O que é SPED?
O Sistema Público de Escrituração Digital, mais conhecido pela sigla SPED, abrange um emaranhado de informações relativas à compra, vendas, estoques, produção, receitas, custos, despesas, relações trabalhistas, contratações e mais.
Ele existe para reunir, de maneira eletrônica, todas as informações sobre a sua empresa, e sobre todas as outras empresas do país.
Estas informações podem ser usadas pelos Governos Federal, Estadual e Municipal para definir políticas públicas e entender o desempenho das empresas, mas também pode servir para indicar erros que empresas cometem, e até levar a pesadas multas.
Dentro do SPED, as informações são transmitidas em certa organização, chamado Lay Out, e é comum que existam divisões das informações por blocos, como por exemplo o Bloco K do SPED Fiscal, que se destina a detalhar o controle da produção e dos estoques.
Qual a diferença entre SPED Contábil e Fiscal?
O SPED é um grande sistema público, que contém informações organizadas por tipo. Então, no SPED Fiscal, as empresas transmitem para o Governo informações sobre suas receitas, suas compras, seus custos, suas despesas, seus estoques, e a apuração dos impostos indiretos, como IPI, ICMS, PIS e COFINS.
Já no SPED Contábil, as empresas transmitem informações relativas à movimentação financeira de seus negócios, tais como valores recebidos e a receber, valores pagos e a pagar, apuração dos lucros, balanços, e a apuração dos impostos diretos, como o Imposto de Renda da Pessoa Jurídica IRPJ e a Contribuição Social sobre o Lucro Líquido CSLL.
Na prática, apesar de conter informações diferentes, os arquivos do SPED Fiscal e do SPED Contábil se relacionam entre si, complementando e permitindo até o cruzamento de informações.
Leia também: Controle financeiro empresarial: o que é e por que preciso fazer?
ECD e SPED Contábil
Um dos componentes do SPED Contábil é a Escrituração Contábil Digital, ou ECD, que é um arquivo de transmissão obrigatória para todas as empresas em atividade, exceto as optantes do SIMPLES NACIONAL, e contém todos os detalhes dos lançamentos do livro diário, livro razão e ainda os balancetes, balanços e demais demonstrações financeiras.
O prazo para entrega da ECD Contábil é, em geral, o último dia de maio do ano seguinte.
ECF e SPED Contábil
Outro componente do SPED Contábil é a Escrituração Fiscal Contábil, ou ECF que é o documento dentro do SPED que substituiu a antiga Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ).
O prazo para entrega da ECF Contábil é em geral o último dia do mês de julho do ano seguinte.
SPED Contábil para Simples Nacional
Embora dispensadas da entrega do SPED Contábil, as empresas do Simples Nacional podem entregá-lo e, dessa forma, ganhar a vantagem de ter os livros contábeis todos em meio digital.
Ao contrário do que muitos imaginam, as empresas optantes pelo Simples Nacional não estão dispensadas de manter contabilidade. Aliás, ter uma contabilidade bem feita, para qualquer empresa, é muito útil, pois disponibiliza importantes informações para os donos do negócio fazerem avaliações e tomarem as melhores decisões.
Mas atenção: empresas optantes do Simples Nacional que desejam distribuir lucros aos seus sócios e tratar estes lucros como isentos, só podem fazer isso sem nenhum limite desde que apurem lucros na contabilidade e transmitam o SPED Contábil.
Mas, como fazer o SPED Contábil?
A maneira mais adequada de cuidar do SPED Contábil é com a ajuda do seu contador, afinal, dentro do SPED Contábil vão as informações de balanços e balancetes, que são preparados pelo contador.
De maneira geral, o contador tem acesso à movimentação financeira da sua empresa, especialmente se você usar um software de gestão financeiro como o Omie, que tem inclusive versões gratuitas.
A partir destas informações, ele faz todos os procedimentos necessários para gerar balanços e balancetes, junto com as demais demonstrações contábeis. Com isto pronto, o contador gera e envia o SPED dentro dos prazos legais.
