Dentre as obrigações contábeis da sua empresa está o SPED Fiscal, um sistema de escrituração digital que envia as informações da sua empresa à Receita Federal.
Neste conteúdo, explicaremos o que é SPED Fiscal, como funciona e as vantagens de utilizar esse sistema. Veja ainda os principais erros que você deve evitar na transmissão das informações.
O que é SPED Fiscal?
O SPED fiscal é o Sistema Público de Escrituração Digital, também conhecido como Escrituração Fiscal Digital (EFD). É um processo de digitalização das informações de uma empresa que são fornecidas à Receita Federal.
Nele, todas as informações dos contribuintes, como documentos fiscais e apuração de impostos, são registradas e enviadas mensalmente.
Quando a empresa transmite as informações do SPED Fiscal, ela substitui a escrituração e impressão de:
- Livro Registro de Entradas;
- Livro Registro de Saídas;
- Livro Registro de Inventário;
- Livro Registro de Apuração do IPI;
- Livro Registro de Apuração do ICMS;
- Documento Controle de Crédito de ICMS do Ativo Permanente – CIAP;
- Livro Registro de Controle da Produção e do Estoque.
Como funciona o SPED Fiscal?
É uma iniciativa do governo brasileiro para simplificar como os negócios fazem a escrituração contábil e fiscal.
No SPED Fiscal, são registradas as informações mais importantes relacionadas aos processos dos negócios. A saber:
- registros fiscais de entrada e saída – movimentações de mercadorias, serviços e transportes envolvendo o SPED Fiscal ICMS, permitindo o controle das operações fiscais realizadas pelo seu negócio;
- apuração dos impostos – aqui, deve-se calcular e registrar os impostos devidos em suas operações, incluindo o ICMS e outros impostos relacionados;
- cadastros de produtos, clientes e fornecedores – é necessário manter cadastros atualizados de produtos, clientes e fornecedores para emitir corretamente os documentos fiscais;
- dados de produção, estoque e inventário – o SPED Fiscal registra informações sobre a produção, controle do estoque e inventário, auxiliando no controle e gestão dos recursos.
- Controle de Crédito de ICMS (CIAP) – o sistema inclui informações sobre o Controle de Crédito de ICMS, permitindo o uso de créditos do imposto para abater outros débitos fiscais.
Quem é obrigado a entregar o SPED Fiscal?
A obrigatoriedade do SPED Fiscal vale para a maioria das empresas, de diferentes tamanhos e naturezas, como comerciantes, industriais e prestadores de serviços.
Saiba que as empresas no regime de Lucro Real e no regime de Lucro Presumido precisam entregar o SPED Fiscal.
Empresas que não precisam entregar o Sped Fiscal
Microempreendedores Individuais (MEI) e empresas optantes pelo Simples Nacional podem ser dispensados de entregar o SPED Fiscal, desde que não realizem operações interestaduais com Substituição Tributária ou operações sujeitas à retenção de ICMS ou ISS.
Prazo para entrega do SPED Fiscal
Cada estado tem um prazo diferente para a entrega das informações. Acompanhe a tabela do SPED Fiscal
| Estado | Prazo | Dispositivo legal |
| Acre | Até o 25º dia do mês subsequente | RICMS/AC, Artigo 121-L |
| Alagoas | Até o 25º dia do mês subsequente | Instrução Normativa SEF nº 19/2009, Artigo 12 |
| Amazonas | Até o 12º dia do mês subsequente | Decreto nº 28.841/2009, Artigo 19, inciso I |
| Até o último dia útil do mês subsequente | Decreto nº 28.841/2009, Artigo 19, inciso II | |
| Amapá | Até o 15º dia do mês subsequente | RICMS/AP, Anexo I, Artigo 222-U |
| Bahia | Até o 25º dia do mês subsequente | RICMS/BA, Artigo 250 |
| Ceará | Até o 20º dia do mês subsequente | Instrução Normativa nº 45/2009, Artigo 2º, inciso I |
| Distrito Federal | Até o 20º dia do mês subsequente | Instrução Normativa RFB nº 1.685/2017, Artigo 12 |
| Espírito Santo | Até o 20º dia do mês subsequente | RICMS/ES, Artigo 758-J |
| Goiás | Até o 15º dia do mês subsequente | RICMS/GO, Artigo 356-N |
| Maranhão | Até o 25º dia do mês subsequente | Portaria GABIN nº 150/2015 |
| Mato Grosso | Até o 20º dia do mês subsequente | Portaria nº 166/2008, Artigo 12 |
| Mato Grosso do Sul | Até o 20º dia do mês subsequente | RICMS/MS, Anexo XV, Artigo 12 |
| Minas Gerais | Até o 15º dia do mês subsequente | RICMS/MG, Anexo V, Artigo 12 |
