OTIF: indicador-chave da gestão logística

OTIF: entenda o que é e como funciona esse indicador. Implemente em seu e-commerce com as nossas dicas práticas e obtenha excelentes resultados.
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Para gerir com eficiência toda a estrutura de um negócio de e-commerce, é fundamental mensurar os resultados para entender melhor sobre como anda a performance logística da empresa e seus processos. Aqui entra o OTIF, que é a junção de eficácia com agilidade, para acompanhar a entrega das transportadoras terceirizadas ou do próprio departamento de entrega da empresa.

Com consumidores cada vez mais exigentes e suscetíveis às muitas ofertas do mercado, é importante para o sucesso do seu e-commerce se aprimorar para elevar a qualidade das entregas, satisfazendo-os para que, assim, voltem a comprar e fazer o seu marketing boca a boca de forma positiva. Continue conosco e entenda o que é e como calcular OTIF. Boa leitura!

OTIF: o que é?

OTIF é a sigla para On Time In Full, em português a tradução seria algo como “dentro do prazo”. É um potente indicador de desempenho muito utilizado para acompanhar a qualidade das entregas dos produtos e serviços, com foco em aumentar a satisfação dos clientes  referente ao serviço prestado. Dessa forma, também identifica possíveis problemas.

É tido como um Indicador-chave de Desempenho da logística, em outras palavras, um KPI. Assim, entenda melhor as duas métricas que formam o OTIF:

  • On Time: refere-se tanto ao prazo de data e horário, quanto ao local de entrega que ficou acertado com o cliente;
  • In Full: refere-se a mercadoria que deve ser entregue dentro das especificações informadas aos clientes no momento da compra, ou seja, as quantidades, a qualidade, o tamanho etc.

Portanto, o conceito do OTIF envolve entregar satisfatoriamente ao cliente a mercadoria correta no tempo acordado, facilitando a gestão logística, impactando nos resultados e lucros do seu negócio.

Como o OTIF é um KPI logística que visa a satisfação do consumidor, ao implementar esse indicador em suas operações de entrega, é possível analisar a qualidade do serviço prestado pelas transportadoras contratadas ou internamente, caso possua seu próprio sistema de entrega.

Dessa forma, ao gerenciar melhor seus parceiros de transporte, é mais fácil tomar decisões concisas e alinhadas com a meta de elevar a experiência de compra dos seus clientes, aumentando, assim, as chances de fidelização.

Por que medir o indicador OTIF?

O OTIF é essencial para uma eficiente gestão de logística, por ser um indicador que reflete a estratégia e planejamento do negócio. É através do acompanhamento desse KPI que se tem uma ampla visão de diversos determinantes operacionais, como:

  • O nível de serviço das entregas;
  • O índice de retrabalho e necessidade de logística reversa, quando ocorrem problemas nos pedidos;
  • A qualidade do serviço prestado pelas transportadoras terceirizadas ou do entregador próprio;
  • O possível grau de insatisfação do consumidor.

Como vemos, é um indicador completo que supre as necessidades e possibilita a análise geral de todo o processo logístico, isto é, do momento da separação dos itens até a pontualidade nas entregas.

Não medir o indicador OTIF é arriscar a ter uma operação ineficiente e incompleta em que, provavelmente, poderá manchar a reputação de seu negócio sem o devido monitoramento para checar a satisfação do cliente e se há problemas ou falhas em alguma etapa específica, dificultando a resolução destas.

Assim, a implementação desse indicador é apenas uma de muitas dicas para uma boa gestão de logística que faz diferença até mesmo na rotina dos seus colaboradores internos, que serão afetados positivamente trazendo, consequentemente, um melhor desempenho.

Aprenda a calcular o indicador OTIF

É importante saber como calcular o OTIF e obter o percentual correto. Para isso, o primeiro passo, é preciso juntar as informações sobre as entregas realizadas anteriormente por um período mínimo de seis meses.

O passo seguinte é separar os dados nas duas métricas do indicador, assim: atendimento no prazo correto e entrega sem ocorrência de erros. Após, devem ser multiplicados nas porcentagens alcançadas de cada elemento. Para facilitar, vamos a um exemplo prático.

