Uma parte fundamental da rotina de empresas que trabalham com produção e/ou comércio de mercadorias é o processo de contagem de estoque. O estoque representa um ativo da empresa. Logo, controlar as entradas e saídas é fundamental para gestão financeira, bem como para garantir o fluxo das vendas.
Dessa forma, empreendedores devem manter os números no seu controle interno e no estoque físico bem alinhados para evitar perdas e problemas. Neste artigo, você vai conferir tudo sobre o tema e aprender a como fazer contagem de estoque de forma eficaz.
Por que fazer contagem de estoque?
A contagem de estoque é essencial para assegurar o controle dos produtos que entram e saem do seu depósito. Geralmente, a entrada acontece com abastecimento da produção própria ou via compra de fornecedores. Aqui, é preciso registrar o que está entrando e em qual quantidade.
A saída ocorre com a venda dos itens. Nessa dinâmica, fazer a contagem de estoque é importante, pois:
- Ajuda a reduzir perdas e desperdícios, como produtos que se tornam obsoletos ou perdem a validade;
- Permite detectar fraudes, furtos ou problemas na diferença entre o estoque real e o sistema;
- Aumenta o capital de giro, possibilitando ver se existem produtos parados e fazer promoções para gerar mais caixa;
- Possibilita mapear a rotatividade dos produtos e, ao mesmo tempo, identificar os que não tem boa saída;
- Oferece informações que permitem que a empresa calcule a cobertura de estoque, garantindo que os produtos não faltem;
- Viabiliza uma gestão com base em um armazenamento enxuto, por meio do entendimento do estoque mínimo necessário para cada item;
- Melhora o atendimento e satisfação do cliente, evitando vender o que não está de fato disponível;
- Reduz a incidência de erros, pois há um acompanhamento próximo do que acontece com os produtos, visualizando logo quaisquer divergências;
- Assegura que informações corretas sejam repassadas para o governo, diminuindo problemas com a legislação.
Tipos de contagem de estoque
Existem diferentes formas de como fazer a contagem de estoque, sendo que cada uma é utilizada de determinada maneira e para certos fins. Vamos conhecê-las a seguir.
Geral
A contagem de estoque geral é aquela que considera todos os itens que a empresa tem armazenados em uma só vez. É um processo mais complexo, mas fundamental para realizar grandes conferências periódicas, auditorias e gerar relatórios contábeis.
Rotativo
A contagem de estoque rotativa é um modelo que tende a ser mais rápido, pois considera apenas grupos ou subgrupos de itens, e acontece no período contábil. Sua principal função é detectar inconsistências e corrigir diferenças e erros no estoque.
Periódico
Esse formato de contagem de estoque é realizado de forma física, no final do período contábil, geralmente anualmente.
Trata-se de um processo mais criterioso, pois envolve todos os produtos e tem efeito fiscal, além de apoiar a identificação de situações a serem corrigidas ou trabalhadas.
Formas de fazer a contagem de estoque
Além dos principais tipos de contagem de estoque, existem diferentes abordagens que você pode optar para realizar esse processo na sua empresa e obter os benefícios dessa prática.
Entenda como funcionam as duas formas principais a seguir.
Manual
Como o nome indica, a contagem de estoque manual envolve anotar, em papéis, planilhas ou outro recurso semelhante à mão. Nesse caso, os dados contabilizados podem ou não ser transferidos para um sistema posteriormente.
Nesse método, dependendo do volume de itens com os quais uma empresa trabalha, a chance de erros é grande e a confiabilidade dos dados gerados é baixa, aspectos que podem consequentemente prejudicar a gestão do estoque como um todo. Além disso, é uma tarefa que consome muito tempo.
Mesmo empresas com poucos produtos no inventário ou com movimentação baixa correm o risco de sofrer prejuízos por conta de informações incorretas.
Automatizada
Hoje, a tecnologia consegue trazer mais eficiência nessa etapa com o auxílio de sistemas qualificados.
Nesse caso, em vez de anotar, empresas podem usar um coletor de dados para contagem de estoque que capta as informações do produto por meio da leitura de códigos de barra ou meio parecido integrado a uma plataforma. Com isso, a margem de erros é mínima.
Assim, o sistema é alimentado diretamente com dados do estoque e informações do produto de forma rápida e precisa, elevando a precisão do estoque. Um sistema integrado de gestão empresarial, como o ERP, é indicado para esse processo.
Além de potencializar a contagem de estoque, o uso de sistemas de gestão ainda ajuda o empreendedor a acompanhar e avaliar, em poucos cliques, o nível de disponibilidade de cada item, o giro de cada produto, entre muitas outras análises úteis para o gerenciamento financeiro.
Passo a passo para fazer a contagem de estoque geral
Manter o estoque sob controle envolve algumas etapas importantes. Descubra como fazer a contagem de estoque de forma organizada e eficiente com o passo a passo a seguir.
1. Determine um período para contar o estoque
É bem importante que todo o time esteja ciente de quando ocorrerá a contagem do estoque, para poder se preparar para a atividade. Dessa forma, procure avisar com antecedência e escolher um período em que haja pouca movimentação de itens.
Nesse sentido, não é muito produtivo, por exemplo, realizar a contagem em horário comercial com as vendas acontecendo, pois haverá divergência entre os dados do início da ação e do final.
Em alguns casos, pode-se separar um dia apenas para isso (sem atendimento ao público) ou realizar a contagem em contra-turno às operações da empresa.
2. Identifique os produtos e categorias
Para entender o que se está contando, é fundamental saber que tipos de produtos a companhia tem no estoque. Então, faça uma lista com os itens e as categorias que sua empresa utiliza.
Assim, na hora da contagem, você saberá que peças são esperadas para aparecerem no seu inventário de estoque.
3. Reduza as compras por um momento
No período anterior à contagem do estoque, procure comprar apenas o essencial, para facilitar o inventário dos itens.
Aqui, é importante orientar o setor de compras para programar as novas aquisições depois da contagem, de modo que os produtos já entrem no estoque com as informações alinhadas.
4. Escolha a melhor metodologia
Como vimos, existem diferentes maneiras de realizar a contagem do estoque, como a manual e a automatizada. Escolher a que mais se adequa à sua realidade trará diversos benefícios para sua gestão empresarial, além de facilitar o desenvolvimento do processo.
5. Conte com uma equipe
Ter colaboradores selecionados para ajudar na contagem do estoque garantirá que as informações sejam conferidas corretamente. Isso porque, dependendo da quantidade de produtos, é muito complicado fazer o inventário sozinho.
Ademais, ajuda muito ter funcionários que lidam com o estoque e já conhecem as peças apoiando essa atividade. Por outro lado, é interessante contar com uma auditoria para ajudar na contagem, trazendo mais efetividade para o processo.
6. Mantenha o controle
Após fazer uma contagem inicial do estoque, mantenha os dados atualizados, com um controle alinhado com a realidade da empresa.
Ainda, determine a frequência de realização do inventário e conte com a tecnologia para apoiar a gestão do estoque, para ter mais agilidade, confiança e segurança no processo.
Aposte em uma contagem de estoque integrada e sem complicação
Um empreendimento que produz ou comercializa mercadorias precisa ter um bom controle do seu estoque, afinal, ele representa um capital investido da empresa. Se não existe organização nas entradas e saídas, erros, perdas e outras questões podem acontecer com frequência, prejudicando os lucros e o fluxo das vendas.
Nesse sentido, vale a pena investir em um método de contagem de estoque e controle automatizado, que oferece mais agilidade, profissionalismo e confiança nos dados. O sistema ERP é um aliado do empreendedor nesse processo.
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