Uma boa estratégia, ainda mais para a gestão de pequenas e médias empresas, é necessária e faz toda a diferença para que se caminhe em direção ao sucesso de uma organização. O motivo é que ela permite que se tenha mais planejamento e controle sobre todos os processos.
Quando se trata de empresas menores, saber o que fazer para uma boa gestão é ainda mais importante, afinal, negócios deste porte são os que mais rapidamente fecham suas portas, se juntando às 60% das empresas que fecham em até cinco anos, de acordo com o Sebrae.
Por envolver questões como acompanhamento de estoque, planejamento financeiro e análise da concorrência, realizar essa gestão pode parecer complexo. E é com o intuito de orientar e facilitar esse processo que preparamos esse artigo!
O que é gestão empresarial?
Caso um negócio não seja bem gerenciado, as chances de ir à falência são grandes. A partir disso, podemos definir a gestão empresarial como um conjunto de estratégias que fazem com que a empresa melhore seus resultados.
Para isso, são pensadas ações que visam a organização e padronização dos processos e de todos os serviços que colaboram para o andamento do negócio.
Mas a importância da gestão empresarial vai além do risco de falência. Para o bom funcionamento de uma empresa, é necessário que todas as áreas se comuniquem e estejam bem alinhadas. Se a gestão não for bem feita, é muito provável que se torne rotina o desencontro de informações e a desorganização em diversas etapas.
Entre as funções do gestor estão a definição de metas, a organização de processos, o planejamento estratégico, a análise de custos, compras, vendas, pagamentos, recebimentos e contratações. E cada uma dessas áreas exige um conjunto de boas práticas específicas.
Como fazer gestão de pequenas e médias empresas?
Existem algumas dicas de estratégias que irão facilitar o caminho para uma boa gestão de pequenas e médias empresas. Confira abaixo:
Invista na sua educação financeira
É super importante que você procure sempre estar bem informado sobre assuntos que envolvem a área financeira. Esse conhecimento permitirá que você faça os investimentos necessários, cumpra as obrigações adequadamente e ainda possua uma boa reserva para urgências.
Estude temas associados à área e busque saber sobre os termos como capital de giro, lucro, receita, faturamento, despesa, custo e demonstração de resultados de exercício (DRE). O conhecimento sobre eles pode ser um diferencial para lidar com os riscos do mundo dos negócios.
Conheça seus clientes
Oferecer ao cliente a solução para o seu problema ou para sua necessidade deve ser o propósito do negócio. O comportamento dele irá definir as estratégias de venda, as inovações necessárias e as disponibilidades da empresa.
Por isso, é fundamental que você conheça seus clientes. Quando o consumidor encontra o que precisa em um negócio e tem uma boa experiência, começa a ser estabelecida uma relação de confiança e a probabilidade de que sua empresa seja indicada para outras pessoas é grande.
Comunique-se com sua equipe
Manter sua equipe alinhada e informada sobre todos os objetivos e caminhos para se chegar até eles é essencial para o sucesso da empresa. Além disso, processos comunicativos efetivos diminuem as chances de erros e desencontros de informações, resultando também em um melhor atendimento e melhores oportunidades de negociação.
Algumas ações mais básicas, inspiradas na área de Comunicação Interna, podem ser úteis, como manter um mural em local onde todos os colaboradores possam ver ou mesmo repassar mensagens e informações por e-mail ou aplicativos de mensagem.
Motive os colaboradores
Não é segredo para ninguém que uma equipe que acredita no propósito da empresa e trabalha com entusiasmo são mais produtivos e tem grande participação nos bons resultados de um negócio.
Por isso, fazer com que os colaboradores se sintam motivados é tão importante. Promova ações que mostrem sua preocupação com a qualidade de vida, o bem-estar e a saúde mental do seu time. Evidencie que você se importa e que o trabalho de cada um faz a diferença.
Isso é tão relevante que, em pesquisa da consultoria Right Management, conclui-se que quando motivadas no emprego em que se encontram, as pessoas produzem 50% a mais do que a média.
