Uma das principais responsabilidades de todo empreendedor é cumprir com obrigações fiscais para operar na legalidade. Para isso, vale a pena conhecer órgãos públicos que gerenciam essas atividades, como a SEFAZ.
Compreender como essa instituição opera é essencial para aqueles que buscam prosperar nos negócios, uma vez que sua atuação está intrinsecamente ligada à conformidade fiscal e ao funcionamento saudável do sistema financeiro. Confira tudo sobre a SEFAZ a seguir.
O que é SEFAZ e qual a importância?
SEFAZ é a sigla para Secretaria da Fazenda, um órgão vinculado ao Ministério da Fazenda. Suas principais responsabilidades são fiscalizar as receitas e despesas dos 26 estados e do Distrito Federal, calcular impostos e taxas estaduais e controlar a emissão das NF-e.
As funções da SEFAZ também são complementadas pela Secretaria Municipal da Fazenda de cada cidade, com atribuições delegadas pelo estado em que está localizada e pela legislação atual.
Conhecer as atribuições da SEFAZ é importante para estar em conformidade com os regulamentos do estado onde seu negócio opera. Afinal, existem impostos que são estaduais e municipais, por isso diferem de uma região para outra.
O cálculo desses tributos afeta tanto o arrecadamento como a emissão correta de notas fiscais.
Como a SEFAZ impacta a tributação de uma empresa
A Secretaria da Fazenda exerce um impacto significativo na tributação de uma empresa, uma vez que desempenha um papel central na administração e fiscalização dos tributos estaduais. Dentre as diversas formas de impacto, alguns pontos-chave merecem destaque:
Arrecadação de tributos
A SEFAZ é responsável por arrecadar diversos impostos estaduais, como o ICMS e o IPVA, recursos essenciais para financiar as atividades governamentais e que são diretamente retirados das operações e propriedades das empresas.
Cumprimento de obrigações fiscais:
A SEFAZ estabelece normas e regulamentações fiscais que as empresas devem seguir. Ela define as obrigações acessórias, como declarações e documentos fiscais, que as organizações precisam apresentar para manter sua regularidade perante o Fisco. O não cumprimento dessas obrigações pode resultar em penalidades.
Fiscalização e auditoria:
A SEFAZ realiza auditorias e fiscalizações para garantir o correto recolhimento dos tributos. Empresas podem ser submetidas a processos de fiscalização, nos quais a SEFAZ verifica se as informações prestadas estão em conformidade com a legislação vigente. Caso sejam identificadas irregularidades, podem ocorrer autuações e aplicação de multas.
Incentivos fiscais:
A SEFAZ também pode conceder incentivos fiscais como forma de estimular determinados setores da economia ou regiões específicas.
Sistemas eletrônicos e Nota Fiscal Eletrônica:
Muitas SEFAZ implementam sistemas eletrônicos para facilitar a emissão e controle de documentos fiscais, como a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Esses sistemas visam aumentar a eficiência, reduzir a sonegação e proporcionar maior transparência nas transações comerciais.
Quais as obrigações que o empreendedor precisa cumprir?
Os empreendedores estão sujeitos a uma série de obrigações que devem ser cumpridas para garantir o funcionamento legal e sustentável de seus negócios.
Embora as obrigações específicas possam variar dependendo do tipo de negócio, da localização e da estrutura legal, algumas são comuns a muitos empreendimentos. São elas:
- Registro da empresa: Antes de iniciar as operações, é necessário registrar a empresa nos órgãos competentes, como a Junta Comercial ou o Registro Civil de Pessoas Jurídicas. Esse processo varia de acordo com a forma jurídica escolhida, como Sociedade Limitada, MEI, entre outras.
- Inscrição Estadual e Municipal: Empresas que realizam atividades sujeitas à tributação estadual, como a circulação de mercadorias, geralmente precisam se inscrever na Secretaria da Fazenda Estadual e na prefeitura municipal para obter a Inscrição Municipal.
- Emissão de notas fiscais: A emissão de notas fiscais é uma obrigação fiscal fundamental. Dependendo da legislação local, pode ser exigido o uso de modelos específicos de notas fiscais, como a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).
