Gestão de estoque: o que é, importância e como fazer?

A gestão de estoque é um dos pontos-chave que garante o sucesso de um negócio. No entanto, para alguns empresários, as tarefas administrativas dessa atividade ainda geram muitas dúvidas e perda de eficiência, além de desperdícios de mercadoria e dinheiro.

Você sabe como fazer um bom gerenciamento de estoque, a importância e os principais métodos? Preparamos este post com dicas para aplicar na prática esse controle e entender tudo sobre o assunto!

O que é gestão de estoque?

A gestão de estoque é o processo de supervisão e controle dos itens armazenados por uma empresa. Isso inclui monitorar a quantidade de produtos disponíveis, acompanhar as entradas e saídas, identificar e reduzir perdas, e determinar a necessidade de reposição de estoque. 

Uma gestão eficaz de estoque é essencial para garantir que uma empresa tenha os produtos certos disponíveis no momento certo, evitando tanto a falta quanto o excesso de mercadorias, o que pode impactar diretamente nas finanças e na satisfação do cliente.

Tipos de estoque

Cada tipo de estoque desempenha um papel único na estratégia de negócios, e entender suas diferenças é chave para um gerenciamento eficaz.

O estoque de matéria-prima, por exemplo, é o ponto de partida para empresas de manufatura, essencial para manter a produção fluindo sem interrupções. 

Já o estoque de produtos em processo representa aqueles itens que estão a caminho de se tornarem produtos acabados, um elemento crucial para monitorar a eficiência da produção.

Falando em produtos acabados, este é o estoque de produtos acabados, prontos para encantar os clientes nas prateleiras. Eles são o coração do varejo e das distribuidoras, diretamente ligados à satisfação do cliente e às vendas.

Não podemos esquecer o estoque de MRO (Manutenção, Reparo e Operação), que, embora não faça parte do produto final, é vital para o suporte à produção – pense em ferramentas e equipamentos de segurança.

O estoque de trânsito é aquele em movimento, entre locais, fundamental para empresas com operações distribuídas. Já o estoque de segurança funciona como um colchão, uma reserva para lidar com imprevistos e flutuações na demanda.

O estoque consignado fica com o revendedor, mas ainda é propriedade do fornecedor até a venda. É uma estratégia inteligente para relações de confiança entre as partes, minimizando riscos e custos de armazenamento.

Por último, temos o estoque sazonal, essencial para atender demandas específicas de épocas do ano ou eventos, muito comum em setores como moda e decoração.

Por que fazer uma boa gestão de estoque é importante para as empresas?

É preciso entender que a gestão de estoque serve, principalmente, para garantir o sucesso dos negócios e bons resultados comerciais. 

Não adianta manter um estoque enorme de produtos pensando que isso significa prosperidade e aumento de vendas, quando pode revelar investimento perdido e estagnado.  ‍

Manter um controle de estoque ideal para a atividade operacional da empresa é a base de qualquer negócio bem-sucedido. 

Ou seja, trabalhar sem excessos e estoque parado, perda de produtos por roubo ou vencimento de lote, garantindo que haja sempre disponibilidade para os seus clientes conforme a necessidade.

Por isso, é preciso também entender a oscilação de demanda que a sua empresa pode sofrer durante determinados períodos, dependendo da sua atividade e dos produtos que oferece, para definir a quantidade ideal de produtos ou matéria-prima que atendem a clientela, com total segurança e efetividade.

Outro ponto é sobre os fornecedores. Sabemos que realizar compras maiores pode significar melhores negociações e preços. 

Portanto, é imprescindível usar isso a seu favor e garantir sempre a melhor decisão de compra que seja vantajosa para a sua empresa e para a fidelização de fornecedores.

Fica claro e explícito o tamanho da importância que uma boa gestão de estoque tem para as empresas. Evite erros, entenda as suas peculiaridades e conheça com profundidade a sua operação com um bom gerenciamento. 

Tudo isso ainda pode garantir um atendimento de maior qualidade para os seus clientes, tornando o seu negócio ainda mais competitivo no mercado.

Principais métodos da gestão de estoque

Existem alguns métodos que podem ser adotados para facilitar a gestão de estoque e garantir mais eficiência e economia nos processos internos da empresa:

Curva ABC

A Curva ABC visa um controle de planejamento mais direcionado a itens mais significativos, categorizando os itens em A, B ou C de acordo com o valor financeiro de cada uma das mercadorias.

Custo médio

É o cálculo de uma nova média de custos, atualizada de acordo com cada compra feita. Assim, o preço final das mercadorias vendidas é definido de acordo com o cálculo dos valores das mercadorias anteriormente adquiridas somado às recentes.

