Conheça o certificado digital A3 e qual a importância

Descubra o certificado digital A3, entenda como ele se diferencia do A1 e aprenda a usá-lo no seu trabalho para melhorar a eficiência da rotina contábil.
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O certificado A3 é essencial para contadores que buscam eficiência e segurança em rotinas contábeis. Substituindo assinaturas físicas, este certificado digital portátil garante segurança de informações e otimiza o trabalho.

Elaboramos um guia completo sobre o certificado digital A3 com tudo o que você, contador, precisa saber para começar a usá-lo em sua rotina contábil, otimizando o seu trabalho e a entrega ao seu cliente.

O que são contas a pagar?

Contas a pagar são obrigações financeiras de uma empresa ou indivíduo com vencimento futuro. Incluem pagamentos a fornecedores, salários, impostos e empréstimos. 

Uma gestão eficiente destas contas é crucial para a saúde financeira e para evitar atrasos nos pagamentos. O certificado digital A3 desempenha um papel-chave neste cenário, assegurando a segurança nas transações online.

O que é certificado A3 e como usar

O certificado digital A3 trata-se de um documento eletrônico com dados da pessoa física ou jurídica que o usa em transações digitais, assegurando validade jurídica.

Para tanto, é instalado por meio de um suporte físico móvel, como cartão ou token-USB, e possui um par de chaves criptografadas. Logo, é como uma identidade virtual portátil, sendo que:

  • o token assemelha-se a um pendrive, porém com alta segurança tecnológica, necessitando plugá-lo diretamente à entrada USB do computador;
  • o cartão assemelha-se a um cartão de crédito, tendo os registros armazenados em seu chip, sendo necessário um dispositivo leitor. Mas, caso o seu computador não tenha essa entrada, é possível comprar junto ao certificado A3 ou separadamente.

Para utilizar o A3, é necessário ter o software do certificado digital instalado no seu computador e plugar o dispositivo. No passo seguinte, para assinar virtualmente ou se identificar, o próprio sistema vai solicitar o PIN, que é uma senha numérica.

Guia do certificado A3: confira como usar para seus clientes

Utilizar o certificado A3 pode otimizar sua rotina contábil e a entrega de seus serviços aos seus clientes. 

Contudo, o sistema de certificado digital é descentralizado, ou seja, não há um órgão de governo criado para emitir as chaves, e sim entidades que recebem a autorização para que o certificado seja emitido, oferecendo suporte aos usuários.

Assim, é necessário que você conheça as suas características para entender qual atenderá às necessidades de seu cliente ou até mesmo as suas. Então, confira, a seguir, o passo a passo que preparamos para você saber como utilizar o A3 em seu dia a dia.

1. Escolha a Autoridade Certificadora (AC)

Primeiro passo: escolher uma autoridade certificadora, que é a entidade autorizada a emitir o certificado A3, conforme a ICP-Brasil.

2. Selecione o certificado ideal

Em seguida, defina a modalidade de certificado digital. Existem as seguintes opções:

  • e-CPF — identidade digital de pessoa física;
  • e-CNPJ — identidade digital de pessoa jurídica;
  • NF-e — certificado para emissão de notas fiscais em órgãos competentes, como Fazenda e Receita Federal;
  • e-jurídico — certificado digital para advogados e outros profissionais do Direito;
  • e-contador — identidade digital para os documentos e registros específicos da Contabilidade.

Além disso, para os Microempreendedores Individuais, o certificado para MEI no formato A3 representa uma escolha segura e eficiente, adaptada às suas necessidades específicas.

É possível verificar a disponibilidade do certificado A3 conforme as suas necessidades e as de seu cliente. Nesse sentido, analise qual das opções que apresentamos acima seria a ideal para as atividades da empresa.

Ainda, a aquisição do certificado é simples:

  • seja o e-CPF para pessoa física, o e-CNPJ para empresa ou o NF-e para emissão de nota fiscal eletrônica, selecione a opção “A3 – arquivo” e clique em “comprar”. Após isso, siga as instruções de identificação e cobrança que lhe serão apresentadas.