Como já vimos, entregar o SPED Contábil permite que sua empresa, além de cumprir a legislação, tenha outras vantagens como, por exemplo: distribuição de lucros ou dividendos para os sócios, isentos de tributação sem nenhum limite, e a eliminação de vários livros e arquivos em papel
Apuração Trimestral do IRPJ e CSLL
Algumas empresas, considerando suas próprias características, podem optar por apurar o IRPJ e a CSLL de forma trimestral, e isto não muda nada na forma como o SPED Contábil deverá ser tratado.
Mesmo com a apuração acontecendo de maneira trimestral a empresa pode transmitir um único SPED Contábil anual, contendo dentro dele as informações detalhadas de como foi apurado o IRPJ e a CSLL de cada trimestre.
Como retificar o SPED Contábil?
Como já vimos, o SPED Contábil permite a entrega das informações de um determinado ano, em uma única remessa, nos meses de maio ou julho do ano seguinte. Então, não fazemos uma entrega mensal destas informações. Isto permite que a conferência dos dados que seguirão no SPED Contábil seja feita com calma e paciência.
Esta conferência acontece mediante os processos de conciliação e composição de saldos dos balancetes mensais, de forma que, ao conferir mês a mês os balancetes, sua empresa já vai garantindo que o SPED Contábil será gerado de maneira correta.
Mas caso algo tenha saído errado, é sempre possível corrigir mediante retificação, pelo prazo de até cinco anos, desde que sua empresa não esteja sob fiscalização.
Fique atento: a transmissão do SPED Contábil depende de assinatura mediante certificado digital.
E o SPED Fiscal?
A exemplo do que acontece com o SPED Contábil, o SPED Fiscal deve ser gerado em conjunto com o seu contador, que irá fazer as apurações dos impostos indiretos e preparar os arquivos de cada bloco que compõe o SPED Fiscal.
Quando falamos que a geração do SPED Fiscal deve ser realizada em conjunto, é importante realçar que, para que o SPED Fiscal tenha as informações corretas, a participação da sua empresa é muito importante.
Dados referentes à notas fiscais emitidas, compras e contratações de serviços, e conhecimentos de transporte de carga, seu contador pode obter através dos arquivos eletrônicos dos documentos fiscais – arquivos XML.
Mas alguns outros dados, como por exemplo, os dados necessários para gerar o detalhamento do controle da produção e do estoque, seu contador vai precisar receber de você, e sua empresa precisará de um bom software para cuidar disso, como por exemplo o Omie.
Geração do Bloco K no SPED Fiscal
O desafio de gerar o Bloco K dentro do SPED Fiscal é grande. Tão grande, que sua empresa não conseguirá sem a ajuda de um bom software para gestão do controle da produção e do estoque. Mas, não se preocupe! Ao usar o software da Omie na sua empresa, você dará conta do recado com folga.
Informações que Compõem o Bloco K
Dentro do Bloco K, sua empresa precisa informar, entre outras coisas:
- Detalhes dos estoques existentes no começo do mês, inclusive separados entre o que está na sua empresa e é seu, o que está na sua empresa e pertence a terceiros, e o que está em empresas terceiras, mas pertence a você;
- Detalhes de todos os itens que foram produzidos, com respectivos itens consumidos durante a produção;
- Datas de início e término de cada processo produtivo;
- Informações sobre movimentação de mercadorias, insumos e produtos.
O Bloco K tem a função de atender ao SPED, mas também traz muitas informações úteis e importantes para você melhorar o processo produtivo de sua empresa.
Apenas indústrias estão obrigadas à entrega do Bloco K, de acordo com um calendário vasto que envolve tamanho da empresa e tipo de atividade industrial executada.
A importância do SPED Contábil para o seu negócio
O SPED contábil, portanto, funciona como uma ferramenta que demonstra todos os detalhes financeiros de uma empresa de forma digital e, de certa forma, o quanto é importante estar em dia com todos os tributos.
A automação desse processo de gerenciamento permite maior dedicação à análise das informações junto ao seu contador e pode gerar muito mais produtividade para a sua rotina empresarial, além de melhores estratégias financeiras e aumento nos resultados!