PEPS

No método PEPS, saem primeiro as mercadorias mais antigas, e vão sendo mantidas as mais recentes. É uma boa forma de evitar desperdício de mercadorias com prazos de validade mais curtos.

UEPS

No caso UEPS, os produtos que entraram por último no estoque são os primeiros a serem vendidos. Esse método, porém, não é aceito pela Norma Brasileira de Contabilidade, pois gera um aumento na inflação do país, já que o custo da mercadoria comprada por último é maior.

Método de custo específico ou do preço específico

Nesse método, é atribuído um valor a cada um dos itens do estoque e por isso só pode ser aplicado quando for possível determinar o valor de cada um dos itens. Assim, basta somar todos os itens para chegar ao valor total do estoque.

Just in time

No Just In Time, o estoque é mantido em quantidade mínima para suprir as demandas da empresa e consequentemente evitar desperdícios e gastos desnecessários. Para que funcione, é preciso um acompanhamento minucioso e boa gestão do estoque.

Método do custo a preço de venda a varejo

Esse método analisa a soma dos estoques a preço de venda, para então avaliar os estoques finais a preços aproximados de custo, eliminando as margens de lucro.

Como fazer gestão de estoque

Otimizar a gestão do estoque se faz muito necessário, visto que representa uma grande parcela da gestão empresarial como um todo. Sendo assim, algumas dicas podem ser implementadas para garantir mais eficiência nessa tarefa.

1. Tenha um inventário

   Isso consiste em contar o número de materiais em estoque com o que consta na ferramenta utilizada para controle, garantindo a constante atualização da base de dados.

2. Padronize o cadastro de produtos

   Isso evita duplicadas ou erros no momento de registro dos produtos, já que a padronização torna muito mais fácil o acesso a produtos específicos e evita que sejam perdidos por terem sido registrados sob outro nome, por exemplo.

3. Atenção para falta ou excesso de produtos no estoque

   A falta de um acompanhamento do giro de estoque pode desencadear na falta ou excesso de produtos, o que não só compromete as vendas como também aumenta o nível de desperdício e prejuízos da empresa.

4. Administre itens antigos

   Não deixe que itens antigos fiquem para trás, já que isso pode resultar em desperdício e prejuízo financeiro para a empresa.

5. Atualize entradas e saídas em tempo real

   O controle de entradas e saídas em tempo real é a única forma de saber de fato qual a situação do estoque, qual a demanda para cada um dos produtos vencidos, controlando as quantidades dos mesmos para evitar faltas ou excessos.

6. Tenha seu estoque integrado com outros setores da empresa

   Como já ficou claro, tanto o setor de compras quanto o de vendas dependem das informações repassadas pelo setor de estoque para funcionarem corretamente. 

   Sendo assim, a melhor opção é a integração desses setores, garantindo um repasse de informações mais seguro e evitando erros.

7. Acompanhe as vendas

   Ao acompanhar as vendas, é possível saber a demanda do produto e quando deve ser reposto, sendo possível acionar o fornecedor antes que o produto falte e cause contratempos.

8. Use um sistema ERP para auxiliar

   Contar com o uso da tecnologia para esse tipo de tarefa pode ser um diferencial. Com um sistema ERP de forma simples e online, como o da Omie, existe a integração total de todas as áreas da empresa, além da possibilidade de contar com uma plataforma ERP para gestão de estoque muito mais eficiente e otimizada. 

Os 4 principais erros na gestão de estoque

É preciso também entender quais os principais erros na gestão de estoque e, assim, evitá-los:

1. Compra desbalanceada de produtos: comprar demais leva a custos extras e desperdício; comprar de menos resulta em falta de estoque e perda de vendas;
2. Falta de inventários periódicos: inventários regulares são cruciais para conhecer o estado real do estoque. Eles ajudam a organizar, otimizar processos e verificar a validade dos produtos;
3. Descrições de produtos inconsistentes: cada produto tem suas especificidades, como cor e tamanho. Padronizar e detalhar essas descrições evita confusões e erros.
4. Atualização tardia de entradas e saídas: atrasos na atualização após compras ou vendas podem distorcer o controle de estoque. O uso de softwares integrados ou atenção redobrada na atualização manual é fundamental.

Garanta já uma boa gestão de estoque

É importante ressaltar novamente que o estoque é um dos pilares mais importantes e significativos de uma empresa, afinal, é ele quem sustenta grande parte dos resultados.

Por isso, é preciso um monitoramento constante e completo de todos os detalhes para garantir a entrega das demandas sem perdas ou excessos.

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