Um dos grandes desafios do empreendedor é manter a saúde financeira da empresa, para que ela continue operando com qualidade. Uma das formas de garantir que seu negócio possui condições de arcar com as despesas é sabendo o que é conciliação bancária.
Esse processo visa garantir que seu controle financeiro interno e o valor nas contas do banco sejam os mesmos, dando mais segurança e confiança para suas análises de dados e tomadas de decisão.
Afinal, não basta apenas abrir uma empresa, é preciso cuidar das finanças para que ela se mantenha funcionando com saldo positivo. Segundo o IBGE, 25% das companhias no Brasil são fechadas por não terem um bom planejamento financeiro.
Para que você não entre nessa estatística, neste artigo vamos explicar com mais detalhes todos os benefícios de realizar a conciliação bancária e como fazer esse processo fundamental para sua gestão empresarial. Acompanhe até o final para tornar seu negócio ainda mais eficiente e competitivo. Boa leitura!
O que é conciliação bancária?
A conciliação bancária é o ato de comparar as movimentações financeiras (entradas e saídas) das contas bancárias da sua empresa com as informações anotadas no seu controle, seja uma planilha, um ERP ou outro meio.
Via de regra, o seu registro deve estar de acordo com o saldo apresentado no extrato bancário, pois reflete as movimentações que de fato ocorreram na empresa em determinado período.
Esse controle é importante para garantir que os valores previstos foram realizados de fato, aumentando a confiança do empreendedor nos dados que analisa e trazendo mais segurança para tomar decisões que envolvam o capital da empresa.
Imagine a seguinte situação, para entender mais desse conceito: você possui uma indústria têxtil e teve as seguintes movimentações financeiras anotadas em uma semana:
- Segunda-feira: pagamento de R$ 5.000 para o fornecedor A;
- Terça-feira: recebimento de uma venda a prazo do cliente X, no valor de R$ 700;
- Quarta-feira: pagamento dos funcionários, totalizando R$ 15.000;
- Sexta-feira: recebimento de uma venda à vista de R$ 32.000.
Com cálculos rápidos e uma observação preliminar, é possível observar que a empresa está com saldo positivo. Mas, no final da semana, por exemplo, é importante comparar essas movimentações com os valores que entraram e saíram efetivamente das contas bancárias.
Esse é um modo de garantir que tudo está de acordo com o planejado, evitando que algum erro de sistema prejudique os pagamentos a serem feitos a partir da identificação de algum recebimento ausente.
Para que serve a conciliação bancária?
Como já vimos, a conciliação bancária permite um controle mais assertivo das finanças da empresa, garantindo que a instituição saiba se conseguirá ou não arcar com seus compromissos — ou seja, melhora a previsão de fluxo de caixa.
Além disso, essa prática serve para apoiar a redução da inadimplência, ao identificar rapidamente a falta de algum recebimento previsto, gerando dados que baseiam a tomada de decisão frente ao problema da falta de recebimento.
Além disso, a conciliação bancária reduz o risco de fraudes internas, pois todos os valores que entram ou saem das contas do banco são comparados com o que havia sido planejado. Assim, é muito pequena a chance de algum colaborador desviar recursos da empresa sem ser notado.
Ainda podemos citar que esse processo de conciliação bancária torna sua gestão mais eficiente, minimizando inconsistências e pequenos erros que podem passar despercebidos em gestões pouco atentas.
Para uma gestão financeira eficiente, todos os valores devem ser contabilizados, mesmo os menores como taxas de juros, anuidade de cartões ou mensalidade da conta bancária. No final de um ano, essas quantias não anotadas farão muita diferença no caixa da empresa.
Tudo isso acarreta em decisões mais acertadas para a empresa, pois o empreendedor sabe que pode confiar no seu controle financeiro e tem certeza que seu caixa está de acordo com o esperado. Esse quadro permite avaliar quando é o momento de dar mais algum passo para desenvolver os negócios, com investimentos e novos serviços.
As companhias que não investem na conciliação bancária acabam tendo prejuízos, pois perdem dinheiro em operações que não são contabilizadas. Ainda, estas diminuem a competitividade no mercado por não terem total confiança nos números da empresa e deixam de investir ou de arcar com seus compromissos, reduzindo a saúde financeira dos negócios.
Entenda a diferença entre conciliação bancária e fluxo de caixa
Embora sejam termos utilizados pela área financeira, ambos apresentam grandes diferenças. Primeiro que a conciliação bancária é o ato de comparar os valores previstos e anotados, no controle financeiro da instituição, com os números nas contas bancárias.
