A procrastinação no ambiente de trabalho é uma característica que afeta inúmeras pessoas, comprometendo a eficiência e a produtividade.
Esse comportamento, caracterizado pelo adiamento de tarefas importantes, pode ter diversas causas profundas que vão desde a falta de motivação até questões emocionais e organizacionais.
Para entender como a procrastinação acontece no ambiente de trabalho, quais são as causas, riscos desse comportamento e solução, acompanhe este artigo.
O que é procrastinação no trabalho e quais suas características?
Segundo um artigo do Washington Post, a procrastinação pode ser definida como uma forma de defesa psicológica do nosso próprio corpo.
É um mecanismo que criamos para evitar sensações e sentimentos ruins relacionados ao trabalho, como ansiedade, medo, cobranças etc. O velho hábito de adiar as tarefas, de focar em atividades sem importância e constantemente ignorar a finalização de demandas.
Procrastinação não é preguiça ou irresponsabilidade, uma vez que ela não pode ser definida como uma decisão puramente racional. Está mais associada ao funcionamento do nosso cérebro e a percepção das recompensas imediatas.
Exemplos de procrastinação no trabalho
Normalmente, os gestores se dão conta da procrastinação quando já ocorrem inúmeros efeitos negativos na empresa, sendo um hábito que, se não for combatido, influencia negativamente o trabalho de toda a equipe e prejudica o desempenho do negócio.
Uma causa muito comum associada à procrastinação no trabalho é a falta de urgência na priorização das atividades. Dessa forma, o funcionário não consegue priorizar o que deve ser entregue primeiro e qual é a real importância daquela tarefa.
Por isso, é muito importante que os gestores estejam sempre atentos aos sinais da procrastinação e saibam colocar em prática estratégias eficientes de gestão do tempo e produtividade da equipe.
Veja alguns exemplos de erros que afetam a produtividade e fique alerta para saber se está ocorrendo em sua empresa ou gestão.
Adiamento de tarefas urgentes:
Um exemplo clássico de procrastinação. Ocorre quando um profissional deixa para lidar com uma demanda crítica no último momento, comprometendo prazos e qualidade.
Distrações online:
Redes sociais, vídeos online e outras distrações podem desviar a atenção dos compromissos profissionais, resultando em horas perdidas que deveriam ser dedicadas a tarefas prioritárias.
Falta de planejamento:
Quando um profissional não organiza suas atividades de forma adequada, é mais provável que deixe tarefas importantes para depois, pensando que ainda há muito tempo disponível.
Medo do fracasso:
O profissional adia a execução de uma tarefa temendo não alcançar os resultados desejados, mesmo que isso prejudique sua produtividade e desempenho geral.
Sobrecarga de tarefas:
Em situações em que há uma carga excessiva de trabalho, alguns indivíduos procrastinam como uma forma de externar que estão sobrecarregados.
Como identificar a procrastinação no trabalho?
Identificar a procrastinação no trabalho é essencial para melhorar a eficiência e a qualidade do desempenho profissional. Aqui estão algumas pistas e sinais que podem ajudar a considerar esse comportamento:
Como identificar a procrastinação?
- Constantes mudanças de tarefas (falta de assertividade)
- Foco excessivo em tarefas secundárias
- Atrasos frequentes em prazos
- Desculpas recorrentes
- Estresse e ansiedade relacionados ao trabalho
Constantes mudanças de tarefas (falta de assertividade)
A procrastinação pode se manifestar na forma de evitar uma tarefa específica, optando por outras atividades menos importantes ou mais simples. Se alguém está mudando frequentemente de uma tarefa para outra, sem concluir nenhuma, isso pode ser um sinal.
Foco excessivo em tarefas secundárias
Às vezes, a procrastinação se manifesta através da realização de tarefas menos cruciais em detrimento das mais importantes. Se alguém está ocupado com atividades menos relevantes para evitar as más tarefas, é um sinal claro de procrastinação.
