Como empreendedor, entender melhor o que é automação de processos e como ela pode ajudar a otimizar a sua rotina empresarial pode te ajudar a poupar tempo e focar em tarefas mais estratégicas.
A implementação de um sistema de automação de processos é um investimento necessário, que traz inúmeros benefícios para os nichos focados em compras e vendas. Continue acompanhando para entender o motivo!
O que é automação de processos?
A automação de processos está relacionada ao uso de tecnologia para executar tarefas de forma automatizada, sem intervenção humana direta.
Geralmente, essa atividade envolve a utilização de software de gestão, algoritmos e dispositivos para realizar atividades manuais e repetitivas, otimizando a eficiência e reduzindo erros.
Qual o principal objetivo da automatização de processos?
O principal objetivo da automação de processos é aprimorar a eficiência, a qualidade e a rapidez, enquanto reduz custos e minimiza seus erros. Isso é alcançado substituindo tarefas manuais e repetitivas por soluções tecnológicas automatizadas.
Alguns objetivos específicos da automação de processos incluem:
- Aperfeiçoamento na qualidade do serviço;
- Agilidade e adaptabilidade;
- Facilitar a rastreabilidade e conformidade.
A importância da automação de processos para a empresa
A automação de processos é essencial para as empresas enfrentarem os desafios atuais, impulsionados pela indústria 4.0 e a necessidade de adotar práticas de transformação digital.
Entre eles estão as tarefas manuais que consomem tempo e recursos e a falta de integração entre sistemas que gera ineficiências.
Tudo isso acaba dificultando a tomada de decisão ágil e a adaptação às mudanças do mercado. Automatizar esses processos simplifica operações, reduz erros e libera recursos para atividades estratégicas.
Além disso, promove integração e padronização, fortalecendo a capacidade de adaptação e competitividade da empresa no mercado digital em constante mudança.
Quais são os tipos de automação de processos?
Com o avanço da tecnologia diversos tipos de automatização surgiram para facilitar os processos, cada um com um propósito específico. Veja:
- Scripts: conjuntos de instruções pré-escritas que automatizam tarefas, seguindo uma sequência de atividades como um roteiro.
- RPA: automatiza processos por meio de softwares robóticos, executando tarefas repetitivas e rotineiras de ponta a ponta.
- URA: parecido com um chatbot, responde a perguntas por áudio, utilizado em call centers para agilizar o atendimento aos clientes.
- Chatbots: aplicativos que interagem via chat, oferecendo atendimento personalizado ao cliente em tempo real, em redes sociais ou no site da empresa.
- Hiperautomação: combinação de várias ferramentas de automação para substituir capacidades humanas, integrando soluções diversas.
- BPMS: sistemas que automatizam e gerenciam processos empresariais, permitindo definição, execução, análise, otimização e monitoramento de processos.
Vale destacar que esses tipos de automação podem ser aplicados em diversas áreas, como vendas, marketing, contratos e finanças, trazendo vantagens significativas para os negócios.
Vantagens da automação de processos
Atualmente, automação é praticamente o sinônimo de produtividade, afinal, significa ganhar tempo sem perder qualidade.
Como já citamos, a automação de processos reduz o tempo de trabalho, já que minimiza também os erros manuais e humanos, além de acelerar as etapas, deixando, como prêmio, mais tempo para o empreendedor aplicar em melhorias, estudos e aperfeiçoamentos em seu negócio. Mas, essa não é a única vantagem de automatizar os processos. Confira.
Redução de repetitividade
Ao delegar as tarefas repetitivas à automação, há uma redução significativa da sobrecarga e fadiga dos colaboradores, liberando tempo para planejamentos mais estratégicos, como ações de vendas.
Aumento da produtividade
Com a automação, é possível obter resultados excepcionais em menos tempo, o que impulsiona negociações mais eficientes, fechamento de contratos mais rápidos e melhorias no gerenciamento de estoque.
Além de possibilitar o aproveitamento de mais oportunidades por meio de informações de clientes armazenadas.
Centralização de informações
O fácil acesso às informações, como documentos e dados de clientes, facilita a comunicação entre departamentos, promovendo uma organização mais clara e eficaz.
Padronização
Para empresas que lidam com produção em grande escala ou serviços de alta demanda, a padronização proporciona uma qualidade consistente e adequada.
Análise de desempenho e metas
A automação permite o registro em tempo real das atividades da empresa, fornecendo um acompanhamento detalhado do início ao fim de cada tarefa.