Delegue funções
Apesar de ter um papel central, um gestor por si só não é capaz de realizar todas as funções. Para uma boa gestão de pequenas e médias empresas, com uma rotina produtiva e sem conflitos, as tarefas de cada colaborador devem ser bem definidas.
O gestor deve ter o conhecimento necessário para delegar as funções adequadas a cada um, de modo a aproveitar as habilidades de todos.
Gerencie o estoque
Mercadorias paradas no estoque significam que o dinheiro também está parado. Para que isso não aconteça, é necessário conhecer bem o negócio.
Isso envolve saber os limites, as demandas diárias e quais são os produtos com maior e menor demanda. Assim, o controle de estoque será muito mais eficiente.
Monitore as receitas
Controlar os valores recebidos pela empresa em uma única listagem facilita muito o entendimento do fluxo do que entra e sai. Além disso, permite a você saber rapidamente quando o faturamento tem uma queda e ter mais tempo para pensar em estratégias para passar pelas dificuldades.
O monitoramento das receitas também te auxilia a identificar os momentos de oportunidade, já que saberá também quando o seu faturamento estará em crescimento.
Reduza as despesas
Ter uma lista completa com todas as despesas, que pode ser feita em um software de gestão ou em uma planilha, te permitirá maior controle sobre elas, podendo perceber as possibilidades de cortes ou reduções e ter até mesmo um aumento na rentabilidade sem que seja necessário um aumento no faturamento.
Dentro dessa ação, manter sempre uma parcela do dinheiro conquistado para o capital de giro é uma ação que previne diversos problemas a ocorrer dentro de uma empresa.
Mantenha a organização
Para que se mantenha tudo organizado na gestão de pequenas e médias empresas é interessante ter tudo documentado. Isso irá te ajudar a cumprir prazos e deixar tudo bem programado.
No entanto, para manter essa organização é preciso também de disciplina. Afinal, de nada adianta se o foco estiver presente apenas em um primeiro momento.
Analise a concorrência
É sempre bom conhecer quem compete conosco. O primeiro passo é descobrir quais negócios querem alcançar o mesmo público que o seu. Analise também as ações, identificando os pontos fortes, fracos e o que pode vir a ser uma oportunidade para a sua empresa.
Algo muito importante que você deve analisar em seus concorrentes são os erros. Aprenda com eles sem precisar cometê-los.
Vantagens do ERP para a gestão da sua empresa
Um bom sistema integrado de gestão, ou ERP, pode trazer muito mais rapidez e eficiência ao seu negócio. Por manter todos os setores da empresa interligados, faz com que as informações conversem entre si. Com isso, não só a análise é facilitada, mas também o controle de cada etapa e cada área.
As vantagens são muitas. Conheça a seguir as mais importantes:
Aumento da produtividade
Por otimizar e automatizar processos, o sistema ERP facilita a realização das atividades dos colaboradores, garantindo relatórios precisos que integram todos os setores da empresa.
Além disso, ele tem capacidade de automação comercial, descartando algumas etapas e reduzindo o tempo gasto com as tarefas e diversos gastos desnecessários.
Processos otimizados
Ao utilizar um único sistema para os controles financeiros – de vendas e orçamentos, de estoque, de compras e cotações, e para emissão de notas fiscais e boletos – você estará otimizando os processos da sua empresa e facilitando a gestão empresarial.
Isso cria, também, a possibilidade de gerar insights a partir do cruzamento dos índices ali registrados.
Controle financeiro
Estendendo a utilidade do ERP para o setor contábil, quando um gestor utiliza um sistema de gestão, há consequentemente um aumento da confiabilidade das informações.
Tendo um maior controle financeiro, o contador também terá um melhor gerenciamento com planilhas de fluxo de caixa, menos desperdícios de recursos e conseguirá identificar com mais facilidade oportunidades de investimento.