Atrasos frequentes em prazos
A procrastinação muitas vezes leva a atrasos em prazos estabelecidos. Se um colaborador está consistentemente entregando projetos ou tarefas depois do previsto, é um indicativo de que pode estar procrastinando.
Desculpas recorrentes
Pessoas que procrastinam tendem a criar desculpas para explicar o adiamento de suas responsabilidades e o recorrente absenteísmo. Essas desculpas podem variar, desde falta de tempo até denúncias de complexidade excessiva da tarefa.
Estresse e ansiedade relacionados ao trabalho
Se um colaborador está constantemente sob pressão devido a tarefas não realizadas, é importante investigar a possível presença de procrastinação.
Ao considerar esses sinais, os gestores e os próprios profissionais podem (e devem!) abordar a procrastinação de maneira proativa, desenvolvendo estratégias para melhorar a gestão de tarefas e eficácia no trabalho.
Quais os motivos da procrastinação na empresa e como evitar?
A procrastinação pode estar associada a fatores psicológicos ou pessoais, ao próprio ambiente de trabalho, insatisfação com a empresa ou salário, falta de perspectiva de crescimento e, ainda, ao modelo atual de gerenciamento das atividades.
Sendo assim, é importante que a empresa assuma uma postura de combate a este problema. Veja quais são os principais causadores deste comportamento e que atitudes tomar.
Motivo: Saúde física e mental ruim
Não é nenhuma novidade que a saúde física e mental impactam diretamente em nosso desempenho e são indicadores de produtividade.
Um profissional que está passando por problemas de saúde, pessoais ou psicológicos terá o seu emocional abalado e não vai conseguir se dedicar tanto à empresa.
- O que fazer: a empresa deve reconhecer e oferecer alternativas para a sua resolução. O líder precisa contar com habilidades de inteligência emocional e repassá-las aos demais colaboradores. Fornecer suporte psicológico profissional também pode fazer a diferença.
Motivo: Falta de confiança
É importante ter em mente que atividades que pareçam muito complexas ou exigentes tendem a ter mais chances de serem procrastinadas. Para isso, o funcionário deve se sentir confiante e apto a realizar aquela tarefa, apesar da complexidade.
- O que fazer: adotar um bom gerenciamento de equipes, divisão de grandes projetos em pequenas tarefas, feedbacks efetivos, abertura para a exposição de dúvidas e dificuldades e fomentar a cultura organizacional colaborativa e dinâmica.
Motivo: Gerenciamento ruim de atividades
A comunicação interpessoal é essencial dentro da organização, além de um bom gerenciamento de todos os processos.
- O que fazer: o gestor deve focar na distribuição adequada de tarefas e responsabilidades, com prazos reais e coerentes, prezar por foco, organização e um ambiente de trabalho agradável.
Além disso, é preciso apostar em estratégias que aumentem a motivação no trabalho, além de incentivar o uso de ferramentas de gestão e aplicativos de administração de tempo.
Qual a relação do presenteísmo com a procrastinação?
O presenteísmo e a procrastinação estão relacionados ao ambiente de trabalho, embora expressem desafios diferentes.
Enquanto a procrastinação envolve o adiamento de tarefas, o presenteísmo refere-se à prática de estar presente no local de trabalho, mas não estar completamente envolvido ou produtivo. Ambos podem ter impactos negativos na eficiência e no bem estar no trabalho.
Aqui estão algumas maneiras de como esses conceitos estão interligados:
Baixa produtividade global
Enquanto a procrastinação atrasa a conclusão de tarefas específicas, o presenteísmo implica em estar fisicamente presente, mas sem um engajamento real nas atividades, resultando em um trabalho menos eficaz.
Estratégias de enfrentamento compartilhadas
Em alguns casos, as pessoas recorrem ao presenteísmo como uma estratégia para lidar com as consequências da procrastinação.