- Pagamento de tributos: Os empreendedores devem cumprir suas obrigações tributárias, que podem incluir o recolhimento de impostos como o Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ), Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL), ICMS, entre outros, de acordo com a natureza da atividade.
- Manutenção de livros contábeis: É necessário manter livros contábeis e cumprir as obrigações acessórias, como a entrega de declarações fiscais, de acordo com a legislação vigente.
- Segurança do trabalho: Para empresas com funcionários, é necessário cumprir as normas de segurança do trabalho estabelecidas pela legislação.
- Contribuições previdenciárias: Empresas com empregados precisam recolher as contribuições previdenciárias, como o INSS (Instituto Nacional do Seguro Social), tanto do empregador quanto do empregado.
Autorizações e certificações da SEFAZ
A Secretaria da Fazenda em diferentes estados emite várias autorizações e certificações relacionadas aos aspectos fiscais e tributários das empresas. Aqui estão algumas das principais autorizações e certificações que podem ser emitidas pela SEFAZ:
- Inscrição Estadual: A Inscrição Estadual é um registro obrigatório para empresas que realizam atividades sujeitas à tributação estadual, como a circulação de mercadorias;
- Alvará de funcionamento: Embora o alvará de funcionamento seja geralmente emitido pela prefeitura municipal, a SEFAZ pode estar envolvida no processo, especialmente para verificar a conformidade fiscal da empresa;
- Autorização para Emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e): A SEFAZ autoriza as empresas a emitirem a Nota Fiscal Eletrônica;
- Certificado digital: Para acessar alguns serviços online oferecidos pela SEFAZ, como a emissão de NF-e, é necessário o uso de um Certificado Digital;
- Certificado de Regularidade Fiscal: A SEFAZ pode emitir um certificado que atesta a regularidade fiscal da empresa. Esse documento é muitas vezes exigido em processos licitatórios e parcerias comerciais;
Quais são as atividades da SEFAZ?
A Secretaria da Fazenda é responsável por outras atividades além de recolher impostos, como planejamento e gestão de recursos. Conheça mais algumas atribuições:
Arrecadação das despesas do estado
Toda a arrecadação de tributos e taxas estaduais é realizada pelo órgão, lembrando que cada estado tem suas próprias regras e tarifas. Além disso, a SEFAZ:
- realiza cobrança e inscrição na Dívida Ativa do Estado;
- permite fazer a consulta do valor diretamente no site de cada estado.
Fiscalização das despesas do estado
A SEFAZ controla todas as despesas do estado e de secretarias e órgãos vinculados à administração pública. Nesse processo, ela:
- realiza auditorias finanças;
- fiscaliza gastos e investimentos públicos;
- analisa a capacidade de endividamento do estado.
Contabilidade das despesas do estado
A SEFAZ cuida da contabilidade de todas as atividades envolvendo recursos financeiros, orçamentários e patrimoniais do estado. Ela também:
- supervisiona e orienta os registros contábeis de órgãos e demais instituições da administração indireta do estado.
Estruturação das despesas do estado
Outra atribuição da SEFAZ é realizar o planejamento estratégico, execução e controle orçamentário estadual. Para tal, ela é responsável por elaborar alguns documentos. Conheça-os melhor a seguir.
- Lei de Diretrizes Orçamentárias (LDO): Um conjunto de diretrizes elaborado anualmente com o objetivo de determinar as prioridades do governo para o ano seguinte em relação à aplicação dos recursos.
- Lei Orçamentária Anual (LOA): Funciona como um instrumento que permite que os objetivos, metas e prioridades estabelecidos na LDO sejam colocados em prática.
- Plano Plurianual (PPA): É um planejamento estratégico de médio prazo, que define objetivos, metas, indicadores e diretrizes para os próximos quatro anos.
Quais são as principais taxas arrecadadas pela SEFAZ?
No Brasil, são cobradas inúmeras taxas sobre produtos e serviços. Muitas vezes, o contribuinte não faz ideia quais os órgãos responsáveis por estas cobranças.
A SEFAZ, por exemplo, é responsável pela arrecadação de impostos como IPVA, ICMS e outros. A seguir, veja quais são as principais taxas arrecadadas.
