Workflow: o que é e como aplicar na sua empresa?

Entenda como o workflow pode mudar o dia a dia de uma empresa e gerar resultados cada vez melhores.
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Em uma empresa, existem vários setores diferentes que contam com demandas e atribuições específicas, para manter o negócio funcionando com sucesso. De modo a garantir ordem, é necessário um fluxo de trabalho bem estabelecido e compatível com as demandas. A isso se dá o nome de workflow.

A implementação dessa estratégia garante um fluxo de trabalho muito mais organizado e proativo, o que consequentemente gera melhores resultados a curto e médio prazo, já que a integração de processos e diferentes setores da empresa garantem uma gestão muito mais direcionada.

Nesse conteúdo, vamos falar mais a fundo sobre o que é o workflow, quais são os seus tipos, suas vantagens, e como implementar essa estratégia na sua empresa. Acompanhe!

O que é workflow?

Workflow é uma expressão em inglês que significa fluxo de trabalho, e nada mais é do que uma sequência lógica de etapas na realização de tarefas que garante processos muito mais eficientes e automatizados.

Cada empresa tem suas demandas específicas, mas, em regra geral, todas podem se beneficiar de um plano de ação que tem como base a definição de tarefas que devem ser desempenhadas passo a passo, para obter um resultado muito mais satisfatório e menos custoso.

No workflow, cada colaborador conta com um plano de ação faseado, sendo que nele consta todas as tarefas que devem desempenhar em ordem específica. Assim, fica muito mais fácil controlar os processos que acontecem dentro da empresa e evitar retrabalhos ou desperdício de tempo e até mesmo de matéria-prima.

Além disso, com a ajuda da tecnologia, é possível acompanhar de perto e mapear o fluxo de trabalho de cada área específica da empresa, garantindo uma integração total e, consequentemente, uma gestão muito mais segura.

Um exemplo de boa aplicação do workflow é quando o setor de marketing da empresa encaminha o potencial cliente para o setor de vendas, que fecha o negócio, e então ele é direcionado ao setor financeiro. Nesse caso, fica claro como é necessário ter uma cadeia de processos que precisam ocorrer em ordem específica, em cada um dos diferentes setores, para que a venda seja finalizada.

Qual é a diferença entre processo e workflow?

Apesar de cumprirem papéis similares, no sentido de otimizar as atividades internas da empresa, workflow e processo são termos que não devem ser confundidos.

Workflow diz respeito à realização de uma tarefa específica por meio de várias etapas bem estabelecidas, para obter uma padronização no trabalho e consequentemente ter uma melhor gestão e garantir a entrega de determinado produto ou serviço.

O processo, diferente disso, é uma sucessão de atividades, subdivididas em tarefas, que pretende uma meta organizacional maior da empresa, geralmente para otimizar a maneira com que desempenha tarefas internas.

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Quais são os tipos de workflow?

Existem diferentes tipos de workflow, e esse plano de ação deve ser elaborado de acordo com as necessidades específicas de cada empresa. Esses são alguns deles:

1. Workflow ad hoc

A expressão ‘’ad hoc’’ é originada do latim e quer dizer algo como “para essa finalidade”. Nesse tipo de workflow, é possível fazer mudanças no curso do serviço para adequar-se às necessidades observadas, ou seja, é um tipo de workflow mais flexível.

2. Workflow transacional

Esse modelo reúne diferentes tipos de atividades que devem ser desempenhadas simultaneamente, de forma a garantir a eficácia do workflow.

Nesse caso, as tarefas podem ser automatizadas, mas ainda é necessária supervisão humana para garantir que estejam sendo desempenhadas dentro dos parâmetros necessários.

3. Workflow administrativo

Esse tipo de workflow tem um foco maior em atividades administrativas e burocráticas, com um caráter mais repetitivo e de baixa complexidade. Por isso, esse tipo de trabalho geralmente pode ser automatizado por meio de ferramentas de gestão.

4. Workflow produtivo

Esse tipo de workflow reúne atividades repetitivas, mas que ao mesmo tempo contam com algum grau de complexidade. Um exemplo podem ser transações bancárias ou alimentação de planilha de dados importantes para a empresa, ações que se repetem a cada mês, mas que ainda assim exigem um alto grau de atenção. 

Esse tipo de atividade pode ser ou não automatizada, a depender do contexto específico e necessidades da empresa.

5. Workflow colaborativo

Esse tipo de workflow demanda uma integração entre colaboradores de várias áreas para serem concluídas, ou seja, exigem esforço coletivo com foco em um objetivo comum.

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8 vantagens do sistema de workflow para os negócios

São muitas as vantagens de utilizar um sistema de workflow e separamos algumas que deixam claro a importância dessa prática para o sucesso de qualquer empresa:

  • Garante muito mais fluidez no gerenciamento de tarefas;
  • Aumento da eficiência dos processos;
  • Maior possibilidade de automação de tarefas;
  • Garante uma liderança muito mais segura e direcionada;
  • Maior transparência no processamento e uso de informações;
  • Garante maior excelência e padrão de qualidade nos serviços oferecidos ao cliente;
  • Reduz índice de erros e retrabalhos;
  • Gera uma comunicação interna melhor.

Workflow na prática: como começar?

A introdução de um workflow na rotina de trabalho de uma empresa pode trazer resultados surpreendentes e uma qualidade muito maior nas entregas ao cliente. Para isso, porém, é necessário que seja implementado da forma correta.

Em primeiro lugar, é necessário analisar os processos internos da sua empresa e fazer um diagnóstico da situação atual, ressaltando o que funciona e aquilo que necessita ser mudado.

Depois disso, devem ser definidos os colaboradores que ficarão responsáveis por cada tarefa específica, o que garante que cada um saiba exatamente o que fazer e o que é esperado de seu trabalho.

Após essas etapas, deve ser definida a situação que servirá como ponto principal do processo, ou seja, o objetivo de toda essa operação, e é necessário que todos os envolvidos estejam cientes desse objetivo.

Então, é preciso estabelecer as tarefas a serem desempenhadas por cada um, sempre incluindo possíveis desvios a serem tomados a depender das situações do dia a dia, e ouvindo as sugestões e contribuições dos colaboradores presentes na linha de frente do projeto. É possível também introduzir a automação de processos, garantindo o maior nível possível de eficiência nas operações onde isso for possível.

Por último, deve ser definido o resultado a que se espera chegar a partir da implementação do workflow, já que, assim como um ponto de partida, é necessário estabelecer um marcador que indique a conclusão do trabalho.

A otimização de tarefas é sinônimo de melhores resultados

Em uma empresa, a forma como as tarefas são realizadas e divididas tem um impacto significativo sobre os resultados entregues ao cliente. Por esse motivo, a introdução de um workflow pode surtir um efeito extremamente positivo, tanto para otimizar processos quanto para economizar tempo e recursos.

A utilização da tecnologia, principalmente por meio de ferramentas de gestão, garante a eficácia máxima da estratégia de workflow, já que dessa forma é possível integrar todos os processos e setores de uma empresa. Para saber mais sobre os efeitos da transformação digital em uma empresa, não deixe de ler o Blog Omie!

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