Além disso, a geração de relatórios fornece insights valiosos sobre o desempenho do estoque, vendas, colaboradores, auxiliando no alcance de metas e no planejamento futuro.
Redução de custos extras
Ao eliminar o uso excessivo de papel e outros recursos físicos, a automação não apenas reduz custos, mas também contribui para práticas empresariais mais sustentáveis, alinhadas ao empreendedorismo sustentável.
Exemplos de automação de processos
Existem muitas formas de aproveitar a automação de processos usando ERP na sua empresa, entre os principais exemplos estão:
Automatização de fluxo de aprovação de documentos
Implementação de um sistema de gestão automatizado para gerenciar o fluxo de aprovação de documentos dentro da empresa.
Isso inclui a criação de modelos de documentos, definição de rotas de aprovação e notificações automáticas para os responsáveis. Esse processo reduz a burocracia, acelera as aprovações e melhora a rastreabilidade.
Automação de atendimento ao cliente por chatbot
Utilização de chatbots para fornecer suporte ao cliente de forma automatizada, respondendo a perguntas frequentes, agendando reuniões ou direcionando solicitações para o departamento apropriado.
Dessa forma, é possível oferecer uma experiência de atendimento mais ágil e eficiente, disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana.
Automatização de processos financeiros
Uso de sistemas automatizados para gerenciar processos financeiros, como conciliação bancária, emissão de faturas, controle de despesas e pagamento de fornecedores.
Com isso, é possível reduzir erros, minimizar o tempo gasto em tarefas manuais e melhorar a precisão das informações financeiras.
Automação de processos de recrutamento e seleção
É o uso de softwares de recrutamento para automatizar etapas do processo de contratação, como triagem de currículos, agendamento de entrevistas e avaliação de candidatos.
Assim, possibilita e agiliza o processo de contratação, reduzindo o tempo de recrutamento e melhorando a qualidade das contratações.
Automação contábil
As rotinas contábeis também podem ser otimizadas com sistemas específicos. Tarefas manuais, repetitivas, como o lançamento de dados financeiros de cada cliente e geração de relatórios, podem ser automatizadas.
Isso permite que a equipe de contadores tenha mais tempo para desenvolver competências estratégicas de diferenciação e fidelização de clientes, por exemplo. O OneFlow é uma ótima solução, neste caso. Com ele, é possível analisar as evoluções do período, além de gerar automaticamente demonstrativos e livros contábeis quando necessário.
Vale a pena conhecer o OneFlow, o primeiro software contábil 100% web e autônomo do Brasil!
Como fazer automação de processos?
- Identifique os processos que podem ser automatizados: comece mapeando os processos repetitivos, manuais e que consomem muito tempo na sua empresa.
- Escolha uma ferramenta de automação de processos: após identificar os processos a serem automatizados, selecione uma ferramenta que atenda às necessidades da organização.
- Defina as regras do processo: antes de automatizar um processo, estabeleça as regras que ele deve seguir, incluindo validação de dados, critérios de decisão e outros aspectos importantes.
- Treine sua equipe: para garantir o sucesso da automação de processos, é essencial que os colaboradores saibam como utilizar a ferramenta escolhida. Invista em treinamentos para capacitar a equipe e garantir sua familiaridade com a nova tecnologia.
- Acompanhe os resultados: a implementação de uma nova ferramenta demanda monitoramento constante e ajustes quando necessário. O monitoramento contínuo é fundamental para alcançar resultados cada vez melhores.
Perguntas frequentes sobre automação de processos
Qual o principal objetivo da automatização de processos?
O principal objetivo é aumentar a eficiência operacional, reduzindo o tempo gasto em tarefas repetitivas e liberando recursos para atividades mais estratégicas.
Automatização ou automação de processos?
Ambos os termos são utilizados de forma intercambiável e se referem ao uso de tecnologia para executar tarefas de forma automatizada, sem intervenção humana direta.
Como escolher um sistema de automação de processos?
Para escolher um sistema adequado, é importante considerar as necessidades específicas da empresa, avaliar as funcionalidades oferecidas, verificar a integração com sistemas existentes e analisar o suporte ao cliente.
Em quais áreas posso usar a automação?
A automação pode ser aplicada em diversas áreas, como vendas, marketing, finanças, recursos humanos, atendimento ao cliente e gestão de estoque.
Lembre-se que a automação é um recurso que vem conquistando o mercado e guiando as melhores decisões de empreendedores. E, se você busca uma gestão empresarial eficiente, conte com a Omie!
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