O que é BPMN? Entenda como funciona, como fazer e por que é importante

BPMN: o que é e como funciona? Confira uma representação visual para mapear os processos na sua empresa.
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A gestão de processos é fundamental para aumentar a produtividade das empresas e ter eficácia no uso dos recursos. No entanto, é algo complexo de ser executado, demandando o uso de modelagens, como o BPMN. Afinal, o que significa BPMN?

Quer entender o que essa sigla significa e as vantagens de utilizar esse modelo para organizar os processos no dia a dia do seu negócio? Acompanhe este artigo e descubra ainda como aplicar o BPMN na sua empresa.

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O que é BPMN e qual sua finalidade?

BPMN é a sigla para Business Process Model and Notation, sendo uma notação gráfica cuja finalidade é mapear os processos dentro da organização. Trata-se de um diagrama padrão para modelar os processos de negócios.

A notação pode ser utilizada mundialmente, sendo composta por ícones que representam cada etapa do processo. Assim, é uma linguagem que pode ser aplicada a diferentes fluxos de processos com níveis de detalhamento variados.

Em resumo, com o BPMN, você passa a contar com uma padronização de processos comum a todas as empresas, cujo objetivo é facilitar o gerenciamento das atividades do negócio.

Como ele surgiu?

O BPMN foi criado no ano 2000 pela Business Process Management Initiative (BPMI), uma organização que depois se fundiu à Object Management Group (OMG), entidade que mantém a notação.

Como funciona o BPMN?

Como foi dito, a BPMN é uma notação padrão utilizada na gestão de processos. É uma representação gráfica que auxilia a entender os fluxos de produção de forma simples. Confira a seguir os elementos e símbolos dessa modelagem.

Elementos do BPMN

O BPMN é composto pelos seguintes grupos de elementos:

  • Objetos de fluxo;
  • Objetos de conexão;
  • Raias de piscina (swinlanes);
  • Artefatos.

Notações e Símbolos

Cada grupo de elementos do BPMN é formado por símbolos. Acompanhe uma explicação simplificada sobre o papel de cada um deles dentro da modelagem:

Objetos de fluxo

Estão divididos em atividades, eventos e decisores:

  • atividades (divididas em subprocessos e tarefas), são trabalhos (manuais ou automatizados) que precisam ser executados no fluxo. São representadas por retângulos;
  • eventos (podem ser de início, intermediário e de fim), sendo situações que têm uma causa e impacto no fluxo. São representados por círculos;
  • decisores ou gateways (são pontos que separam e juntam o fluxo), apontando um momento em que o fluxo precisa ser controlado São representados por losangos.

Objetos de conexão

Eles indicam a sequência do processo, fazendo a ligação de um fluxo ao outro. Podem ser classificados em:

  • fluxo normal (seta contínua);
  • fluxo condicional (seta com um círculo ou losango no início);
  • fluxo padrão (eta com corte no início).

Raias de piscina

São símbolos que lembram uma piscina dividida por raias. Assim, temos:

  • piscina (representa a organização em si);
  • raias (representam as subdivisões das atividades em um departamento).
Artefatos

Servem para incluir informações adicionais a um processo em execução. Os tipos mais comuns são:

  • grupos: servem para agrupar um conjunto de elementos, sendo utilizado para documentação ou análise. São representados por um retângulo pontilhado;
  • anotações: informações complementares a respeito de uma atividade. São representadas por uma linha pontilhada diagonal, seguida por um colchete na ponta superior.

Por que o BPMN é importante?

Mostramos o que é notação BPMN, seus principais elementos e símbolos e agora você vai entender a importância da modelagem para os trabalhos de uma empresa.

Sabemos como a representação visual auxilia no entendimento e na organização de processos ou ideias, como no caso do design thinking, certo?

Então, quando se fala em BPMN, temos um diagrama que permite a esquematização de um fluxo de processos e a comunicação visual entre todos os envolvidos. Assim, a notação possibilita a eficiência operacional do seu negócio.

