Guardar documentos e informações em arquivo físico tem alto custo e pouca praticidade. Para simplificar esse processo, já existem serviços de armazenamento em nuvem que não necessitam de espaço e reduzem as despesas de manutenção do arquivo físico.
Localizar uma nota fiscal ou um documento importante fica mais simples e rápido em um software. Buscar papéis em prateleiras ou caixas empilhadas é uma realidade do passado – atualmente, basta um click. Esse ganho de tempo facilita a tomada de decisões pelos gestores, visando melhor desempenho da equipe de colaboradores.
Segundo dados do Relatório de Segurança na Nuvem 2021, da Fortinet, as principais vantagens desse serviço são: escalabilidade, integração de serviços e continuidade dos negócios. Leia os próximos tópicos para entender o que é o armazenamento em nuvem, como funciona e as vantagens.
O que é armazenamento em nuvem?
O armazenamento em nuvem é também conhecido como cloud computing, uma tecnologia que usa a internet para disponibilizar acesso a arquivos e documentos de qualquer lugar e a qualquer momento.
Um exemplo simples é o Google Fotos, no qual qualquer pessoa com login e senha salva suas fotos e pode acessá-las sempre que quiser, como se fosse um pen-drive virtual. No caso de empresas, as ferramentas de armazenamento em nuvem são mais sofisticadas.
Incluem inserir todos os dados e documentos contábeis e outros importantes de um negócio, com integração com os sistemas já utilizados, emissão de relatórios e outras funções que podem ser personalizadas.
É uma ferramenta que cada empresa só paga conforme o plano adquirido, ou seja, quem precisa de mais serviços e maior capacidade de armazenamento deve contratar um plano alto, quem precisa de menos, um menor. Independente do volume de dados, segue sendo uma opção mais vantajosa e rentável.
Como a tecnologia do armazenamento em nuvem funciona?
É um serviço realizado por meio de provedores com grande capacidade de armazenamento, conhecidos como datacenters, com uso de criptografia e outras ferramentas para garantir a segurança dos dados armazenados.
Esses dados ficam disponíveis para serem acessados pela internet por aparelhos eletrônicos, seja celular, tablet, notebook e outros. Existem tecnologias pagas e gratuitas, mas, normalmente, a capacidade das versões pagas é bem limitada comparadas às necessidades de uma empresa, sendo mais indicada para uso pessoal.
Nas versões pagas, é possível encontrar várias opções no mercado. O mais importante é escolher a versão que reúne as funções que sua empresa precisa e que te ofereça segurança de dados e suporte rápido para atender qualquer imprevisto.
As vantagens do armazenamento em nuvem
Existem muitas vantagens de usar o armazenamento em nuvem, sendo as principais a personalização para as demandas empresariais, agilidade de tarefas, segurança e economia de recursos.
Você não vai ter que se preocupar por ter perdido documentos e não conseguir localizá-los; terá o backup garantido pelo contrato com o sistema contratado. Confira outras vantagens para sua empresa:
Capacidade de armazenamento sob demanda
Um grande benefício é pagar somente pelo que usar, não precisa trocar todo o maquinário de informática. Pode ser usado nos aparelhos que já possui na empresa, adicionando ou diminuindo a capacidade de armazenamento conforme sua demanda. Ainda, pode-se alterar funções e pagar só pelo que realmente precisar.
As informações que forem menos acessadas podem ser arquivadas a um custo menor. As despesas com infraestrutura e manutenção são reduzidas, pois já estão incluídas no plano contratado.
Agilidade nas operações da empresa
As operações da empresa ficam muito mais rápidas com o armazenamento em nuvem, tendo acesso imediato a documentos e informações. Além disso, é possível gerar relatórios e fazer análises de resultados via sistema.
É possível eliminar tarefas rotineiras e repetitivas e ganhar mais tempo para se dedicar às operações estratégicas, alcançando melhores resultados.
Implantação e administração rápida dos recursos
A implantação e manuseio dos serviços em nuvem é muito mais eficiente para a gestão da empresa. A empresa fornecedora do serviço disponibiliza rapidamente as funções, armazenamento e suporte para uso imediato. A instalação é simples.