Já o fluxo de caixa é o controle financeiro da empresa, que monitora as entradas e saídas, além de identificar qual cliente ou fornecedor esteve envolvido nas transações, bem como os centros de custo e unidades que registraram movimentação de recursos.
Os dois conceitos são complementares, mas não devem ser confundidos, pois cada um possui sua importância para a gestão empresarial. Além disso, ambos são fundamentais para a instituição, por isso devem ser realizados pela equipe financeira de forma independente e integrada.
Como fazer conciliação bancária?
Agora, veja um passo a passo prático de como fazer a conciliação bancária. As quatro etapas ajudam a executar a tarefa, que também pode ser feita a partir da automação de processos, um recurso recente.
1. Registro de todas as entradas e saídas
Para que você possa comparar as movimentações financeiras, todas devem ser registradas em algum local. O ideal é que essas informações fiquem centralizadas em um único lugar, facilitando, depois, a consulta e busca por dados.
Invista em uma cultura orçamentária eficiente, que monitora todas as transações e registra todos os detalhes sobre elas, para que depois seja mais fácil analisar o que aconteceu no caixa da empresa em determinado período.
2. Verificação dos saldos bancários e contábeis
Garanta sempre que o saldo inicial e final do seu controle financeiro é o mesmo que os valores das contas bancárias. Afinal, de nada adianta as operações serem idênticas se houver divergência já no início da conciliação dos dados.
Para auxiliar nesse processo, defina qual será o prazo em que a conciliação será realizada — quanto menor for o intervalo, menor a chance de erros nos valores encontrados.
3. Análise das informações
Procure sempre avaliar, além dos valores em si, se as demais informações, como data da transação e cliente/fornecedor, estão corretas. Assim você aumenta a acuracidade do seu caixa, reduzindo a chance de dados desencontrados, como pagamentos feitos em datas diferentes, que podem gerar multas e taxas extras.
Também é importante ter todas as contas em banco anotadas de forma detalhada, para garantir que todas serão acompanhadas no momento da conciliação, sem deixar nenhum dado que possa impactar no caixa da empresa de fora.
4. Correção de divergências
Se qualquer divergência de valor for encontrada na conciliação bancária, é fundamental agir logo para corrigir o erro e minimizar possíveis riscos à empresa. Por isso, mantenha o fluxo de caixa em dia, com todos os valores previstos anotados em detalhes.
Outro ponto essencial é manter arquivado todo e qualquer documento (como nota fiscal, boletos e comprovantes de pagamento) que possam ajudar a identificar os erros rapidamente.
Como fazer a conciliação bancária de maneira automática?
A conciliação bancária pode ser realizada em planilhas eletrônicas, mas esse processo manual leva mais tempo e pode apresentar erros, pois, se os arquivos forem preenchidos de forma equivocada (ou se uma fórmula estiver mal calculada), as informações não serão exatas.
Automatizar o processo torna essa atividade mais ágil, facilitando também a identificação de possíveis erros em lançamentos no caixa. Além disso, é possível gerar relatórios mais detalhados, facilitando a análise das informações.
Para aproveitar todos os benefícios da conciliação bancária automática, você pode contar com softwares próprios para a função, como os sistemas de gestão empresarial (ERP).
Além de contar com as vantagens que o software de conciliação bancária possui, o ERP ainda apresenta outras funcionalidades essenciais para seu negócio, como controle de estoque, gestão de folha de pagamento e monitoramento de clientes (CRM).
Se você está em busca de um sistema de gestão que atenda às demandas da sua empresa, o ERP da Omie é a solução, pois oferece tudo isso com um sistema completo. A ferramenta é essencial para negócios que desejam uma gestão financeira mais eficiente e confiável.
Garanta a eficiência da sua gestão financeira
Um dos principais pontos para manter uma empresa ativa no mercado, com a situação financeira saudável, é realizar a conciliação bancária, comparando as movimentações previstas com as transações realizadas nas contas da companhia nos bancos.
Neste conteúdo, você aprendeu mais sobre a conciliação bancária, o que essa estratégia pode trazer de benefícios e como manter um olhar atento às finanças vai otimizar o controle de diversos aspectos do seu empreendimento.
Para gerar mais benefícios, o ideal é que esse processo seja automatizado, trazendo mais agilidade e confiança nos dados da empresa. O ERP é uma solução, que além de realizar a conciliação bancária, também registra diversas informações fundamentais para o crescimento dos negócios. Acompanhe outros assuntos essenciais para sua gestão no Blog da Omie. Mantenha-se informado e desenvolva cada vez mais sua empresa de forma eficiente e confiável.
