Gerenciar um negócio pode ser bem complexo, por isso, o método GTD é uma excelente alternativa para te ajudar. Afinal, é fácil ficar e sentir sobrecarregado com tantas tarefas e processos.
A metodologia GTD é uma forma de gerenciar e organizar as demandas, de forma clara e sistemática, que pode ser aplicada para melhorar a rotina empresarial, aumentando a eficiência e a produtividade. Continue a leitura e saiba como utilizar esse método de organização na sua empresa.
Método GTD: o que é?
O GTD, sigla para Getting Things Done, é um método de produtividade e gestão de tempo que tem como objetivo ajudar as pessoas a gerenciar tarefas e projetos de forma mais eficiente e organizada.
A metodologia foi criada por David Allen, um consultor de produtividade americano. Na época, ele percebeu que muitas pessoas tinham certa dificuldade para organizar suas tarefas de forma adequada. Com isso, decidiu criar um método que pudesse ajudá-las. Ele começou a aplicar o método de organização com seus clientes e, com o tempo, o GTD se tornou uma das aliadas mais populares para ajudar no gerenciamento de demandas empresariais.
O GTD, na prática, te ajuda a organizar as tarefas para que você consiga entregá-las em menos tempo, mantendo a qualidade nas entregas, diminuindo a ansiedade e o estresse por conta dos prazos. Para isso acontecer, o GTD se baseia em cinco etapas principais:
- capturar;
- esclarecer;
- organizar;
- refletir;
- engajar.
Sendo que cada uma delas é fundamental para que o sistema funcione corretamente e ofereça as vantagens para o dia a dia.
Benefícios de utilizar o método Get Things Done
A metodologia Get Things Done pode trazer uma série de benefícios para quem a utiliza, tanto em termos de produtividade quanto de organização, seja na vida pessoal ou profissional. A seguir, destacamos alguns deles:
- Aumento da produtividade: uma dos principais benefícios do GTD é que ele ajuda a aumentar significativamente a produtividade no dia a dia. Isso porque, ao definir claramente as tarefas que precisam ser realizadas e organizar as listas de acordo com as prioridades, é possível maximizar o tempo e garantir que todas as demandas importantes sejam realizadas de forma eficiente e dentro do prazo.
- Maior foco e concentração: ao definir as tarefas que precisam ser realizadas e organizá-las por prioridade, você consegue ter mais foco e concentração. Afinal, não vai precisar interromper o que está fazendo para se dedicar a outra demanda.
- Melhora organização: o GTD ajuda a organizar melhor as atividades do dia a dia, o que pode ser especialmente útil para pessoas que têm muitos compromissos e responsabilidades. Quando você define de forma clara o que precisa e quando precisa fazer, consegue ter uma visão mais detalhada e organizada das tarefas que precisam ser realizadas no dia, trazendo mais produtividade para a gestão.
- Aumento da eficiência: ao manter as atividades e tarefas do dia organizadas, é possível aumentar a eficiência na realização de cada uma delas. Isso pode ser bem significativo para quem lida com muitas demandas ao mesmo tempo e precisa garantir que todas elas sejam realizadas com qualidade, seguindo o lead time, por exemplo.
- Melhora o desempenho do trabalho: com tudo bem organizado e mais clareza do que precisa ser realizado, a tendência é que você consiga melhorar a maneira como executa as tarefas, otimizando o desempenho e qualidade no trabalho. Dessa forma, garante que tudo seja realizado com mais atenção e cuidado aos detalhes.
- Mantém o controle e reduz o estresse: sim! A metodologia GTD também pode ajudar a reduzir o estresse da rotina, uma vez que te permite organizar melhor e ter mais clareza sobre as tarefas. Ao se sentir mais organizado, é possível ter uma sensação maior controle de sobre as atividades, o que pode ajudar a reduzir a sensação de sobrecarga e estresse.
Como você viu, o uso do GTD pode trazer uma série de vantagens para quem precisa gerenciar muitas tarefas ou projetos de uma só vez! Mas, para garantir todas elas, é essencial utilizar todos os passos do método.
