarefas que têm certo caráter de urgência, mas que não são tão importantes para a empresa naquele momento. Podem ser adicionadas todas as tarefas que são importantes, mas podem ser delegadas.
Quadrante 4 – não importante e não urgente
Por último, essas são as tarefas que não tem nem importância nem urgência e não agregam nenhum valor à empresa, o que significa que muitas vezes não vale a pena realizá-las. Essa definição ajuda a tirar o foco de tarefas que parecem importantes, mas não influenciam em nada no andamento da empresa como um todo.
Boas práticas para priorizar atividades com a Matriz de Eisenhower
Existem algumas dicas de como tornar esse processo de categorização de tarefas por nível de prioridade mais fácil no dia a dia.
Abuse das cores
Categorizar as tarefas por cores ajuda a visualizar de forma mais fácil quais são os itens que merecem atenção imediata. Dessa forma, fica mais fácil organizá-los de acordo com seu nível de importância e urgência.
Esse é um bom sistema a ser usado:
· verde = prioridade máxima;
· amarelo = prioridade secundária;
· azul = prioridade terciária;
· vermelho = não é prioridade.
As tarefas marcadas com cor verde são aquelas que pertencem ao primeiro quadrante, as de cor amarela pertencem ao segundo quadrante, as de cor azul ao terceiro e as de cor vermelha ao quarto quadrante. Essa é uma maneira mais simples de formar a Matriz de Eisenhower.
Máximo de 10 tarefas por grupo
É importante definir no máximo 10 tarefas para cada quadrante. Definir um número razoável de atividades para começar a utilizar o método é crucial para mantê-lo organizado e possível de conciliar, sem perda de tempo. Dessa forma, é também possível estabelecer quais as tarefas que realmente necessitam de atenção imediata.
Separe profissional e pessoal
Ter uma matriz para tarefas profissionais e outra para tarefas pessoais ajuda a manter esses dois âmbitos separados, já que são partes diferentes da sua vida. Isso ajuda a organizar melhor as tarefas e garantir que nem o trabalho nem sua vida pessoal serão negligenciados no processo.
Não deixe de eliminar
Eliminar os itens que não necessitam da sua atenção ajuda a organizar ainda mais o seu tempo e esforço. Ao fazer isso, é possível focar naquilo que realmente importa e estabelecer prioridades de maneira mais eficaz.
Trabalhe de forma mais inteligente
É comum gastar a maior parte do tempo de trabalho com questões relacionadas à organização. Por esse motivo, métodos que ajudam a reduzir o tempo gasto com determinadas atividades e acelerar processos são sempre bem-vindos.
A Matriz de Eisenhower é uma alternativa simples e eficaz de manter a organização da sua empresa e impedir a sobrecarga de tarefas, garantindo um maior nível de satisfação e proatividade entre todos os colaboradores.
Tudo isso fica ainda melhor atrelado ao uso de um bom sistema integrado de gestão, como o da Omie, já que é possível automatizar muitos processos e contar com a facilidade de uma plataforma 100% online, segura e eficiente.
