O que é lead time? Saiba qual é a sua importância

Uma das coisas fundamentais para garantir a satisfação dos clientes é entender o lead time e a sua importância para as empresas. 

Ele está diretamente ligado ao tempo e à produtividade, junto a fatores de globalização e aceleração, aspectos muito presentes nas empresas atualmente. 

Além disso, realizar entregas dentro ou antes do prazo estabelecido se tornou um indicador de qualidade e um fator competitivo valioso para o mercado. 

Nesse contexto, o lead time do cliente se torna uma estratégia de crescimento do negócio e deve ser considerado. Neste conteúdo, você entenderá mais sobre o assunto. 

O que é lead time?

O lead time é como a empresa responde ao tempo que leva para produzir algo. Imagine que um cliente pediu um produto. O lead time é o tempo desde que o cliente fez o pedido até que ele receba o que pediu. 

Isso inclui:

• a resposta da empresa ao pedido;
• o tempo de fazer o produto (se necessário);
• o tempo de transporte;
• o momento em que o cliente recebe o que comprou. 

É como se fosse um cronômetro para saber quanto tempo leva para o pedido se tornar realidade. Esse fator de logística de produção compreende processos do início ao fim:

A métrica indica:

• tempo gasto no preparo (takt time) + entrega + recebimento pelo cliente final. 

Lead time na prática

No iFood, por exemplo, o tempo de espera do cliente pode variar de acordo com o preparo do alimento e a entrega, mas é possível acompanhar o exato momento que o restaurante recebeu o pedido e o período estimado para a entrega. 

Esse tempo que estamos acostumados a acompanhar no iFood define bem o que seria o lead time na prática.

Quando um pedido atrasa por algum motivo, o restaurante não responde ou não cumpre o tempo prometido, e nossa primeira reação é a frustração. 

A depender da situação, não compramos mais naquele estabelecimento. O mesmo vale para a gestão de logística no e-commerce, afinal, isso define a insatisfação do cliente e a sua primeira experiência com a marca.

Um empreendedor atento faz o cálculo de todo esse processo e o usa a seu favor. Um prazo eficiente é capaz de respeitar o desejo do cliente e potencializar a qualidade da empresa nas redes, sites de e-commerce e nas avaliações de aplicativos.

Contudo, para gerenciar um lead time, é necessário gerenciar outros setores que norteiam e constroem a eficiência da empresa. É o caso de ter, por exemplo, uma  roteirização de logística em conjunto. 

4 tipos de lead time: 

Existem quatro tipos de lead time que podem ser aplicados em diferentes etapas, negócios e tipos de serviço. Confira:

1. Lead time do material: o tempo referente à realização do pedido de compra dos insumos necessários com os fornecedores para a fabricação e preparo do produto;
2. Lead time de produção: o tempo de fabricação do produto até seu despacho;
3. Lead time acumulativo: tempo de preparo do início ao fim;
4. Lead time do cliente (perspectiva de quem compra): tempo entre confirmação (recebimento do pedido) até a entrega ao consumidor.

A importância de medir o lead time

Em junho de 2022, a empresa Amazon afirmou que pretende realizar as entregas por meio de drones. 

O experimento já vem acontecendo em uma das cidades do Estado da Califórnia, mas, apesar de inusitado, não é uma novidade no mundo do e-commerce, pois o método já vem sendo utilizado na China e já foi usado pela rede Walmart.

Na prática, após efetuar o pedido, o cliente deve receber sua compra em torno de uma hora. 

É um período de tempo relativamente curto quando comparado com o processo de entrega tradicional que conhecemos, cuja execução é feita por meio de transportadoras ou via correios. 

A facilidade e a rapidez podem contar a favor da Amazon em relação às concorrentes e facilitar ainda mais o consumo via internet, estimulando o cliente a comprar mais, uma vez que ele receberá sua mercadoria no mesmo dia da compra.

Nesse exemplo fica claro que o motivo pelo qual as empresas precisam medir o lead time da sua produção está diretamente relacionado ao cenário competitivo do mundo de hoje. 

A lógica é simples: quanto mais gestão de tempo você tiver para produzir e realizar uma entrega rápida de um produto de qualidade, mais clientes consumirão do seu negócio.