Segurança das informações da empresa
Os melhores sistemas ERP contam com ferramentas que proporcionam proteção dos dados da sua empresa contra ameaças externas, trazendo mais segurança e tranquilidade.
A segurança se expande para o ambiente interno também, já que todas as informações são monitoradas a todo tempo, sendo registradas todas e quaisquer modificações.
Aprimoramento da gestão de estoque
Por organizar e automatizar os processos, o sistema ERP aprimora a gestão de estoque, controlando o fluxo de caixa, os custos e os preços de venda e monitorando o produto desde o pedido ao fornecedor até o final do processo, quando ele chega ao consumidor.
Com o passar do tempo, você conseguirá monitorar melhor seu controle e saber quais as principais ações para melhorar a experiência do seu cliente com o produto, mesmo a partir de processos totalmente internos.
Melhor relacionamento com o cliente
Como já dito, conhecer bem seus clientes é fundamental para suprir suas expectativas e criar uma relação de fidelidade. Pensando nisso, o sistema ERP pode ser um grande aliado, já que centraliza as informações sobre os consumidores, permitindo que estratégias de relacionamento sejam traçadas de forma mais eficaz e personalizada.
Acompanhamento de indicadores de performance
A análise de indicadores de performance é uma tarefa comum para os gestores. Com o sistema ERP, essa tarefa pode oferecer resultados ainda melhores e mais proveitosos.
A integração entre os setores oferecida por esse sistema faz com que seja possível segmentar e cruzar indicadores com muito mais complexidade. A partir disso, a empresa conseguirá encontrar respostas e montar estratégias inovadoras para problemas comuns, criando e evidenciando então novos diferenciais.
Melhoria na gestão contábil e tributária
Ainda falando em otimização, os ERPs também cumprem esse papel quanto à gestão contábil e tributária da empresa, o que é, sem dúvidas, algo muito positivo para o negócio.
A quantidade de informações que os gestores precisam lidar é tão grande que se torna quase impossível realizar as tarefas sem a ajuda de software de gestão empresarial.
Em relação à tributação, o sistema de gestão ERP pode automatizar a controladoria, diminuindo assim o risco de falhas ligadas a multas, ao Fisco e outros gastos.
Para ambos os setores, o ERP é positivo pois consegue armazenar informações com muito mais segurança, sendo assim indispensável para empresas de pequeno e médio portes.
Monitoramento e correção de problemas
Esse tipo de sistema te permite ter uma visão muito mais ampla e detalhada de todos os setores da empresa, conseguindo assim identificar inconsistências de dados com muito mais facilidade e corrigindo-as com mais rapidez.
Isso é possível graças à integração dos dados operacionais. O problema pode muitas vezes estar ligado a uma falha presente no início da cadeia produtiva e, quanto mais rápido você conseguir identificá-lo, mais rápido ele será resolvido.
Personalização do software para diferentes nichos
Essa é sem dúvidas uma grande vantagem do software ERP. A implementação dessa ferramenta pode ser feita de acordo com as necessidades de cada empresa, sendo algo personalizado e muito mais eficaz. Além disso, diversos aplicativos podem ser utilizados em conjunto com o ERP, permitindo a seleção dos componentes mais adequados.
Uma boa gestão te leva ao sucesso
Após a leitura do texto, deu para perceber a importância de uma boa gestão empresarial, especialmente para negócios menores, né?
Pode até não ser fácil seguir todas as dicas listadas acima, mas se você mantiver seu foco voltado para a gestão, procurando ter constância nas ações, com certeza colherá frutos positivos.
Também vimos as inúmeras facilidades e benefícios trazidos pela obtenção de um ERP. Mas é importante que você opte por um sistema de gestão completo, como no caso da Omie.
Somos um ERP totalmente integrado, 100% na nuvem e intuitivo, que pode ajudar e muito na gestão de pequenas e médias empresas. Com ele você tem acesso a todas as vantagens colocadas aqui, com um gerenciamento simples, completo e em qualquer lugar do mundo. Venha conhecer!
