Empresas que trabalham com produção e/ou venda de mercadorias precisam ter uma ótima contagem de estoque para manter sua gestão empresarial saudável e oferecer a melhor experiência aos clientes.
Para isso, é preciso realizar esse processo com eficiência, mantendo a contagem da entrada e saída de produtos sempre alinhada ao sistema de gestão e no estoque físico. Acompanhe este artigo e descubra como ter um inventário eficaz.
Qual é a importância da contagem de estoque?
Realizar a contagem de estoque é ter um controle dos produtos que entram e saem do seu depósito. A entrada pode ocorrer pela produção de mercadorias realizada pela própria empresa ou pela compra de fornecedores, logo, é importante ter controle do que está entrando no estoque e em qual quantidade.
A saída ocorre com a venda dos itens, seja para outras empresas ou direto aos consumidores finais. Sendo assim, é fundamental controlar quanto e o que está em rotatividade no seu inventário de estoque, por alguns motivos:
- Redução de perdas, desperdícios e furtos: ao ter mais controle sobre os produtos, você consegue identificar se existem perdas ou desperdícios em qualquer etapa da cadeia logística, tomando ações para resolver essa questão. Ainda, pode detectar se alguma fraude acontecer na empresa, pois haverá diferença entre o estoque real e o sistema;
- Aumento do capital de giro: com uma visão clara sobre a situação do inventário, você poderá verificar se existem produtos parados e fazer promoções para gerar mais caixa;
- Melhora no atendimento ao cliente: quando você sabe o que está no estoque, evita que o cliente compre algo e não receba, além de não deixar que os produtos faltem. Tudo isso contribui para uma melhor experiência do consumidor com sua empresa;
- Diminuição de erros e problemas legais: um controle de estoque eficiente reduz a incidência de erros, pois há um acompanhamento próximo do que acontece com os produtos, visualizando logo quaisquer divergências. Além disso, permite que informações corretas sejam repassadas para o governo, diminuindo problemas com a legislação.
Como fazer a contagem de estoque: 6 passos
O ideal é fazer uma contagem inicial, para garantir a efetividade dos números do sistema com as peças físicas do depósito e depois manter o controle. Uma boa gestão de estoque segue 6 passos. Acompanhe!
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Determine um período para contar o estoque
É bem importante que todo o time esteja ciente de quando ocorrerá a contagem do estoque, para que possa se preparar para a atividade. Para tanto, procure avisar com antecedência e escolher um período em que haja pouca movimentação no estoque.
Nesse sentido, não é muito produtivo, por exemplo, realizar a contagem em horário comercial com as vendas acontecendo, pois haverá divergência entre os dados do início da ação e do final. Em alguns casos, pode-se separar um dia apenas para isso (sem atendimento ao público) ou realizar a contagem em contra-turno às operações da empresa.
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Identifique os produtos e categorias
Para entender o que se está contando, é fundamental saber que tipos de produtos a companhia tem no estoque. Então, faça uma lista com os itens e as categorias que sua empresa utiliza.
Assim, na hora da contagem, você saberá que peças são esperadas para aparecerem no seu inventário.
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Reduza as compras por um momento
No período anterior à contagem do estoque, procure comprar apenas o essencial, para facilitar o inventário dos itens. Aqui, é importante orientar o setor de compras, para programar as novas aquisições depois da contagem, de modo que os produtos já entrem no estoque com as informações alinhadas.
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Escolha a melhor metodologia
Vamos comentar logo mais, mas existem algumas maneiras de realizar a contagem do estoque. Escolher a que mais se adequa à sua realidade trará diversos benefícios para sua gestão empresarial, além de facilitar o desenvolvimento do processo.
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Conte com uma equipe
Ter colaboradores selecionados para ajudar na contagem do estoque garantirá que as informações sejam conferidas corretamente. Isso porque, dependendo da quantidade de produtos, é muito complicado fazer o inventário sozinho.
Ademais, ajuda muito ter funcionários que lidam com o estoque e já conhecem as peças apoiando essa atividade. Por outro lado, é interessante contar com uma auditoria para ajudar na contagem, trazendo mais efetividade para o processo.
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Mantenha o controle
Depois de fazer uma contagem inicial do estoque, mantenha os dados atualizados, com um controle alinhado com a realidade da empresa. Ainda, determine a frequência de realização do inventário e conte com a tecnologia para apoiar a gestão do estoque, para ter mais agilidade, confiança e segurança no processo.
Quais os tipos de contagem de estoque?
Basicamente, existem duas formas de realizar a contagem de estoque, sendo que cada uma é utilizada de determinada maneira e para certos fins.
Rotativo
Também chamado de cíclico, esse modo de contagem tende a ser mais rápido, pois seleciona alguns itens apenas e acontece no período contábil. Sua principal função é detectar inconsistências e corrigir diferenças e erros no estoque.
Periódico
Já esse formato de contagem é realizado de forma física, no final do período contábil, ou seja, anualmente. Trata-se de um processo mais demorado, pois envolve todos os produtos e tem efeito fiscal, além de apoiar a identificação de situações a serem corrigidas ou trabalhadas.
Como fazer contagem de estoque?
Agora que já sabemos mais sobre a importância da contagem de estoque, vamos ver duas maneiras de realizá-la na sua empresa, para obter os benefícios que comentamos aqui.
Manualmente
É possível contar os produtos do seu estoque de forma manual, anotando tudo em papéis ou mesmo utilizando apenas a memória das pessoas envolvidas no processo. Nesse caso, as informações não estão anotadas em nenhum sistema e tanto o acesso a elas quanto a confiança dos dados é prejudicada.
Isso porque a chance de erros é grande, sendo indicada apenas para empresas com poucos produtos no inventário ou com movimentação baixa. Mesmo nesses casos, a tecnologia pode ajudar e oferecer mais segurança.
Eletrônica-manual
Por outro lado, é possível utilizar a tecnologia para a apoiar a contagem de estoque, com planilhas para anotações das informações. Mas já existem sistemas próprios para o registro e análise dos dados, como um sistema de gestão empresarial, o ERP.
Assim, a contagem pode ser feita manualmente, com os dados anotados no sistema, que processará as informações e manterá tudo seguro e com menor chance de erros. Esse é um método indicado para empresas com giro mais alto de produtos.
Entretanto, quando a companhia utiliza um ERP na gestão de estoque, pode automatizar diversos processos e tornar as etapas mais ágeis e otimizadas, reduzindo a chance de erros entre o que está anotado no sistema e a contagem física.
Gestão de estoque de forma integrada e sem complicação
Uma empresa que produz ou comercializa mercadorias precisa ter um bom controle do seu estoque, para ter compreensão dos produtos que pode vender e o que precisa ser comprado ou fabricado. Nesse sentido, é possível realizar a contagem de estoque de forma manual. Ao utilizar um ERP, porém, os negócios ganham mais agilidade e confiança nos dados.
A Omie é especialista em gestão empresarial e desenvolveu um sistema que apoia o empreendedor na condução dos negócios, inclusive na contagem de estoque. Acompanhe as principais informações da sua área logística com a Omie e faça gestão de estoque e produção de modo integrado.
