Recibo de pagamento: o que é, como preencher e por que emitir

O recibo de pagamento é um documento usado por diversos empreendedores no Brasil. Com o objetivo de comprovar que a quantia negociada entre o comprador e o vendedor foi quitada, esse papel é essencial para que você, como empresário, resguarde os seus direitos e os da sua empresa.

Problemas com pagamento não realizado, contestação sobre o recebimento da dívida e erros de duplicação de valores são algumas das soluções que o recibo de pagamento proporciona para a empresa. 

Por isso, entender como fazer um modelo de recibo de pagamento se tornou ainda mais importante para manter a regularidade e segurança do seu negócio. Acompanhe o artigo sobre recibo e saiba mais sobre o papel desse documento dentro do seu negócio. Vamos lá? 
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Quando devo fazer um recibo de pagamento?

Mesmo sabendo da importância do recibo de pagamento, ainda existem diversas  dúvidas sobre quando o empresário precisa realmente emitir esse tipo de comprovante e quais são as vantagens desse documento. 

E para entender melhor, imagine a seguinte situação: você fez um pagamento a um fornecedor, mas, por algum motivo, ele te cobra novamente, alegando que não recebeu o dinheiro. Para evitar esse tipo de complicação, é bom sempre ter em mãos o comprovante.

Isso quer dizer que o recibo de pagamento simples — um documento que declara o recebimento de algum valor —, além de possuir valor legal, ajuda o empresário a evitar situações em que se põe em prova a reputação da empresa.
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Por quanto tempo devo armazená-lo?

Apesar de ter sua versão digital — o recibo de pagamento on-line —, a emissão desse documento é, em geral, impressa. Por isso, muitas pessoas se perguntam “por quanto tempo devo guardar um recibo?”.

Segundo o Artigo 206 do Código Civil Brasileiro, existe um período em que o consumidor pode ser questionado sobre cobranças. Ou seja, você deve armazenar todos os comprovantes da sua empresa por, pelo menos, cinco anos para evitar qualquer tipo de irregularidade.
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Qual a diferença entre recibo e nota fiscal?

Certamente, a essa altura do texto, você já deve estar se perguntando se o recibo de pagamento não é a mesma coisa que nota fiscal. Mas não se engane, esses documentos possuem finalidades diferentes.

Enquanto o recibo pode ser emitido somente por profissionais autônomos e liberais para comprovar o recebimento de valores, a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um papel que comprova a posse de uma mercadoria, incluindo a data de compra.

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Quando utilizar o recibo e a nota fiscal?

Ficou em dúvida sobre quando usar cada tipo de documento? Por exemplo, o recibo de pagamento de salário é um documento útil no controle financeiro do seu negócio e ajuda a evitar problemas com a lei.

Já a NF-e é usada para registrar a compra de uma mercadoria, transferindo sua posse. Por isso, ao contrário do recibo de pagamento, ela é um comprovante que precisa constar todos os dados do consumidor.
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Quais são os dados que devem constar no recibo?

Cada empresa e transação pode ter dados diferentes, porém, alguns dados podem constar como um padrão entre os modelos de recibo disponíveis. Dessa forma, o recibo deve conter os seguintes elementos:

• Data em que foi realizado o pagamento ou a transação;
• Dados de quem recebeu o valor: nome, endereço, CPF etc.;
• Dados de quem realizou o pagamento;
• Descrição do pagamento: qual foi o serviço realizado e o produto comprado;
• Descrição da quantidade ou número da parcela;
• Valor recebido.

Porém, como dito anteriormente, não é algo padrão. Pode ser descrito de acordo com o que se pretende comprovar, por isso, outras informações podem ser adicionadas se for necessário.

Outro ponto importante é descrever o local onde foi realizado o pagamento, ele pode te ajudar a determinar com mais detalhes sobre a compra, e se por um caso tiver alguma ação, é mais fácil contestar.
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Passo a passo sobre como fazer um recibo de pagamento

Depois de conhecer o conceito desse comprovante, o próximo passo é entender como fazer um recibo de pagamento. E mesmo que você possa encontrar modelos simples à venda, elaborar esse documento não é difícil. Por isso, acompanhe as etapas a seguir.
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1. Intitule o documento

O primeiro passo é intitular o arquivo do seu documento. Para isso, crie um título no cabeçalho de uma folha em branco, como “Declaração de Pagamento”, “Recibo de Pagamento” ou somente “Recibo”, já que o importante é deixar claro a intenção do papel.
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2. Deixe espaços em aberto para preencher

Assim que tiver o arquivo salvo e intitulado, você precisa elaborar uma narração, deixando espaços em branco para o preenchimento. Veja abaixo um exemplo de como fazer.

“Eu, (nome da pessoa que recebeu), registro que recebi de (nome da empresa ou pessoa que fez o pagamento) o valor de (quantia paga), pelos serviços prestados de (descreva a tarefa realizada)."

Vale lembrar que, se houver mais informações importantes sobre a prestação de serviços, também é válido acrescentá-las na descrição do comprovante.
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3. Tenha cuidado com os valores

Uma dica importante é tomar cuidado com os valores, pois, dependendo da grafia, eles podem ser interpretados como outras quantias. Por isso, lembre-se de sempre registrar por extenso o pagamento que está sendo comprovado.
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4. Finalize com um espaço de assinatura 

Por último, não deixe de organizar um espaço para que quem está recebendo o pagamento possa assinar, sempre colocando a data e a localidade em que foi finalizada a operação. Por exemplo: São Paulo/SP, 01 de outubro de 2020.

Além disso, se você quiser um modelo de recibo de pagamento já pronto, é possível encontrá-lo na internet gratuitamente para download. Mas não se esqueça de verificar se o recibo contém todas as informações que você precisa. 
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E quais são os tipos de recibo disponíveis?

Apesar de não existir um modelo de recibo de pagamento, é possível encontrar vários tipos de recibos em papelarias, por exemplo. Tudo depende da finalidade e quais são os objetivos. Confira as opções:

• Recibo de pagamento por serviços autônomos;
• Recibo de pagamento a transportador autônomo;
• Recibo de pagamento de empregado(a) doméstico(a);
• Recibo de pagamento com cheque;
• Recibo de pagamento em parcelas;
• Recibo de salário;
• Recibo de aluguel.

Porém, não se esqueça que o recibo de pagamento não é algo que serve para recolhimento de impostos, com ele você apenas consegue demonstrar o pagamento. E se for necessário em um caso judicial, o recibo é uma das provas de proteger o devedor de uma possível cobrança.
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Conheça outra modalidade de recibo, o RPA

É muito importante que o empresário entenda o que é e como emitir um recibo de pagamento para evitar diversos tipos de problemas. E para isso, também existe o RPA (Recibo de Pagamento de Autônomo), ele traz vantagens especiais para as empresas e para os trabalhadores autônomos.

Além de ter outras vantagens para o trabalhador e para a empresa que vai desde a facilitação da formalização de relação de trabalho, mesmo que temporariamente, economia dos custos e encargos que são necessários quando se contrata funcionários efetivos e a definição de um contrato de trabalho. 

Já para os autônomos, com o RPA é mais fácil realizar algum trabalho mesmo se não tiver um CNPJ e não conseguir emitir nota fiscal, isso porque, o RPA é uma das formas de trabalhar legalmente como autônomo e conseguir fazer o recolhimento dos impostos sem ter uma empresa aberta. 
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