A gestão de processos é fundamental para aumentar a produtividade das empresas e ter eficácia no uso dos recursos. No entanto, é algo complexo de ser executado, demandando o uso de modelagens, como o BPMN. Afinal, o que significa BPMN?
Quer entender o que essa sigla significa e as vantagens de utilizar esse modelo para organizar os processos no dia a dia do seu negócio? Acompanhe este artigo e descubra ainda como aplicar o BPMN na sua empresa.
O que é BPMN e qual sua finalidade?
BPMN é a sigla para Business Process Model and Notation, sendo uma notação gráfica cuja finalidade é mapear os processos dentro da organização. Trata-se de um diagrama padrão para modelar os processos de negócios.
A notação pode ser utilizada mundialmente, sendo composta por ícones que representam cada etapa do processo. Assim, é uma linguagem que pode ser aplicada a diferentes fluxos de processos com níveis de detalhamento variados.
Em resumo, com o BPMN, você passa a contar com uma padronização de processos comum a todas as empresas, cujo objetivo é facilitar o gerenciamento das atividades do negócio.
Como ele surgiu?
O BPMN foi criado no ano 2000 pela Business Process Management Initiative (BPMI), uma organização que depois se fundiu à Object Management Group (OMG), entidade que mantém a notação.
Como funciona o BPMN?
Como foi dito, a BPMN é uma notação padrão utilizada na gestão de processos. É uma representação gráfica que auxilia a entender os fluxos de produção de forma simples. Confira a seguir os elementos e símbolos dessa modelagem.
Elementos do BPMN
O BPMN é composto pelos seguintes grupos de elementos:
- Objetos de fluxo;
- Objetos de conexão;
- Raias de piscina (swinlanes);
- Artefatos.
Notações e Símbolos
Cada grupo de elementos do BPMN é formado por símbolos. Acompanhe uma explicação simplificada sobre o papel de cada um deles dentro da modelagem:
Objetos de fluxo
Estão divididos em atividades, eventos e decisores:
- atividades (divididas em subprocessos e tarefas), são trabalhos (manuais ou automatizados) que precisam ser executados no fluxo. São representadas por retângulos;
- eventos (podem ser de início, intermediário e de fim), sendo situações que têm uma causa e impacto no fluxo. São representados por círculos;
- decisores ou gateways (são pontos que separam e juntam o fluxo), apontando um momento em que o fluxo precisa ser controlado São representados por losangos.
Objetos de conexão
Eles indicam a sequência do processo, fazendo a ligação de um fluxo ao outro. Podem ser classificados em:
- fluxo normal (seta contínua);
- fluxo condicional (seta com um círculo ou losango no início);
- fluxo padrão (eta com corte no início).
Raias de piscina
São símbolos que lembram uma piscina dividida por raias. Assim, temos:
- piscina (representa a organização em si);
- raias (representam as subdivisões das atividades em um departamento).
Artefatos
Servem para incluir informações adicionais a um processo em execução. Os tipos mais comuns são:
- grupos: servem para agrupar um conjunto de elementos, sendo utilizado para documentação ou análise. São representados por um retângulo pontilhado;
- anotações: informações complementares a respeito de uma atividade. São representadas por uma linha pontilhada diagonal, seguida por um colchete na ponta superior.
Por que o BPMN é importante?
Mostramos o que é notação BPMN, seus principais elementos e símbolos e agora você vai entender a importância da modelagem para os trabalhos de uma empresa.
Sabemos como a representação visual auxilia no entendimento e na organização de processos ou ideias, como no caso do design thinking, certo?
Então, quando se fala em BPMN, temos um diagrama que permite a esquematização de um fluxo de processos e a comunicação visual entre todos os envolvidos. Assim, a notação possibilita a eficiência operacional do seu negócio.
Com ela, todas as etapas dos processos são transparentes, o que permite a otimização dos recursos, alinhamento da equipe, aumento da produtividade e, consequentemente, melhora dos resultados do negócio.
Pensando ainda no cenário da globalização, o BPMN se torna indispensável, pois ele é composto de símbolos universais, ou seja, que podem ser compreendidos por profissionais de qualquer nacionalidade.
Confira abaixo as principais vantagens de utilizar o BPMN:
- automação de processos, reduzindo o trabalho manual;
- linguagem universal;
- entendimento, de forma simples, de processos complexos, com as regras e responsabilidades das atividades e tarefas de cada um;
- comunicação facilitada entre gestores, stakeholders, analistas, técnicos, desenvolvedores e demais colaboradores;
- ordenamento dos processos;
- versatilidade, pois a modelagem é válida para diversos tipos de processos;
- redução de retrabalho e falhas, pois os processos são padronizados, trazendo diminuição de despesas para a empresa;
- facilidade na interpretação de dados;
- possibilidade de utilizar métricas para acompanhar os resultados.
Como aplicar BPMN?
Depois de entender as vantagens dessa notação, é importante saber como usar o BPMN com exemplos. Acompanhe.
- Escolha um modelo de BPMN, que pode ser personalizado segundo o fluxo de processos e atividades da sua empresa;
- Defina o objetivo e para que serve o processo. Por exemplo: você pode utilizar a modelagem para organizar os processos de envio e entrega de produtos do seu e-commerce;
- Estipule pontos do seu diagrama, como início e fim do processo, o que o processo inclui ou não inclui;
- Adicione as atividades, definindo um evento inicial, todas as tarefas e atividades. No caso do e-commerce, o evento inicial pode ser a confirmação do pedido do cliente;
- Projete as swinlanes, estabelecendo as tarefas e atividades de cada departamento ou de cada colaborador. No exemplo do e-commerce, você pode determinar quem fará a separação do pedido do cliente após a confirmação do pagamento;
- Utilize conectores para indicar como as atividades do processo se relacionam;
- Divulgue o diagrama entre a equipe;
- Monitore os processos com frequência, com o acompanhamento de métricas. Peça feedbacks ao seu time e identifique gargalos;
- Atualize seu diagrama sempre que necessário, afinal os processos podem ter novas tarefas e as equipes mudam.
Perguntas Frequentes sobre BPMN
Quer se aprofundar no assunto? Então acompanhe outras informações a respeito do BPMN com as principais perguntas sobre o tema.
Qual a diferença entre BPMN e fluxograma?
O fluxograma é uma representação visual mais simples, pois possibilita que você mapeie e organize um ou mais processos na sua empresa.
O BPMN se trata de uma modelagem composta por regras e símbolos padronizados, permitindo seu uso em processos mais complexos.
Qual a relação entre BPM e BPMN?
BPM (Business Process Management) é uma metodologia para o gerenciamento de processos em uma empresa, já o BPMN se constitui em um conjunto de regras e símbolos padronizados para representar visualmente as etapas de um processo.
Sistema de gestão para aproveitar todos os recursos do BPMN
Como foi mostrado no artigo, o BPMN é uma linguagem que possibilita a representação gráfica de diferentes etapas de um processo, facilitando o gerenciamento das atividades e comunicação com a equipe.
Para aproveitar melhor todos os recursos e vantagens da modelagem é indicado contar com um sistema de gestão que integre todos os departamentos da sua empresa. Assim, fica mais fácil pensar no escopo dos processos e utilizar o diagrama da melhor forma.
É importante que o gestor conheça o BPMN, o que é essa modelagem e, desse modo, possa fazer seu negócio crescer, otimizando a gestão de processos do negócio.
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