Recibo de pagamento: o que é, como preencher e por que emitir?

O recibo de pagamento é um documento usado por diversos empreendedores no Brasil, com o objetivo de comprovar que a quantia negociada entre o comprador e o vendedor foi quitada. Esse papel é essencial para que você, como empresário, resguarde os seus direitos e os da sua empresa.

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O recibo evita problemas com pagamentos não realizados, contestação sobre o recebimento da dívida e erros de duplicação de valores. Por isso, entender como fazer um modelo de recibo de pagamento será importante para manter a regularidade e segurança do seu negócio. 

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Acompanhe o artigo e saiba mais sobre o papel desse documento dentro do seu negócio. Vamos lá? 

Quando devo fazer um recibo de pagamento?

Mesmo sabendo da importância do recibo de pagamento, ainda existem diversas dúvidas sobre quando o empresário precisa realmente emitir esse tipo de comprovante e quais são as vantagens desse documento. 

Para entender melhor, imagine a seguinte situação: você fez um pagamento a um fornecedor, mas por algum motivo, ele te cobra novamente, alegando que não recebeu o dinheiro. Para evitar esse tipo de complicação, é bom sempre ter em mãos o comprovante.

Isso quer dizer que o recibo de pagamento simples — um documento que declara o recebimento de algum valor —, além de possuir valor legal, ajuda o empresário a evitar situações em que se põe em prova a reputação da empresa.

Vale destacar que o recibo é uma forma de profissionalizar o trabalho, com isso, a área financeira ganha mais organização em entradas e saídas. É importante mencionar também que desde os anos 90 é obrigatória a entrega destes recibos conforme a Lei nº 8.846 de 21 de janeiro de 1994.

A lei diz que essa entrega deve ser efetuada para comprovar as operações no processo de declaração de imposto de renda ou de outros proveitos, ou seja, você precisa ter um modelo de recibo para entregar também aos seus clientes. 

Outro ponto que merece ser destacado é que o recibo também deve ser necessário quando o pagamento for realizado para uma pessoa física, que não emite nota fiscal. ‍

Qual a diferença entre recibo e nota fiscal?

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Certamente, a essa altura do texto, você já deve estar se perguntando se o recibo de pagamento não é a mesma coisa que nota fiscal, certo? No entanto,  não se engane, esses documentos possuem finalidades diferentes.

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Enquanto o recibo pode ser emitido somente por profissionais autônomos e liberais para comprovar o recebimento de valores, a nota fiscal, seja ela física ou eletrônica (NF-e), é um papel que comprova a posse de uma mercadoria, incluindo a data de compra. ‍Além disso, precisa constar todos os dados do comprador.

Quando utilizar o recibo ou nota fiscal? 

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O recibo de pagamento deve ser usado para comprovar o recebimento de algum valor. É um documento útil no controle financeiro do seu negócio e ajuda a evitar problemas com a lei. Já a nota fiscal é usada para registrar a compra de uma mercadoria ou prestação de serviço. 

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Por quanto tempo devo armazenar um recibo de pagamento?

Apesar de ter sua versão digital — o recibo de pagamento on-line —, a emissão desse documento é, em geral, impressa. Por isso, muitas pessoas se perguntam “por quanto tempo devo guardar um recibo?”. 

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Segundo o Artigo 206 do Código Civil Brasileiro, existe um período em que o consumidor pode ser questionado sobre cobranças, ou seja, você deve armazenar todos os comprovantes da sua empresa por, pelo menos, cinco anos para evitar qualquer tipo de irregularidade. 

Quais são os dados que devem constar no recibo?

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Cada empresa e transação podem ter dados diferentes, porém, alguns deles

podem constar como um padrão entre os modelos de recibo disponíveis. Sendo assim, o recibo deve conter os seguintes elementos:

• Data em que foi realizado o pagamento ou a transação;

• Dados de quem recebeu o valor: nome, endereço, CPF etc.;

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• Dados de quem realizou o pagamento;

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• Descrição do pagamento: qual foi o serviço realizado e o produto comprado;

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• Descrição da quantidade ou número da parcela;

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• Valor recebido.

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Outro ponto importante é descrever o local onde foi realizado o pagamento, ele pode te ajudar a determinar com mais detalhes sobre a compra, e se por um caso tiver alguma ação, é mais fácil contestar.