IPVA
O Imposto sobre a Propriedade de Veículos Automotores (IPVA) é cobrado dos proprietários de veículos aéreos, aquáticos ou terrestres, sejam pessoas físicas ou jurídicas.
A taxa é cobrada anualmente sobre o valor da tabela FIPE, variando em cada estado e pode ser paga parcelada ou à vista com desconto.
A alíquota também varia conforme o tipo de veículo; se:
- novo;
- usado;
- montado;
- incorporado ao ativo da empresa;
- motocicleta;
- utilitário;
- veículo de passeio;
- aquático;
- terrestre;
- aéreo.
Em muitos estados, a emissão de nota fiscal eletrônica concede um percentual de desconto nessa taxa.
Algumas categorias profissionais, como taxistas, e pessoas com deficiência têm isenção dessa taxa. Verifique as taxas e essas possibilidades de desconto ou isenção na SEFAZ de seu estado.
ICMS
O ICMS é o Imposto sobre Operações Relativas à Circulação de Mercadorias e sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação.
Trata-se da principal captação de recursos do Estado, pois incide em todas as operações de comércio (venda, transporte e outros) e serviços de transporte interestadual ou intermunicipal e comunicações.
Essa tarifa já vem inclusa no valor da nota fiscal e costuma ser, em média, de 18%, variando em cada estado.
Algumas operações são isentas, verifique na Secretaria da Fazenda de seu estado. Ainda, caso tenha dívida de ICMS, a negociação e o parcelamento são feitos na SEFAZ. Assim como o IPVA, é possível ter isenção do ICMS conforme a legislação estadual vigente.
ITCMD
ITCMD é o Imposto sobre a Transmissão Causa Mortis e Doação de Quaisquer Bens ou Direitos. É o popular imposto “de herança ou doação”.
Ele é cobrado sobre toda transferência de bens ou direitos realizados de uma pessoa falecida para seus herdeiros, mediante inventário, doação ou testamento.
Para tanto, é necessário fazer uma Declaração de ITCD relatando o fato relacionado com a transmissão às pessoas envolvidas e os bens e direitos doados ou herdados.
Com esse documento recebido, a SEFAZ faz análise dos bens ou direitos, é capaz de calcular imposto do ITCD e, caso haja valor a pagar, emite a DARE (Documento de Arrecadação da Receita Estadual) ao contribuinte.
Nesse caso, é importante consultar um contador e um advogado para a correta execução do ITCMD.
Quais são os principais serviços realizados pela SEFAZ?
São muitos os serviços realizados pela SEFAZ, conforme a legislação estadual vigente. Veja os principais executados:
- Consultas de CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico), NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) e NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica);
- Consultas de DI (Declaração de Importação);
- Consultas de protocolos, certidões e pesquisas em geral referentes à Receita Estadual;
- Emissão de Escrituração Fiscal Digital (EFD) ou SPED fiscal;
- Impressão de guias fiscais e negociações de parcelamento de tributos estaduais;
- Pesquisas, cadastros e pagamentos de IPVA, ICMS e ITCMD;
- Registro de inscrições estaduais;
- Prestação de contas por meio do Portal da Transparência.
Quais são os requisitos necessários para fazer o credenciamento SEFAZ?
A emissão da nota fiscal eletrônica é realizada pelo sistema da Secretaria da Fazenda. Para isso, é obrigatório realizar o credenciamento como contribuinte na SEFAZ de seu estado para poder emitir esse documento.
Cada estado conta com seu conjunto de requisitos e procedimentos, mas, em grande parte dos casos, você precisará:
- emitir um certificado digital para realizar operações no sistema da SEFAZ;
- buscar o auxílio de um contador para credenciar seu CNPJ.
Como emitir nota fiscal eletrônica pela SEFAZ?
Todas as empresas precisam recorrer à Secretaria da Fazenda do estado para poderem emitir NF-e (notas fiscais eletrônicas).
