Recibo de pagamento: o que é, como preencher e por que emitir

O recibo de pagamento é um documento usado por diversos empreendedores no Brasil. Com o objetivo de comprovar que a quantia negociada entre o comprador e o vendedor foi quitada, esse papel é essencial para que você, como empresário, resguarde os seus direitos e os da sua empresa.

Problemas com pagamento indevido ou contestamento sobre o recebimento da dívida são alguns dos problemas que o recibo de pagamento consegue evitar.

Por isso, agora com sua versão digital, entender como fazer um modelo de recibo de pagamento se tornou ainda mais importante para manter a regularidade do seu negócio. Continue lendo e saiba mais sobre o papel desse documento.

Quando devo fazer um recibo de pagamento?

Mesmo sabendo da importância do recibo de pagamento, ainda existem diversas  dúvidas sobre quando o empresário precisa realmente emitir esse tipo de comprovante. 

Para entender melhor, imagine a seguinte situação: você fez um pagamento a um fornecedor, mas, por algum motivo, ele volta a te cobrar alegando que não recebeu o dinheiro. Para evitar esse tipo de complicação, é bom sempre ter em mãos o comprovante.

Isso quer dizer que o recibo de pagamento simples — um documento que declara o recebimento de algum valor —, além de possuir valor legal, ajuda o empresário a evitar situações em que se põe em prova a reputação da empresa.

Por quanto tempo devo armazená-lo?

Apesar de ter sua versão digital — o recibo de pagamento on-line —, a emissão desse documento é, em geral, impressa. Por isso, muitas pessoas se perguntam “por quanto tempo devo guardar um recibo?”.

Segundo o Artigo 206 do Código Civil Brasileiro, existe um período em que o consumidor pode ser questionado sobre cobranças. Ou seja, você deve armazenar todos os comprovantes da sua empresa por, pelo menos, cinco anos para evitar qualquer tipo de irregularidade.

Qual a diferença entre recibo e nota fiscal?

Certamente, a essa altura do texto, você já deve estar se perguntando se o recibo de pagamento não é a mesma coisa que nota fiscal. Mas não se engane, esses documentos possuem finalidades diferentes.

Enquanto o recibo pode ser emitido somente por profissionais autônomos e liberais para comprovar o recebimento de valores, a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um papel que comprova a posse de uma mercadoria, incluindo a data de compra.

Quando utilizar cada um?

Ficou em dúvida sobre quando usar cada tipo de documento? Por exemplo, o recibo de pagamento de salário é um documento útil no controle financeiro do seu negócio e ajuda a evitar problemas com a lei.

Já a NF-e é usada para registrar a compra de uma mercadoria, transferindo sua posse. Por isso, ao contrário do recibo de pagamento, ela é um comprovante que precisa constar todos os dados do consumidor.

Passo a passo sobre como fazer um recibo de pagamento

Depois de conhecer o conceito desse comprovante, o próximo passo é entender como fazer um recibo de pagamento. Mesmo que você possa encontrar modelos simples à venda, elaborar esse documento não é difícil. Acompanhe as etapas a seguir.

1. Intitule o documento

O primeiro passo é intitular o arquivo do seu documento. Para isso, crie um título no cabeçalho de uma folha em branco, como “Declaração de Pagamento”, “Recibo de Pagamento” ou somente “Recibo”, já que o importante é deixar claro a intenção do papel.

2. Deixe espaços em aberto para preencher

Assim que tiver o arquivo salvo e intitulado, você precisa elaborar uma narração, deixando espaços em branco para o preenchimento. Veja abaixo um exemplo de como fazer.

• “Eu, (nome da pessoa que recebeu), registro que recebi de (nome da empresa ou pessoa que fez o pagamento) o valor de (quantia paga), pelos serviços prestados de (descreva a tarefa realizada).

Vale lembrar que, se houver mais informações importantes sobre a prestação de serviços, também é válido acrescentá-las na descrição do comprovante.

3. Tenha cuidado com os valores

Uma dica importante é tomar cuidado com os valores, pois, dependendo da grafia, eles podem ser interpretados como outras quantias. Por isso, lembre-se de sempre registrar por extenso o pagamento que está sendo comprovado.

4. Finalize com um espaço de assinatura 

Por último, não deixe de organizar um espaço para que quem está recebendo o pagamento possa assinar, sempre colocando a data e a localidade em que foi finalizada a operação. Por exemplo: São Paulo/SP, 01 de outubro de 2020.

Conheça outra modalidade de recibo, o RPA

É muito importante que o empresário entenda o que é e como emitir um recibo de pagamento para evitar diversos tipos de problemas. Por isso, conheça também o RPA (Recibo de Pagamento de Autônomo) em um artigo completo do blog Omie.