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Como dito anteriormente, não é algo padrão. Ou seja, ele pode ser descrito de acordo com o que se pretende comprovar, por isso, outras informações podem ser adicionadas se for necessário.‍

Passo a passo sobre como fazer um recibo de pagamento 

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Depois de conhecer o conceito desse comprovante, o próximo passo é entender como fazer um recibo de pagamento. Mesmo que você encontre modelos simples à venda, elaborar esse documento não é difícil. Por isso, acompanhe as etapas a seguir.

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1. Intitule o documento 

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O primeiro passo é intitular o arquivo do seu documento. Para isso, crie um título no cabeçalho de uma folha em branco, como “Declaração de Pagamento”, “Recibo de Pagamento” ou somente “Recibo”, já que o importante é deixar claro a intenção do papel.‍

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2. Deixe espaços em aberto para preencher 

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Assim que tiver o arquivo salvo e intitulado, você precisa elaborar uma narração, deixando espaços em branco para o preenchimento. Veja abaixo um exemplo de como fazer:

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“Eu, (nome da pessoa que recebeu), registro que recebi de (nome da empresa ou pessoa que fez o pagamento) o valor de (quantia paga), pelos serviços prestados de (descreva a tarefa realizada)."

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Vale lembrar que, se houver mais informações importantes sobre a prestação de serviços, também é válido acrescentá-las na descrição do comprovante.

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3. Tenha cuidado com os valores

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Uma dica importante é tomar cuidado com os valores, pois, dependendo da grafia, eles podem ser interpretados como outras quantias. Por isso, lembre-se de sempre registrar por extenso o pagamento que está sendo comprovado.

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‍4. Finalize com um espaço de assinatura

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Por último, não deixe de organizar um espaço para que quem está recebendo o pagamento possa assinar, sempre colocando a data e a localidade em que foi finalizada a operação. Por exemplo: São Paulo/SP, 01 de outubro de 2020. 

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Além disso, se você quiser um modelo de recibo de pagamento já pronto, é possível encontrá-lo na internet gratuitamente para download. Mas não se esqueça de verificar se o recibo contém todas as informações que você precisa. 

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5. Use um software para emissão de recibos 

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Um software de gerenciamento completo oferece essa vantagem. Com ele, é possível preencher todos os dados necessários com muita agilidade, otimizando o tempo e reduzindo os erros. Ou seja, uma preocupação a menos. 

E quais são os tipos de recibo disponíveis?

Apesar de não existir um modelo de recibo de pagamento, é possível encontrar vários tipos de recibos em papelarias, por exemplo. Tudo depende da finalidade e quais são os objetivos. Entre as opções estão:

• Recibo de pagamento por serviços autônomos;

• Recibo de pagamento a transportador autônomo;

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• Recibo de pagamento de empregado(a) doméstico(a);

• Recibo de pagamento com cheque;

• Recibo de pagamento em parcelas;

• Recibo de salário;

• Recibo de aluguel.

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No entanto, não se esqueça que o recibo de pagamento não é algo que serve para recolhimento de impostos, com ele você apenas consegue demonstrar o pagamento.

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E caso seja necessário em uma ação judicial, o recibo é uma das provas de proteger o devedor de uma possível cobrança.

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‍Quais modelos de recibo eu posso usar?

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Os modelos de recibo servem como critério para emitir o recibo de pagamento. Ele pode ser encontrado de duas maneiras:

• Modelos de recibos digitais: são os recibos automatizados, feitos para baixar em pdf. 

• Modelos de recibos impressos: são os recibos feitos de forma manual ou impressos em gráficas.

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Conheça outra modalidade de recibo, o RPA

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É muito importante que o empresário entenda o que é e como emitir um recibo de pagamento para evitar diversos tipos de problemas. E para isso, também existe o RPA - Recibo de Pagamento de Autônomo -, ele traz vantagens especiais para as empresas e para os trabalhadores autônomos.

Além de ter outras vantagens para o trabalhador e para a empresa, que vai desde a facilitação da formalização de relação de trabalho, mesmo que temporariamente, economia dos custos e encargos que são necessários quando se contrata funcionários efetivos e a definição de um contrato de trabalho. 

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Já para os autônomos, com o RPA é mais fácil realizar algum trabalho mesmo se não tiver um CNPJ e não conseguir emitir nota fiscal, isso porque, o RPA é uma das formas de trabalhar legalmente como autônomo e conseguir fazer o recolhimento dos impostos sem ter uma empresa aberta. 

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