Com ela, todas as etapas dos processos são transparentes, o que permite a otimização dos recursos, alinhamento da equipe, aumento da produtividade e, consequentemente, melhora dos resultados do negócio.

Pensando ainda no cenário da globalização, o BPMN se torna indispensável, pois ele é composto de símbolos universais, ou seja, que podem ser compreendidos por profissionais de qualquer nacionalidade.

Confira abaixo as principais vantagens de utilizar o BPMN:

  • automação de processos, reduzindo o trabalho manual;
  • linguagem universal;
  • entendimento, de forma simples, de processos complexos, com as regras e responsabilidades das atividades e tarefas de cada um;
  • comunicação facilitada entre gestores, stakeholders, analistas, técnicos, desenvolvedores e demais colaboradores;
  • ordenamento dos processos;
  • versatilidade, pois a modelagem é válida para diversos tipos de processos;
  • redução de retrabalho e falhas, pois os processos são padronizados, trazendo diminuição de despesas para a empresa;
  • facilidade na interpretação de dados;
  • possibilidade de utilizar métricas para acompanhar os resultados.

Como aplicar BPMN?

Depois de entender as vantagens dessa notação, é importante saber como usar o BPMN  com exemplos. Acompanhe.

  1. Escolha um modelo de BPMN, que pode ser personalizado segundo o fluxo de processos e atividades da sua empresa;
  2. Defina o objetivo e para que serve o processo. Por exemplo: você pode utilizar a modelagem para organizar os processos de envio e entrega de produtos do seu e-commerce;
  3. Estipule pontos do seu diagrama, como início e fim do processo, o que o processo inclui ou não inclui;
  4. Adicione as atividades, definindo um evento inicial, todas as tarefas e atividades. No caso do e-commerce, o evento inicial pode ser a confirmação do pedido do cliente;
  5. Projete as swinlanes, estabelecendo as tarefas e atividades de cada departamento ou de cada colaborador. No exemplo do e-commerce, você pode determinar quem fará a separação do pedido do cliente após a confirmação do pagamento;
  6. Utilize conectores para indicar como as atividades do processo se relacionam;
  7. Divulgue o diagrama entre a equipe;
  8. Monitore os processos com frequência, com o acompanhamento de métricas. Peça feedbacks ao seu time e identifique gargalos;
  9. Atualize seu diagrama sempre que necessário, afinal os processos podem ter novas tarefas e as equipes mudam.

Perguntas Frequentes sobre BPMN

Quer se aprofundar no assunto? Então acompanhe outras informações a respeito do BPMN com as principais perguntas sobre o tema.

Qual a diferença entre BPMN e fluxograma?

O fluxograma é uma representação visual mais simples, pois possibilita que você mapeie e organize um ou mais processos na sua empresa. 

O BPMN se trata de uma modelagem composta por regras e símbolos padronizados, permitindo seu uso em processos mais complexos.

Qual a relação entre BPM e BPMN?

BPM (Business Process Management) é uma metodologia para o gerenciamento de processos em uma empresa, já o BPMN se constitui em um conjunto de regras e símbolos padronizados para representar visualmente as etapas de um processo.

Sistema de gestão para aproveitar todos os recursos do BPMN

Como foi mostrado no artigo, o BPMN é uma linguagem que possibilita a representação gráfica de diferentes etapas de um processo, facilitando o gerenciamento das atividades e comunicação com a equipe.

Para aproveitar melhor todos os recursos e vantagens da modelagem é indicado contar com um sistema de gestão que integre todos os departamentos da sua empresa. Assim, fica mais fácil pensar no escopo dos processos e utilizar o diagrama da melhor forma.

É importante que o gestor conheça o BPMN, o que é essa modelagem e, desse modo, possa fazer seu negócio crescer, otimizando a gestão de processos do negócio.

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