Se você deseja manter uma boa saúde na operação e na gerência das empresas, precisa dar atenção à gestão de estoque e verificar se a sua empresa vem sofrendo com problemas, como aumento do custo operacional, perdas de estoque e atrasos nas entregas por causa de dificuldades em gerenciar mercadorias.
Todos sabemos que um estoque mal gerenciado pode gerar custos desnecessários, perda de mercadoria ou ainda causar sérios problemas com o estoque virtual — quando os valores do estoque físico não batem com os valores cadastrados e colocam as vendas em risco.
Confira os principais erros cometidos pelas empresas quando o assunto é gestão de estoque.
Os 6 principais erros na hora de fazer a gestão de estoque
Se você trabalha com gestão, sabe que a falta de gerenciamento do estoque não afeta apenas o setor logístico da empresa, mas a área de vendas e o setor financeiro também.
Um controle de mercadorias bem-feito permite que você tenha previsão de vendas, antecipação de contato com fornecedores em busca de melhores preços e redução de custos na hora de comprar produtos para repor o inventário.
Por isso, fique atento!
1. Falha na comunicação
Na hora de buscar as causas que estão gerando problemas na gestão de estoque, é bastante comum encontrar falhas na comunicação, principalmente entre o setor de compras e o setor comercial. Existem casos em que esses departamentos atuam por conta própria, cada um com seus objetivos. Contudo, é muito importante que essas áreas busquem sinergia de atuação e que mantenham um contato constante a fim de compartilhar ações planejadas e potencializar o sucesso das iniciativas.
Um bom exemplo é quando aparece uma oportunidade de negociação para a compra de muitos itens de determinado fornecedor a um preço competitivo. Para que a transação seja vantajosa e funcione da melhor maneira possível, é preciso que quatro setores trabalhem em conjunto no gerenciamento da mercadoria:
- setor de compras (o que vai liderar a negociação);
- setor financeiro (o responsável por organizar o fluxo de pagamento);
- setor comercial (o que elabora promoções ou ações específicas);
- setor de estoque (o que garante espaço físico adequado para que os itens sejam armazenados e disponibilizados para logística).
2. Falta de atualizações instantâneas
Tanto para entrada como para saída de materiais, uma boa gestão de estoque deve contar com atualização de informações de forma instantânea. Aqui a tecnologia tem seu espaço garantido, já que agiliza o fluxo das informações.
Estoques que contam com softwares de gestão têm seus processos “amarrados” dentro do sistema, o que facilita muito o controle de entrada e saída dos itens, bem como sua organização dentro do Centro de Distribuição (CD).
3. Exagero nas compras
Esse problema também é comum e derivado das falhas nos processos de comunicação. Compras em excesso podem resultar em:
- perdas de produtos por avarias devido à conservação inadequada dos itens;
- vencimento ou obsolescência dos produtos;
- perda de rentabilidade nas vendas por estarem, por exemplo, perto do vencimento;
- ocupação ineficiente do espaço disponível, dificultando a armazenagem de outros itens.
Esses erros, embora pareçam simples, impactam negativamente a gestão de estoque e têm consequências na rentabilidade do negócio, mas uma boa notícia é que existem ações que podem otimizar o controle!
4. Não investir em tecnologia
Métodos manuais de registro ou mesmo o uso de planilhas extensas e complicadas não viabilizam uma gestão de estoque eficiente nos dias atuais. Isso porque precisamos de informações integradas.
Para isso, investir em uma boa tecnologia como no sistema ERP da Omie é essencial!
Aplicando inovação na gestão do estoque, você passa a minimizar erros, aumenta a previsibilidade, centraliza os dados em um só lugar e garante um gerenciamento de estoque eficiente.
5. Não treinar a equipe
Quando falamos em gestão, uso de tecnologias e alinhamento do fluxo de comunicação, precisamos também pensar em treinamento de equipes. Afinal, o time precisa estar familiarizado com os novos processos e com os softwares implantados para que todos possam usar de forma correta e tirar o máximo proveito das funcionalidades que tornam o gerenciamento de estoque eficiente.
6. Não ter um bom relacionamento com fornecedores
O gerenciamento eficiente de mercadorias requer o entendimento de cada etapa e processo do seu estoque. É preciso saber, com exatidão, quais itens devem ser comprados, quando devem ser adquiridos e qual será o volume de compras. Essas informações levam a tomadas de decisões mais assertivas, contudo, para que realmente os resultados sejam alcançados, é preciso manter também um bom relacionamento com os fornecedores.
Quando isso acontece, fica muito mais fácil negociar prazos de entrega e faturamento!
Como a tecnologia pode ajudar na gestão de estoque?
Antes de mais nada, é preciso lembrar que estoque é dinheiro parado! Para evitar desperdícios, é muito importante realizar a gestão dos itens com o apoio da tecnologia.
Ao utilizar soluções tecnológicas na gestão do estoque, você consegue ter giro adequado e evitar perdas por vencimento de validade, avarias e danos causados pelo armazenamento inadequado.
Adotando o ERP da Omie para auxiliar na gestão de estoque da sua empresa, você consegue:
- Relatórios estratégicos, como os relatórios de itens que devem ser comprados baseados em estoque mínimo ou por uma ordem de produção. Assim, o capital não fica parado e não se corre o risco de sofrer com as perdas dos itens. Além do mais, caso as validades se aproximem, é possível planejar promoções adequadamente.
- Otimização do gerenciamento de compras ao gerenciar todo o processo, desde a requisição até o recebimento das mercadorias. Dessa forma, você consegue comprar apenas as quantidades adequadas e garantir o espaço ideal para seu armazenamento no estoque.
- Captura de NF-e diretamente da SEFAZ mesmo que o fornecedor não esteja cadastrado no sistema.
- Otimização no controle de estoque ao passo que, para cada item da NF-e capturada, você pode associar um item já existente em seu estoque ou ainda adicionar um novo produto no seu cadastro, tudo sem digitação.
O módulo de compras da Omie ajuda sua empresa no controle de mercadorias, pois mostra o estoque atual e ainda faz uma projeção com base nos dados dos seus pedidos de compra e venda.
Viu como a tecnologia é importante para evitar erros e garantir uma boa gestão de estoque? Conte com a Omie para te ajudar nesse desafio! Teste grátis o ERP, que mudará a situação do gerenciamento de estoque da sua empresa.