Quais as vantagens? 

Existem diversas vantagens que surgem ao prestar mais atenção nessa métrica. A satisfação do cliente é a mais evidente, porém, considere outras, como:

• Sistematização de processos: produção organizada e seguindo um método que permite calcular precisamente o tempo realizado em cada atividade de preparo;
• Maior produtividade: um tempo otimizado permite focar em uma produção eficiente e evitar confusões, perdas e improdutividade;
• Qualidade na produção: ter, em média, o tempo esperado de produção ajuda a investir na qualidade do preparo, portanto, estudar o lead time proporciona o equilíbrio entre preparo de qualidade e eficiência;
• Evitar erros e prejuízos: uma vez que você já sabe quais são os passos que precisa seguir, é bastante provável que você enfrente erros e prejuízos com menor frequência;
• Satisfação do cliente: o cliente que recebe seu pedido dentro do prazo, ou até antecipadamente, fica feliz e entende que a empresa cumpre o serviço com responsabilidade e eficiência.

Assim como no exemplo que demos das entregas por drones da Amazon, fazer uma entrega rápida, algo que antes julgávamos inalcançável ou impensável, só é possível quando a empresa introduz no cálculo do lead time a gestão de estoque. Ter o produto para pronta entrega faz toda a diferença. 

Como calcular o lead time em 4 passos 

Para calcular o lead time da sua empresa basta seguir os quatro passos abaixo:

1. Reúna os dados necessários: o primeiro passo é ter em mãos as informações sobre todo o processo logístico. Anote o tempo médio de processamento dos materiais, caso necessário, registre o tempo que o setor logístico leva para entregar o produto e consiga detalhes do prazo de produção de todos os pedidos;
2. Identifique o produto de maior tempo de produção: em seguida, determine qual produto tem o maior tempo de produção em comparação com os outros;
3. Foque na produção de maior tempo: nesse momento, você deve concentrar sua análise na produção que requer mais tempo de separação, execução, despacho e entrega;
4. Calcule o takt time: para isso, defina o número de dias, horas ou semanas necessários para finalizar o produto. Em seguida, avalie o tempo de processo total (processamento + logística + prazo de produção). Por fim, divida o tempo de processo pela demanda total para chegar ao takt time, o tempo específico de fabricação do material.

Por exemplo, a rede de fast food McDonald’s leva em torno de 60 minutos para entregar o produto final ao cliente. 

Levando em conta que o período necessário para preparar a carne é de 20 minutos, e o tempo destinado à separação dos demais ingredientes, montagem e embalagem é de 30 minutos, o resultado é um takt time de 50 minutos. 

Adicionando também os 10 minutos para entrega ao consumidor, chegamos a um total de 60 minutos. 

Nesse contexto, o período total é conhecido como lead time da empresa:

• Preparo da carne: 20 minutos;
• Separação dos ingredientes e montagem: 30 minutos;
• Takt time: 50 minutos (10 minutos de entrega ao consumidor inclusos);
• Lead time: 60 minutos.

Afinal, como reduzir o lead time?

Para ajudar a reduzir o lead time, algumas medidas podem ser tomadas, como:

• Manter a matéria-prima por perto e pronta para uso;
• Separar os ingredientes antes de o cliente efetuar um pedido;
• Ter uma média do lead time de cada pedido;
• Investir em melhorias de processo; 
• Ter uma boa parceria em logística (com boas rotas).
• Contar com ferramentas tecnológicas de gestão em todo o processo.

É importante ter em mente que, se um ou mais clientes estão reclamando da demora, o ideal é encontrar um meio de solucionar esse problema.

No caso do e-commerce, o atraso pode resultar no extravio da compra e seu consequente não recebimento. 

Já no âmbito do delivery, a comida que chega fria e totalmente fora do prazo frustra e irrita o consumidor, resultando em uma avaliação negativa e no estigma de uma empresa irresponsável e improdutiva.

Uma boa gestão faz toda diferença na hora de estruturar um lead time para toda equipe, o que pode ser atingido com sistemas que proporcionam eficiência, integração entre setores e otimizações realmente sentidas.

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