Mensurar os resultados é fundamental para gerir com eficiência toda a estrutura de um negócio. Somente assim é possível entender como anda a performance logística da empresa e de seus processos. E é exatamente aqui que entra o OTIF, que combina eficácia e agilidade ao acompanhar a entrega de produtos de uma empresa.
As entregas, afinal, exercem um papel importante na sua relação com a sua clientela. Elas devem ocorrer dentro do prazo estabelecido e garantir que o produto chegue até o destinatário final intacto, pronto para o uso. Por isso, adotar métricas sobre ela é vital para seu negócio. Para entender melhor sobre esse indicador, continue a leitura!
O que é o indicador OTIF?
OTIF é a sigla que representa a expressão inglesa “On Time In Full”, que em tradução livre para o português corresponde a “dentro do prazo”.
Esta sigla corresponde a um potente indicador de desempenho que é muito utilizado para acompanhar a pontualidade e, portanto, a qualidade das entregas de produtos e serviços de uma empresa.
Assim, representa a capacidade de entrega dos produtos corretos no momento certo e na quantidade adequada. Ele é um indicador-chave de desempenho (KPI) do processo logístico do seu negócio.
On-time
O componente “On-Time” da sigla OTIF diz respeito à capacidade de uma empresa em cumprir os prazos de entrega prometidos aos clientes, tanto em vendas B2B quanto B2C, sem que haja atrasos.
A pontualidade é fundamental para garantir a satisfação do cliente e manter a reputação da empresa no mercado.
Full-time
Já o componente “Full-Time” do OTIF se refere à integridade e à completude das entregas. Ou seja, analisa se os produtos são entregues na quantidade correta e em perfeitas condições, sem danos ou faltas.
Garantir que as entregas sejam completas e precisas é importante para evitar retrabalho, logística reversa, desperdício de recursos e insatisfação do cliente.
Por que é importante acompanhar o OTIF?
O On Time In Full é um grande aliado para fazer uma gestão de logística eficiente. Afinal, uma vez que é um indicador que reflete a estratégia e o planejamento do negócio, seu acompanhamento oferece uma visão de diversas informações cruciais para a sobrevivência e crescimento da empresa.
São informações que ele fornece à organização:
- Nível de serviço das entregas;
- Índice de retrabalho e necessidade de logística reversa, quando ocorrem problemas nos pedidos;
- Qualidade do serviço prestado pelas transportadoras terceirizadas ou do entregador próprio;
- Possível grau de insatisfação do consumidor.
Portanto, trata-se de um indicador completo que supre as necessidades logísticas. Ao mesmo tempo, possibilita a análise geral de todo o processo logístico. Isto é, do momento da separação dos itens até a pontualidade das entregas.
Diante disso, deixar de medir o indicador OTIF é fadar a sua empresa a uma operação ineficiente e incompleta. Ela poderá resultar em diferentes problemas, como sujar sua reputação, perda de negócios, cancelamentos de compras, etc.
Vantagens de implementar o OTIF na sua empresa
Conheça os vários e importantes benefícios que a sua empresa pode obter ao implementar o KPI de logística. Em seguida, veja o passo a passo de como colocá-lo em prática.
Aumente a satisfação do cliente
Implementar o OTIF permite que sua empresa entregue produtos dentro do prazo e na quantidade correta. Isso, consequentemente, leva ao aumento da satisfação do cliente.
Um dos maiores indicações de satisfação é quando a experiência do cliente é positiva e ele retorna para fazer novos negócios.
Além disso, eles também tendem a recomendar sua empresa a outros, divulgando-a sem custos adicionais. Isso contribui para o seu crescimento e sucesso.
Aprimore sua eficiência operacional
Ao monitorar o desempenho do OTIF, sua empresa pode identificar áreas de ineficiência e oportunidades de melhoria. Assim, tem a oportunidade de ajustar e otimizar os processos logísticos.
Com isso, o indicador On Time In Full leva ao aumento da eficiência operacional e melhora a produtividade em toda a cadeia de suprimentos.
Tenha mais competitividade no mercado
Entregar produtos no prazo e na quantidade correta pode ser um diferencial competitivo significativo no mercado. Trata-se de uma característica que é importante para a sua fama perante o público e torna sua empresa mais atrativa aos olhos do consumidor.
Empresas com um alto desempenho de OTIF se destacam da concorrência, pois ganham a confiança dos clientes e reputação de confiabilidade.
Reduza os custos das suas operações
Uma vez que o OTIF otimiza os processos de produção, evita retrabalho, logística reversa e insatisfação do cliente, ele também reduz custos e promove economia.
Entregas precisas e pontuais maximizam o uso e a eficiência dos recursos, de modo que a sua operação fica mais rentável e sustentável.
Aprenda a calcular o indicador OTIF
O primeiro passo para calcular o índice é juntar as informações sobre as entregas realizadas em um período anterior. Ele deve ter duração mínima de seis meses.
Então, separe os dados de acordo com o grupo ao qual pertencem:
- Entrega no prazo correto (OT);
- Entrega sem ocorrência de erros (IF).
Estabeleça a porcentagem de cada um deles. Por exemplo, suponha que 95% das entregas foram concluídas no prazo correto. Então, resulta em On Time de 0,95.
Ao mesmo tempo, considere uma situação em que 87% das entregas foram satisfatórias (quantidade e tipo correto). Desse modo, tem-se um In Full de 0,87.
Para determinar o indicador de alcance do pedido realizado perfeitamente – ou seja, o On Time In Full – multiplique um componente pelo outro. Dentro do exemplo acima, o cálculo seria o seguinte:
- OTIF = 0,95 x 0,87 = 0,8265 = 82,65%.
Portanto, a fórmula para esse cálculo é:
- OTIF = (OF x IF)÷100.
Como implementar o OTIF no seu negócio?
Implementar o OTIF no seu negócio requer uma abordagem de algumas etapas essenciais. Confira o passo a passo para colocar em prática esse indicador e utilizá-lo para direcionar as ações e estratégias da empresa:
- Defina métricas claras e específicas para o desempenho do OTIF, como porcentagem de entregas pontuais e completas;
- Avalie processos existentes para identificar áreas de melhoria e oportunidades de otimização. Também mapeie as fases da logística e registre-as para entender o que cada uma delas compreende;
- Utilize sistemas de gestão integrados para monitorar e rastrear o desempenho do OTIF em tempo real;
- Treine e capacite colaboradores da equipe responsável pela operação logística e destaque a importância do OTIF para a operação e para os resultados do setor e da empresa;
- Estabeleça parcerias com fornecedores e transportadoras para garantir a conformidade com os padrões de OTIF;
- Implemente melhorias contínuas com base nos dados obtidos do OTIF e ajuste as frases do processo para que se tornem mais eficientes;
- Monitore e avalie o desempenho constantemente.
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Para fazer uso do indicador OTIF e obter dados consistentes, a melhor solução é adotar um sistema de gestão online. Com ele você obtém informações em tempo real e mapeia todas as fases dos seus processos em poucos segundos.
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