Existem muitos motivos que fazem com que um boleto tenha que ser invalidado, seja desistência por parte do cliente ou algum erro interno. Quando isso acontece, o empreendedor precisa realizar um processo de boleto com baixa operacional.
Esse processo precisa ser realizado com atenção e pode gerar muitas dúvidas. Neste artigo, explicamos todos os detalhes sobre o boleto com baixa operacional, como emitir, vantagens e muito mais sobre o tema. Confira!
O que é um boleto com baixa operacional?
Um boleto com baixa operacional é uma situação em que o documento precisa ser invalidado pela empresa que emitiu ou pela instituição bancária diante do não pagamento do cliente. A ideia é que esse boleto receba uma “baixa” no sistema, não constando mais nos registros do banco.
Na prática, se trata de um processo necessário para invalidar o documento que não será mais usado.
Muitas coisas podem acontecer para ser necessário gerar um boleto com baixa operacional. Por exemplo:
- um cliente pode ter desistido da compra e decidido não fazer o pagamento;
- um erro de digitação pode ter ocorrido na emissão do boleto, gerando um erro de compensação e inviabilizando o pagamento;
- um consumidor pode ter sido vítima de uma fraude e ter realizado o pagamento de um boleto falso no lugar do seu.
Qual é a importância de um boleto com baixa operacional?
Como falamos, são muitas as razões que justificam gerar um boleto com baixa operacional, mesmo depois do documento ter sido emitido e gerado. Seja por questões internas da empresa ou externas, esse processo é fundamental, porque ele não acontece automaticamente.
Ou seja, se o boleto não é pago, se não é invalidado ou se a instituição bancária não é comunicada do erro ou falta de pagamento, ele continua em aberto. A baixa operacional é necessária para que ele se torne oficialmente inválido.
Um boleto em aberto pode continuar acumulando taxas e despesas administrativas que podem gerar complicações para o empreendedor.
Por isso, é fundamental gerenciar a emissão de boletos com eficácia e realizar esse processo uma vez identificada sua necessidade.
Como o boleto com baixa operacional afeta os clientes?
Para os clientes, um boleto com baixa operacional significa que eles já foram quitados, estão vencidos ou foram invalidados pela empresa emissora por algum motivo.
Assim, ao tentarem realizar o pagamento, receberão uma mensagem de erro. Nesses casos, a orientação é entrar em contato com a empresa que gerou o boleto para que outra via seja enviada.
Como dar a baixa em um boleto?
Ao se deparar com problemas por conta de um boleto bancário em aberto, o empreendedor tem duas opções para realizar a baixa operacional:
- Entrar em contato com a instituição financeira que emitiu o boleto e solicitar o cancelamento — isso geralmente pode ser feito pelo internet banking;
- Fazer a operação de forma automatizada, por meio de um sistema de emissão de boletos. Nesse caso, basta seguir as orientações do seu software.
Um ponto importantíssimo: tenha muito cuidado na hora de solicitar a baixa operacional de seus boletos. Se, porventura, eles já tiverem sido pagos, isso pode gerar um grande problema, já que é uma prática ilegal.
Acompanhe e gerencie com eficácia seus boletos gerados, e não deixe de avisar previamente o cliente que o cancelamento será feito para prevenir transtornos.
Como pagar um boleto com baixa operacional?
Se o boleto está com baixa operacional, ele foi invalidado e não pode ser mais pago. Nesse caso, é preciso entrar em contato com a instituição bancária ou gerar uma segunda via, com um novo código e dados de valores atualizados, para que o pagamento possa ser feito.
Qual a diferença entre baixa e cancelamento de boletos?
A baixa de um boleto ocorre quando o pagamento foi efetuado com sucesso e seu status foi atualizado para refletir que a obrigação foi cumprida.
Ao mesmo tempo, existe o processo de baixa operacional, que instituições financeiras identificam como quando uma empresa proativamente entra em contato para solicitar que o documento seja anulado ou por falta de pagamento, ou erro.
Nesse caso, na prática, a baixa operacional é o mesmo que um cancelamento. Quando ela é solicitada e confirmada, o boleto não pode mais ser utilizado para pagamento e é registrado como cancelado no sistema do banco.
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Boletos bancários são meios de pagamento muito populares e amplamente aceitos no Brasil, por isso muitas empresas trabalham com vários tipos de boletos.
No entanto, como vimos, é essencial controlá-los de perto para acompanhar seus pagamentos e evitar boleto em aberto que podem gerar problemas.
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Conte com o boleto com baixa operacional para otimizar a gestão financeira
O boleto com baixa operacional é um recurso importante para empreendedores, uma vez que é essencial garantir que todos os boletos gerais sejam compensados. Boletos em aberto, como vimos, podem gerar problemas, por isso realizar um bom controle financeiro ajuda empresas a evitar prejuízos, transtornos e percalços com a inadimplência.
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