Se você é um empreendedor certamente já deve ter buscado o auxílio de ferramentas de gestão para pequenas empresas para tornar os processos da mais simplificados e ágeis. Isso porque, na prática, em um mercado cada vez mais competitivo, a tecnologia desempenha um papel importante nas mais diversas áreas de negócios.
Utilizadas para otimizar o tempo e as tarefas do dia a dia, as ferramentas de gestão para PME ocupam lugar de destaque, ganham novos formatos e são aliadas na geração de melhores resultados com menos riscos e redução significativa de erros.
Afinal de contas, são muitos prazos, documentos, fornecedores, informações a serem gerenciadas. Muitas vezes, você pode achar que tudo está saindo do controle, mas com ferramentas assertivas, os projetos e processos ficam mais claros e eficientes.
Se você está decidido a andar de braços dados com a tecnologia para o bem da gestão da sua empresa, continue a leitura! Vamos te mostrar ferramentas que são úteis tanto para quem está começando no empreendedorismo quanto para quem já está com meio caminho andado.
Desafios das empresas PME
Os desafios do empreendedor brasileiro não são poucos, especialmente no início da sua trajetória. A falta de consciência sobre eles junto a um plano de ação mal estruturado pode, sim, levar ao fechamento prematuro do negócio.
Dificuldades com a gestão de pessoas, alta carga tributária do país, acesso restrito ao crédito, insegurança frente às transações financeiras, falta de recursos para arcar com profissionais especializados são apenas alguns dos obstáculos diários de pequenas empresas. Vamos entender um pouco mais a fundo:
1. Burocracias excessivas
Empreender já é por si só desafiador, mas no Brasil pode ser muito mais. Não falamos apenas das questões relacionadas ao mercado e concorrência, mas principalmente pela burocracia, que mostra seus excessos já na abertura da empresa. Enquanto o processo em alguns países dura de 5 a 10 dias, no Brasil pode levar até 3 meses.
As pequenas e médias empresas ainda sofrem consideravelmente com processos burocráticos para manutenção do negócio, como emissão de certidões, tributações e obrigações trabalhistas.
Tudo isso faz com que um gestor brasileiro, assim como você, dedique cerca de duas mil horas por ano, segundo o Banco Mundial, com questões burocráticas.
2. Gestão e planejamento
Controlar o fluxo de caixa, criar fundo de reservas, registrar entradas e saídas de mercadoria são apenas algumas das ações exigidas dos gestores de empresas.
O problema é que tudo isso, muitas vezes, é feito no calor da rotina, sem planejamento adequado, o que acaba impedindo que os empreendedores tenham uma visão detalhada sobre a sua própria situação financeira e possam tomar decisões assertivas sobre os negócios.
3. Altas cargas tributárias
Outro grande desafio diz respeito às altas cargas tributárias, que acabam sendo um entrave para o crescimento das pequenas e médias empresas.
Você já deve ter se deparado e ficado até mesmo confuso com os diferentes tipos de impostos federais a serem pagos. Há ainda os estaduais e municipais, como o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) e o ISS (Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza). Quando comparado com outros países, o Brasil segue na contramão, onerando cada vez mais encargos municipais e estaduais aos empreendedores.
Assim, ter um planejamento tributário e o auxílio de um contador deve ser fator inegociável aos que querem alcançar sucesso no empreendimento.
4. Captar novos clientes
A falta de equipe de marketing e investimento para prospectar novos clientes também se faz um desafio constante na vida do empreendedor, e pode ser o motivo que está te impedindo de crescer de forma estratégica, previsível e sustentável.
Em um mercado cada vez mais competitivo, a prospecção de clientes é fundamental nos planos de negócios e ferramentas de gestão para pequenas e médias empresas, tornando-se cada vez mais essenciais.
5. Implementação de novas ferramentas
Modernizar processos, implementar novas ferramentas e realizar uma mudança com foco em inovação são ações desejadas por 100% dos empreendedores, mas nem sempre conquistadas, já que as PMEs – além de sofrerem com a falta de financiamento para investir nessas etapas, muitas vezes contam com equipes não preparadas para lidar com tecnologias.
Daí a importância de se conhecer ferramentas de gestão e escolher as que melhor irão atender a sua empresa.
Como escolher as melhores ferramentas de gestão para pequenas empresas?
Agora que você já identificou os desafios pelos quais sua empresa está passando, o próximo passo é conhecer as ferramentas para enfrentar todos eles da forma mais eficiente possível.
Listamos aqui algumas ferramentas que podem otimizar os processos internos e levar maior tranquilidade para a rotina da sua empresa. Além disso, você vai entender um pouco sobre cada uma delas e, assim, poder escolher as opções ideais de acordo com o seu negócio.