Por exemplo, se alguém procrastina e acumula tarefas, pode tentar compensar isso permanecendo no local de trabalho por mais tempo, mesmo que não esteja totalmente focado e produtivo.
Impacto na saúde mental:
Ambas as características estão associadas a níveis mais elevados de estresse e ansiedade. A procrastinação pode gerar preocupações com prazos perdidos, enquanto o presenteísmo pode causar frustração devido à falta de realização e satisfação no trabalho. Juntos, esses fatores podem contribuir para problemas de saúde mental.
Ciclo vicioso
O presenteísmo e a procrastinação podem criar um ciclo vicioso. Por exemplo, uma pessoa que procrastina pode enfrentar mais estresse, levando ao presenteísmo como uma forma de tentar compensar o tempo perdido.
No entanto, o presenteísmo pode contribuir para uma atmosfera de desmotivação e falta de realização, perpetuando assim o ciclo.
Necessidade de abordagem holística
Para evitar eficazmente tanto a procrastinação quanto o presenteísmo, é crucial adotar uma abordagem holística que aborde fatores subjacentes, como falta de motivação, mais gestão do tempo e sobrecarga de trabalho.
Estratégias que promovam um ambiente de trabalho saudável, incentivem a comunicação aberta e forneçam apoio aos funcionários podem ajudar a reduzir tanto a procrastinação quanto o presenteísmo.
Como enfrentar a procrastinação dentro da empresa?
O monitoramento desse comportamento pode ser difícil, especialmente em grandes organizações, com vários setores e funcionários.
Nesse caso, o melhor caminho é focar em medidas preventivas que busquem evitar esse cenário. Veja dicas importantes para ajudar a sua equipe a identificar e a combater a procrastinação no trabalho:
Gestão automatizada
Automação e produtividade andam de mãos dadas. O auxílio de ferramentas de gestão automatizada facilita o gerenciamento de todos os processos das demandas.
Com elas, é possível visualizar o andamento de todas as tarefas, acompanhar o cenário geral e identificar quais setores estão atrasados ou congestionados.
Treinamento dos colaboradores
Uma das dicas mais importantes é apostar no treinamento dos colaboradores e incentivar o gerenciamento do tempo. O líder pode separar a tarefa em partes menores e estipular o tempo necessário para a finalização de cada uma delas.
Metas e objetivos bem definidos
É muito importante que as metas e objetivos estejam claros para toda a equipe, uma vez que metas incertas ou inalcançáveis podem contribuir para o sentimento de insegurança, frustração ou ansiedade.
Sendo assim, estipule propósitos que possam ser alcançados e acompanhe de perto o andamento de todas as tarefas. Dessa forma, é possível focar no que realmente precisa da sua atenção, contribuindo para um fluxo mais constante e com menos interrupções.
Como impedir a procrastinação em equipes grandes?
Ao longo do artigo, você entendeu um pouco mais sobre o que é procrastinação. Ainda, vimos como pode influenciar no ambiente de trabalho, quais são as causas para este comportamento e como o gestor deve agir para evitar o problema.
Além de entender as causas da procrastinação e oferecer as ferramentas necessárias para vencê-las, você pode investir em ações que busquem evitar ou coibir esse tipo de comportamento.
Uma dica importante é que o gestor esteja alinhado com a real situação dos colaboradores e saiba como fazer a gestão de grandes equipes, sabendo que suas características as tornam especialmente desafiadoras.
É imprescindível, também, realizar o cálculo de absenteísmo na empresa, pois fornece insights valiosos sobre a gestão de recursos humanos e o desempenho organizacional.
Agora que você já sabe o que é procrastinação no trabalho, viu como observar os sintomas é essencial para desenvolver estratégias de combate. Os riscos associados à procrastinação são significativos, indo além da simples demora na conclusão de tarefas.
O acúmulo de atividades adiadas pode resultar em estresse, queda na qualidade do trabalho, atrasos nos prazos e até mesmo impactos nas relações interpessoais e na amizade profissional.
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