| Pará | Até o 15º dia do mês subsequente | Instrução Normativa nº 15/2023, Artigo 5º |
| Paraíba | Até o 15º dia do mês subsequente | Portaria GSER nº 101/2012 |
| Paraná | Até o 20º dia do mês subsequente | RICMS/PR, Artigo 382 |
| Pernambuco | Até o 15º dia do mês subsequente | ICMS – Portaria SF nº 126/2018, Artigo 5º |
| Até o 20º dia do mês subsequente | IPI – Instrução Normativa RFB nº 1.371/2013, Art. 12 | |
| Piauí | Até o 15º dia do mês subsequente | RICMS/PI, Anexo VI, Artigo 414 |
| Rio de Janeiro | Até o 20º dia do mês subsequente | Resolução SEFAZ nº 720/2014, Art. 2º, Anexo VII |
| Rio Grande do Norte | Até o 15º dia do mês subsequente | RICMS/RN, Artigo 154 |
| Até o 20º dia do mês subsequente para empresas do Simples Nacional e Mercados | ||
| Rio Grande do Sul | Até o 15º dia do mês subsequente | Instrução Normativa DRP nº 45/1998, Título 1, Capítulo LI, Subitem 3.4 |
| Rondônia | Até o 14º dia do mês subsequente | RICMS/RO, Artigo 106 |
| Roraima | Até o 20º dia do mês subsequente | Decreto 4.335-E/2001, Artigo 289-G |
| Santa Catarina | Até o 20º dia do mês subsequente | RICMS/SC, Anexo 11, Artigo 33 |
| São Paulo | Até o 20º dia do mês subsequente | Portaria CAT nº 147/2009, Artigo 10 |
| Sergipe | Até o 15º dia do mês subsequente | Portaria SEFAZ nº 073/2012, Artigo 9º, inciso II |
| Tocantins | Até o 15º dia do mês subsequente | RICMS/TO, Art. 384-E |
Vantagens do SPED Fiscal para as empresas
O SPED Fiscal é uma ferramenta que ajuda as empresas a prestarem contas ao governo de maneira mais eficiente e confiável. Confira outras vantagens desse sistema:
- redução de papéis – o processo de entrega das informações fiscais é feito de forma digital. Assim, não é mais necessário lidar com pilhas de papéis e documentos físicos;
- agilidade – não é mais preciso ir até a Receita Federal para entregar os documentos fiscais. Basta fazer o download do SPED, preencher e enviar eletronicamente;
- menos custos com armazenamento – você não precisa mais se preocupar em guardar todos os papéis gerados para o Fisco. Isso porque o processo é digital, e as informações são armazenadas em sistemas de nuvem;
- melhora da produtividade – as informações da sua empresa precisam estar padronizadas, agilizando o fluxo de trabalho do setor financeiro e contábil da sua empresa.
Quais os principais erros cometidos no envio do SPED Fiscal?
Para evitar multas e penalidades para sua empresa no envio das informações do SPED, acompanhe os erros mais comuns que podem ocorrer nesse processo:
Desatualização em relação à legislação
As leis tributárias mudam constantemente, por isso é preciso acompanhar a legislação e ter um contador de confiança.
Erros de preenchimento
Erros ao cadastrar produtos, no valor total das notas fiscais eletrônicas ou alíquotas incorretas podem levar a falhas no preenchimento, por isso é preciso ter atenção a esse ponto e sempre fazer uma checagem minuciosa.
Caso você identifique que houve erros de preenchimento, é possível enviar um arquivo retificador, informando os dados corretos. Ao fazer isso, observe se a retificação foi aceita e processada pelo Fisco.
Falta de integração dos softwares utilizados
Muitas empresas contam com diferentes sistemas e a falta de integração entre eles pode gerar informações incorretas, levando a erros no preenchimento do SPED Fiscal. É importante contar com um sistema ERP de gestão integrada para evitar essas falhas.
Faça bom uso da digitalização para um trabalho inteligente
Para enviar as informações pelo SPED Fiscal, organize e registre todas as operações, notas fiscais, estoque, inventário e outros dados fiscais e verifique se os registros estão corretos e não tenham erros.
Para emitir os documentos fiscais corretamente, a melhor estratégia é contar com um sistema de gestão integrada. Com o sistema ERP Omie, você registra todas as movimentações e garante a entrega dos documentos obrigatórios sem erros.
Isso porque todos os setores da empresa estão integrados e você pode acessar as informações em uma única plataforma, garantindo precisão nos dados financeiros e contábeis. Assim, você cumpre as obrigações do SPED Fiscal sem contratempos.
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