Como cada SEFAZ opera de forma particular, podem haver pequenas diferenças no processo, mas, em geral, o passo a passo para emitir nota fiscal é:
- Passo 1. Obtenha um certificado digital: esse é um documento que pode ser obtido por agentes regularizados pela ICP (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira) e serve como assinatura eletrônica da empresa;
- Passo 2. Registre sua empresa na SEFAZ: para começar a emitir as notas, a empresa deve estar cadastrada na Secretaria da Fazenda e aguardar a autorização do órgão;
- Passo 3. Escolha um emissor: as notas fiscais podem ser emitidas tanto pelo sistema da SEFAZ quanto por softwares de terceiros, como a solução da Omie;
- Passo 4. Emita as notas fiscais: com os passos anteriores concluídos, suas empresa já pode começar a emitir as notas e cumprir com suas obrigações legais.
Como acessar a SEFAZ de cada estado?
Cada unidade federativa tem a sua própria Secretaria da Fazenda. Por isso, alguns serviços podem estar disponíveis na SEFAZ de estados específicos e há diferentes formas de acessar os serviços.
A seguir, confira qual portal acessar para encontrar informações, fazer cadastros ou emitir documentos no órgão que representa o seu estado:
Região Norte | Acre | SEFAZ AC |
Amapá | SEFAZ AP | |
Amazonas | SEFAZ AM | |
Pará | SEFA PA | |
Tocantins | SEFAZ TO | |
Região Nordeste | Alagoas | SEFAZ AL |
Bahia | SEFAZ BA | |
Ceará | SEFAZ CE | |
Maranhão | SEFAZ MA | |
Paraíba | SEFAZ PB | |
Pernambuco | SEFAZ PE | |
Piauí | SEFAZ PI | |
Rio Grande do Norte | SET RN | |
Sergipe | SEFAZ SE | |
Região Centro-Oeste | Goiás | SEFAZ GO |
Mato Grosso | SEFAZ MT | |
Mato Grosso do Sul | SEFAZ MS | |
Distrito Federal | SEFAZ DF | |
Região Sudeste | Espírito Santo | SEFAZ ES |
Minas Gerais | SEFAZ MG | |
Rio de Janeiro | SEFAZ RJ | |
São Paulo | SEFAZ SP | |
Região Sul | Paraná | SEFAZ PR |
Rio Grande do Sul | SEFAZ RS | |
Santa Catarina | SEFAZ SC |
Conheça as principais dúvidas dos empreendedores sobre a SEFAZ.
Como lidar com eventuais problemas fiscais junto à SEFAZ?
Lidar com problemas fiscais junto à Secretaria da Fazenda pode ser desafiador, mas é importante seguir alguns passos para resolver a situação da melhor forma possível. Aqui estão algumas orientações gerais:
- Entenda o problema: Analise as notificações, intimações ou quaisquer outros documentos que tenha recebido da SEFAZ para compreender as razões do questionamento;
- Consulte um profissional contábil ou fiscal: eles podem fornecer orientações específicas para o seu caso;
- Reúna documentação: providencie toda a documentação necessária que possa comprovar a regularidade das suas operações fiscais. Isso pode incluir notas fiscais, comprovantes de pagamento, contratos, entre outros;
- Atente-se aos prazos: cumpra rigorosamente todos os prazos estabelecidos pela SEFAZ;
- Negocie com a SEFAZ: em alguns casos, é possível negociar com a SEFAZ para resolver as pendências.
Qual a importância da SEFAZ para a Consulta do CEST?
Quando um empreendedor realiza a Consulta do CEST, ele obtém informações sobre a classificação fiscal de um produto específico.
A SEFAZ, como órgão responsável pela administração tributária, disponibiliza meios para que os contribuintes possam realizar essa consulta de forma a garantir que a tributação seja feita de acordo com a legislação vigente.
Qual é o prazo para cancelamento de Nota Fiscal Eletrônica?
O prazo máximo para cancelamento de uma NF-e é de 168 horas, ou seja, 7 dias, a contar da data de emissão.
Como cancelar uma NF-e Avulsa?
Passo 1: Entre no site da SEFAZ do seu estado;
Passo 2: Clique no menu “Notas fiscais / Gerenciar notas”;
Passo 3: Selecione a nota e visualize;
Passo 4: Clique no botão de “Cancelar” que irá aparecer no alto da tela.
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