Assim a equipe interna de tecnologia da empresa pode se ocupar de outras demandas e deixar o operacional do armazenamento em nuvem com o fornecedor contratado.
Gestão de dados de forma eficiente
A gestão de dados fica mais assertiva e segura, podendo, inclusive, restringir o acesso de informações confidenciais somente a um grupo de gerentes, por exemplo.
Pode também criar grupos com diferentes perfis de acesso dividido por matriz e filiais, ou até por departamentos. Faz-se o controle de uso do armazenamento para verificar usos indevidos e tomar as medidas cabíveis para manter a segurança das informações.
Escalabilidade praticamente ilimitada
É praticamente ilimitada a possibilidade de expansão do uso do provedor de serviços, o que é chamado de escalabilidade. Ou seja, quanto mais sua empresa crescer, maior pode ser a ampliação de serviços e armazenamento, removendo restrições caso o arquivo estivesse em um HD ou hardware.
Correção de erros com agilidade
A verificação e correção de erros é feita com agilidade nos serviços de armazenamento em nuvem. É possível emitir relatórios e corrigir rapidamente. Erros técnicos são acompanhados de um suporte rápido para atualizar o sistema e evitar maiores consequências.
Qual é o melhor sistema de armazenamento em nuvem?
Com tantos benefícios, você já deve ter pesquisado quais as opções de sistemas disponíveis na internet. Existem ferramentas gratuitas como Google Drive, Dropbox e Icloud (exclusivo para iPhones). Ao ultrapassar a capacidade de armazenamento e precisar de mais espaço, é necessário pagar um pacote de dados maior.
Também existem diferentes opções de armazenamento, sendo por arquivos, objetos ou em blocos. Por arquivos é usado entre aplicações de softwares, com arquivamento de dados no formato específico. Um exemplo são as NFes eletrônicas que vem no formato XML.
Na opção de objetos, o arquivo é armazenado conforme é inserido no sistema, seja em formato vídeo, fotografias, áudio, textos e outros. Quando o armazenamento é por blocos, são informações separadas por banco de dados ou sistema de ERP. Um exemplo de organização são dados da área financeira em um bloco e de recursos humanos em outro.
Para te ajudar nessa escolha, confira alguns critérios que precisam ser considerados para adotar a melhor opção:
Durabilidade
Os dados arquivados em nuvem apresentam mais durabilidade, pois estão protegidos de perdas, incêndios, extravios e acidentes. Ainda podem ser acessados sempre por várias gerações.
É uma funcionalidade muito importante para documentos contábeis e fiscais, evitando problemas com a fiscalização. Permite, por exemplo, armazenar o XML da nota fiscal com segurança.
Disponibilidade
As informações e documentos ficam mais acessíveis, com a disponibilidade de acesso de qualquer lugar e sempre que quiser. Basta ter um aparelho conectado a internet e acessar a ferramenta escolhida, quando precisar.
Segurança
É muito mais seguro armazenar dados em nuvem do que ter arquivos físicos que podem ser roubados, extraviados e sofrerem ação degradante de alagamentos e incêndios. Existe o backup dos dados para manter a integridade das versões virtuais, além das cópias e do acesso remoto.
Uma questão que pode surgir, porém, caso você opte pela escolha digital, é quando a mudança de um banco de dados para outro. Fazer a migração de dados com segurança é possível e comum, basta apenas contar com empresas confiáveis e que ofereçam o suporte necessário. Por meio de login e senha, somente pessoas autorizadas podem obter os dados.
Migre seus dados para o armazenamento em nuvem
Para ter acesso a todos os benefícios desses serviços, migre seus dados para um software de armazenamento em nuvem. Existem opções, inclusive, para e-commerce conhecidos como cross docking.
Esse serviço é focado em gerir a logística e operação de uma loja virtual, de modo a otimizar o tempo e melhorar a qualidade de entrega dos clientes. Fale com um de nossos consultores para saber mais como o sistema ERP da Omie pode oferecer essa função e muitas outras para alavancar seus negócios!