Gestão de finanças
Você sabia que fazer gestão financeira, fluxo de caixa, gerar notas fiscais, boletos e até mesmo o pagamento de tributos pode se tornar uma tarefa simples com ajuda de um sistema ERP?
Um sistema de gestão integrado vai libertar você das planilhas e outros controles manuais garantindo maior agilidade e eficiência para as tarefas administrativas. Além disso, com um ERP, os dados ficam seguros e é possível acessá-los de forma on-line, por qualquer máquina e a qualquer momento, sem a necessidade de investir em uma infraestrutura cara.
Gestão de marketing
Antes de começar a implantar ações de marketing, é preciso conhecer os ambientes internos e externos da empresa e avaliar os seus pontos fortes e fracos perante a concorrência. Para uma análise como essa, você pode fazer uso da matriz Swot – uma ferramenta de gestão usada para elaborar planos de ação perante oportunidades de mercado.
No entanto, além dessa, existem algumas outras ferramentas poderosas e gratuitas que podem alavancar a divulgação do seu negócio, principalmente, pela internet.
Google Analytics
Já pensou o quão útil seria poder monitorar o perfil de quem acessa seu site, ver as páginas mais acessadas, a quantidade de conversões de visitantes em clientes entre outros dados?
É justamente isso que o Google Analytics faz – a ferramenta de monitoramento e análise de sites mais utilizada no mundo. Com ele é possível fazer mensuração de tráfego e assim criar estratégias de acordo com a necessidade.
Google meu negócio
O Google Meu Negócio é mais uma ferramenta gratuita oferecida pelo gigante da internet. Através dela, as empresas podem ampliar a presença on-line e atrair um número maior de consumidores, já que a partir das buscas no Google são mostrados os estabelecimentos cadastrados.
Google Ads
O Google Ads (antigo Google AdWords) é a plataforma de anúncios do Google. Sua primeira versão foi lançada em 2000, desde então, lidera o mercado de Mídia On-line. Através do Google Ads é possível criar anúncios de pesquisa, de display, no YouTube, no Gmail e na Play Store.
Facebook Ads
O Face Ads ou Facebook Ads é o sistema de anúncios pagos do Facebook. A plataforma permite segmentar anúncios de várias formas para que eles apareçam para públicos de localização, interesses, idades e gêneros específicos.
Google Trends
Google Trends é uma ferramenta gratuita do Google que permite acompanhar a evolução do número de buscas por uma determinada palavra-chave ao longo do tempo. Assim, você pode aproveitar e usar os temas em alta para produção de conteúdo nas suas mídias digitais.
Gestão de relacionamento com clientes
Se a sua empresa precisa de uma ferramenta para gestão de relacionamento com os consumidores, ela precisa de um CRM – solução completa para a gestão de vendas, marketing e relacionamento com clientes.
Você pode criar seu próprio banco de dados e gerenciar através de uma planilha otimizada no Excel, até contar com softwares e ferramentas robustas como o Bitrix24, Hubspot, Zoho CRM!
Seja qual for o meio, uma ferramenta de CRM garante que seus negócios estejam sempre um passo à frente no relacionamento com o cliente.
Gestão de atividades e tarefas
Organizar o dia e saber exatamente o que precisa ser feito no trabalho é essencial para gestores que prezam pela eficiência. Afinal, quem nunca se afundou em trabalhos que pareciam intermináveis?
A produtividade está totalmente ligada à forma como lidamos com a quantidade de tarefas e o tempo disponível. Para isso, nada melhor do que contar com ferramentas digitais. Entre as mais indicadas estão Google Agenda, Trello, Asana, Pipefy e Todoist.
Gestão de burocracias
Aumento de desempenho, diminuição de burocracia e otimização de custos são algumas das ações que um BPO financeiro pode otimizar para você. Por meio da contratação de um BPO financeiro, o empreendedor tem maior agilidade e controle nas atividades contábeis, além de ter acesso a uma visão mais ampla do seu negócio. Claro que, nesse ponto, é importante a contratação de um contador de confiança.
Preparado para escolher as melhores ferramentas de gestão para pequenas empresas?
Ao longo deste artigo apresentamos diversas ferramentas de gestão, muitas delas gratuitas, para que você possa escolher qual delas poderá agilizar e tornar os processos da sua empresa mais eficientes.
É válido lembrar que a gestão manual de dados e informações podem dificultar o crescimento do seu negócio.
Se você está disposto a otimizar os processos da sua empresa, veja outros artigos nosso blog, onde você vai encontrar muitos outros conteúdos com informações preciosas para te ajudar nessa jornada.
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