Quais são os 5 passos do método GTD?
Como citamos no início deste conteúdo, o GTD conta com cinco etapas para funcionar. Cada um dos passos é importante para garantir que você gerencie melhor as atividades, certificando que nada seja deixado de lado e que tudo possa ser realizado de forma eficiente. Abaixo, separamos quais são eles e o que você precisa fazer. Confira!
Capturar
O primeiro passo do GTD é a captura. Ele consiste em anotar todas as tarefas ou projetos que precisam ser executadas em um lugar, para que nada seja esquecido. Você deve coletar todas as informações e tarefas que estão pendentes. Isso inclui as atividades do trabalho, compromissos, lembretes, e-mails, entre outros.
O objetivo é ter um lugar centralizado para armazenar todas essas informações, de forma que nada seja perdido. Essas informações podem ser anotadas em um caderno, em um aplicativo de notas ou em uma planilha, por exemplo. O importante é que elas estejam em um lugar onde possam ser facilmente acessadas e organizadas posteriormente.
Esclarecer
O segundo passo é esclarecer. Agora, é importante avaliar cada tarefa anotada durante o passo anterior e definir qual é a próxima ação a ser tomada. Por exemplo, se a tarefa anotada foi “Escrever relatório de vendas”, a próxima ação seria “Coletar dados de vendas do último trimestre”.
Nesse ponto, existem quatro opções principais que podem ser seguidas: fazer, delegar, adiar ou descartar. Ao determinar cada item, é importante definir uma ação clara e específica que precisa ser realizada para concluir a demanda. Se você tiver dúvidas, se deve ou não seguir com a tarefa, recorra ao modelo de organograma da sua empresa. Ali você encontra os cargos e responsabilidades de cada colaborador.
Lembre-se que é importante que a orientação seja definida de forma objetiva, para que possa ser facilmente realizada.
Organizar
O terceiro passo para realizar corretamente a metodologia GTD é a organização. Um dos principais, que demandam de muita atenção. Nele você deve organizar as tarefas acordo com a prioridade e contexto das mesmas.
Para isso, vale criar listas específicas para cada atividade, como a organização de arquivos e documentos, a definição de prazos e prioridades, entre outros. É importante ter uma visão clara e simples de todas as tarefas e projetos que precisam ser executadas, de forma que seja possível gerenciá-los de forma eficiente.
Refletir
Essa é o passo da reflexão. Aqui, é importante revisar regularmente as listas e avaliar se alguma ação precisa ser tomada imediatamente, se alguma tarefa deve ser delegada para outra pessoa ou se uma tarefa pode ser descartada.
Por isso, é importante manter as listas de tarefas e deveres de cada colaborador sempre atualizadas e revisá-las com frequência para certificar que tudo seja realizado conforme o esperado.
Engajar
Por fim, é o momento de engajar. Este é um passo muito ligado à liderança e gestão de pessoas, já que promove as ações necessárias para manter os times engajados, contribuindo para que aumentem a produtividade no dia a dia.
É fundamental que as equipes se sintam motivadas em sua rotina de trabalho, dedicando tempo de qualidade, com foco e concentração para entregar as demandas definidas nos outros passos.
Como a tecnologia podem melhorar a gestão da sua empresa?
Garantir a produtividade e organização todos os dias na empresa, pode não ser tão complicado quanto parece. O GTD é prova disso. A metodologia de gestão de tempo e tarefas ajuda você a organizar tudo o que precisa ser feito por prioridades.
Assim, você garante que tudo seja realizado de forma eficiente, com qualidade e no prazo estabelecido.
Para evitar alguns erros comuns de produtividade que podem afetar os resultados da empresa, é essencial contar com o apoio da tecnologia. Sistemas de gestão podem tornar a produtividade algo natural e simples. Além disso, o uso de ferramentas inovadoras, torna a sua empresa mais competitiva no mercado!