Vamos supor que o desempenho das entregas de sua empresa esteja dentro dos seguintes resultados ao longo de seis meses:

  • 95% das entregas foram concluídas no prazo acertado, resultando em um On Time de 0,95%;
  • 87% das entregas foram satisfatórias, ou seja, efetuadas sem problemas com os pedidos (que pode ser avarias, pedido errado, extravios etc), isto é, In Full de 0,87%.

Dessa forma, o indicador de alcance do pedido realizado perfeitamente, nessa situação, será:

  • OTIF = 0,95% x 0,87% = 0,8265 = 82,65%.

Segue o cálculo do índice como um todo para seu uso: 

  • %OTIF = % On time x % In full. 

Saiba como implementar o on time in full na sua gestão

Agora que você já sabe da imensa importância do OTIF, veja como implementá-lo em sua gestão e obter ótimos resultados.

Treine a sua equipe

Pode parecer óbvio, mas nada acontece sem sua equipe estar qualificada e pronta para as mudanças que irão ocorrer em suas rotinas.

Por essa razão, o primeiro passo é você se reunir com sua equipe e apresentar o indicador para todos os envolvidos, reforçando ao gestor responsável e ressaltando a importância que essas novas ações trarão para a empresa e para todos os colaboradores.

Documente todas as etapas

Documentar as etapas facilita a tomada de decisões após o cálculo do OTIF sobre seus números. Por isso, o recomendado é sempre atualizar os status das entregas e informar quando há devoluções, o motivo dessas, a data de agendamento de novo envio, as demais ocorrências etc. 

Também é relevante realizar o levantamento de todas as atividades que envolvam o transporte dos seus produtos e documentá-las.

Padronize todos os processos

Padronizar todos os processos, até mesmo o de documentação, evita incoerências nas informações e demandas, facilitando a identificação de problemas que possam vir a ocorrer, para posterior correção. Veja como padronizar:

  • Faça uma análise dos processos atuais;
  • Identifique os pontos que precisam de melhorias;
  • Documente todos os processos após as alterações realizadas;
  • Treine os seus colaboradores para capacitá-los;
  • Sempre acompanhe todos os resultados.

Busque por plataformas de envio especializadas

Optar por contratar uma empresa especializada em entregas para e-commerce garante uma rápida e ágil integração, sem que haja inconveniências. 

Essa dica vale, especialmente, se sua empresa atua em mais de um estado ou atende entregas no Brasil todo para, dessa forma, garantir que as entregas sejam concluídas com qualidade.

Buscar por plataformas especializadas na gestão de entregas que permitam o acompanhamento da operação em tempo real, possibilita maior visibilidade da operação.

Use uma ferramenta para gerenciar

Conte com uma ferramenta de gestão de entregas para otimizar a documentação de todos os dados e ajudar no registro de cada etapa do transporte feito pela transportadora contratada. Um software possibilitará a você:

  • Monitorar todas entregas em tempo real;
  • Acessar os relatórios de desempenho das entregas;
  • Realizar a auditoria dos fretes para checar divergências de valor e outras.

Vale lembrar que todas as informações das mercadorias transportadas e das transportadoras ficam gravadas de forma segura, podendo ser acessadas quando quiser.

Analise os dados

Prepare um tempo para analisar os dados de logística conforme a sua necessidade e opte por avaliar cada percentual separadamente.

Esses resultados são imprescindíveis para que se possa criar um plano B, ou seja, um plano de ação em situações em que há riscos na operação de envio. 

Fique de olho em suas métricas

Não deixe de implementar esse importante indicador logístico em seu negócio que, inclusive, o ajudará a estabelecer metas e melhorias contínuas para a sua empresa, o que deixará cada vez mais os seus clientes satisfeitos, um dos principais pontos para que voltem a comprar em seu e-commerce.

Como citamos, usar uma ferramenta de gestão é um passo fundamental. Por isso, opte por um sistema de controle de estoque eficaz e completo, como o da Omie, para que você possa usufruir de todas as suas funcionalidades e obter os melhores resultados em tempo real, além de relatórios precisos que facilitam a visão 360 graus de sua logística.

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