Ferramentas de planejamento e gestão empresarial - Passo 8 do Guia Contador 2.0

Entenda como trazer mais produtividade e otimização de processos com ferramentas de de gestão e planejamento estratégico para o seu escritório contábil.

27/06/2019
Contabilidade

Neste artigo sobre a transição do contador tradicional em contador consultor 2.0, aquele que participa ativamente dos negócios e do crescimento de seu cliente, gostaria de te relembrar sobre duas ferramentas de gestão empresarial e planejamento estratégico que irão te ajudar a prestar seus serviços com qualidade e ajudar a seu cliente em seu negócio.

As ferramentas de planejamento e gestão empresarial em questão são:
- Análise SWOT
- Gráfico de Pareto

Como bem lembrado por Gilberto Cunha, em seu artigo sobre metodologia de vendas, “vender não é dom, vender é processo”, podemos tranquilamente afirmar que prestar a consultoria contábil estratégica também é claramente um conjunto de processos estruturados, onde você precisa, antes de tudo, entender a real e atual situação de seu cliente. Levando este conceito para a técnica do SPIN Selling, seria dizer que estas ferramentas de gestão se comparam no passo “S” (Situation), ou seja, entender a SITUAÇÃO do negócio de seu cliente, para então conseguir identificar os caminhos a seguir.

A análise SWOT: Identificando os 4 pontos de destaque

A primeira delas, a análise SWOT é uma ferramenta de gestão extremamente poderosa e permitirá que você identifique e mapeie, preferencialmente junto com seu cliente e sua equipe, os pontos fortes (STRENGHT), pontos fracos (WEAKNESS), as oportunidades (OPPORTUNITIES) e as ameaças (TREASURES).

SWOT

Uma coisa que é bem interessante na análise SWOT nos negócios é exatamente o fato de que a própria equipe da empresa tem condições de te ajudar a mapear os 4 pontos, afinal de contas são eles que fazem a operação funcionar e a conhecem mais do que ninguém.

Logicamente você, como contador consultor, poderá trazer uma visão mais crítica, mais ampla, trazendo informações externas, tendências, usar sua experiência, entre outras.

É muito importante que você alinhe e encoraje a equipe a reconhecer todos os pontos. Nada de colocar problemas para debaixo do tapete. Este é o momento de reconhecer de forma madura e profissional as 4 partes da técnica de gestão empresarial para que então todos estejam na mesma página.

Outra coisa que deve ser considerado aqui é que o processo de pontos fortes e pontos fracos são características do ambiente interno, ou seja, pontos que dependem basicamente da empresa e seus componentes internos.

Quanto aos itens relacionados com oportunidades e ameaças dizem respeito ao ambiente externo, ou seja, não dependem exclusivamente da empresa, mas sim de fatores como econômicos, políticos, mercado, concorrências, tecnologias, entre outros.

SWOT na contabilidade estratégica e consultiva

Na consultoria contábil estratégica recomendamos que seja dedicado um bom tempo para que o levantamento de SWOT seja bem mapeado. Importante também que seja objetivo e assertivo, pois é através dele que a sua estratégia consultiva será desenvolvida.

Pontos fortes devem ser reforçados, pontos fracos precisam ser tratados no plano de trabalho, as oportunidades consideradas para novas janelas de criação e inovação e logicamente as ameaças tratadas como forma de mitigá-las ao máximo dentro do possível.

Outra dica, não queira resolver todos os problemas do mundo (ou da empresa), foque em pontos que realmente sejam factíveis de serem tratados num tempo adequado. Estes podem até ser totalmente mapeados, mas deve existir uma dose de pragmatismo para que o plano seja assertivo, viável, caiba no orçamento da empresa e gere resultados o quanto antes.

Gráfico de Pareto nos escritórios de contabilidade

E por falar em tratar de problemas recomendamos o uso de uma outra ferramenta que ajudará muito a equipe da consultoria e da empresa a resolver muitos dos problemas e das ocorrências que estes problemas geram.

Lei de pareto

Basicamente trata-se da lei de Pareto, ou da regra do 80/20. Esta ferramenta de planejamento estratégico necessita que sejam mapeadas 2 informações sobre os problemas do escritório contábil ou a empresa, sendo:

Informação 1: nesta lista você irá identificar de forma bem objetiva os problemas da empresa.
Informação 2:
nesta lista você irá mapear quantas ocorrências que cada problema identificado gera para a empresa.

Na sequência, a lista deve ser ordenada ordem de número de ocorrências, da maior para a menor, ou seja, os problemas que mais acontecem na operação da empresa.

A solução do pareto 80/20

Logicamente, o mundo perfeito seria resolver todos os problemas da empresa em todas as ocorrências, porém sabemos que isto é impossível, é muito caro, é desgastante e novos problemas irão aparecer.

Então como fazer isto?

Simples, use a ferramenta de gestão e planejamento estratégico em questão (o bom e velho Pareto 80/20). Desta forma podemos mapear as soluções da seguinte forma:

- Trabalhe intensamente nos 20% dos problemas que mais acontecem
- Resolva 80% das ocorrências

Exemplo de como é a Lei de Pareto na prática

Imagine que a equipe mapeou 25 problemas e que estes representam 10.000 ocorrências na empresa no ano.

Aplicando então o gráfico de Pareto, você deverá selecionar entre 4 a 6 problemas para serem resolvidos da melhor forma possível. Fatalmente você irá observar que estes 4 a 6 problemas irão representar algo em torno de 80% das ocorrências.

Com isto seu trabalho será bem direcionado, certamente será muito mais rápido e barato do que querer algo perfeito e muitos dos problemas da empresa serão resolvidos de forma definitiva. Ou outros, ou menores, poderão ser tratados pontualmente até que um novo ciclo se inicie.

O planejamento e gestão empresarial para Contadores

Nada mal não é? Então, que tal começar por aqui? Se reúna com aquele seu cliente, seu parceiro e cheio de problemas. Proponha a ele lhe ajudar.

Comece pela análise SWOT, para que possa saber a situação atual e aplique com ele o princípio de Pareto para propor as soluções de forma prioritária.

Com as ferramentas bem utilizadas certamente vocês terão uma visão super privilegiada do momento da empresa e mais do que isto, saberão exatamente o que fazer, em qual ordem, quanto será solucionada para que a empresa possa tomar um caminho da qualidade, da prosperidade e do crescimento.

Quando os resultados começarem a aparecer, seu cliente vai te adorar e jamais irá trocar seus produtos e serviços contábeis por algo mais baratinho. E será mais um caminho para que você escale a sua consultoria contábil estratégica e passa oferecer diversos serviços interessantes e que irão lhe diferenciar no mercado.

Vamos lá, mãos a obra!

Wagner Xavier

Wagner Xavier é Diretor de Contas Especiais na Omie.
Com vasta experiência no mercado de tecnologia voltado para contadores e um fã confesso do bom rock ’n’ roll.
Quer falar com ele? wagner@omie.com.br

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