3. Apresente a documentação

Depois de escolher qual certificado atende suas necessidades, preencha com os dados pessoais e jurídicos, se for o caso. Informações que serão solicitadas:

  • nome completo;
  • data de nascimento;
  • e-mail e telefone;
  • endereço completo;
  • CPF;
  • CNPJ;
  • no caso de pessoa jurídica, a cópia do ato de constituição atualizado, como o contrato social ou o certificado de MEI.

Atenção: serão solicitados os comprovantes desses dados no momento em que validar, pois essa exigência pretende verificar a autenticidade de quem realizou o cadastro.

4. Agende a validação

Agora o passo final: agendar a validação, que deverá ser realizada presencialmente.

Uma dica: antes do agendamento, digite seu CEP para localizar o Posto de Atendimento mais próximo a você.

5. Recebimento e instalação

Após a validação, você receberá seu certificado digital, que pode ser em forma de um token USB ou um cartão inteligente. Instale o software fornecido pela AC em seu computador.

6. Ativação do certificado

Conecte o token ou insira o cartão no leitor apropriado. Siga as instruções para ativar o certificado, o que normalmente envolve a criação de uma senha PIN.

7. Utilização do certificado

Use o certificado para assinar digitalmente documentos, acessar sistemas que requerem certificação digital (como e-CAC, e-Social), realizar transações seguras, entre outras funcionalidades.

8. Manutenção e renovação

Lembre-se de que o Certificado Digital A3 tem um prazo de validade. Próximo ao vencimento, inicie o processo de renovação para manter a continuidade do serviço.

Como saber se o certificado é A1 ou A3?

As principais diferenças entre os certificados digitais A3 e A1 referem-se à existência do suporte físico móvel ao preço. Entenda a seguir.

Certificado A1

  • No A1, as chaves criptografadas são instaladas em um computador, não tendo a mobilidade;
  • Atende quem precisa praticar as ações internamente;
  • Vários computadores podem ter os certificados instalados e funcionando fixamente, utilizando as chaves para os trâmites necessários;
  • Não é compatível com o uso em dispositivos móveis, como tablet e celular;
  • Geralmente, tem preço em torno de R$250,00.

Certificado A3

  • O certificado A3 possui mobilidade, pois utiliza o token-USB ou cartão com chip;
  • É o mais recomendável para carregar para onde precisar;
  • É possível validar informações por meio da assinatura digital de qualquer computador que tenha o software instalado no hardware;
  • Possui validade de 12, 24 e 36 meses. Ao término do período, basta realizar a renovação do certificado digital;
  • Os preços podem começar em torno de R$200,00 e ir até R$750,00 ou mais.

Mesmo com as diferenças entre si, tanto o certificado A1 quanto o A3 asseguram o mesmo nível de proteção e segurança nas informações inseridas. Portanto, escolha o tipo de certificado mais adequado às suas demandas.

Ao escolher entre o A1 ou A3, analise todas as ferramentas que serão utilizadas. A grande parte dos sistemas é compatível com ambos, mas é muito importante conferir com antecedência para evitar frustrações posteriores.

Além disso, se for necessário, quem tem um certificado de um tipo pode emitir o outro, possibilitando utilizar o formato mais conveniente de acordo com cada necessidade.

Lembre-se que na área contábil e no mundo dos negócios, a transformação digital é inevitável e acontece em ritmo acelerado. Por isso, é necessário sempre adaptar-se a essa realidade com soluções práticas, como o certificado A3.

Quais os benefícios de ter o certificado A3 nas empresas?

O certificado A3 é indicado como uma alternativa ao documento de identificação, só que de forma virtual, em que você pode validar as informações com sua assinatura digital ou a do seu cliente, em qualquer computador.

Deste ponto, muitos sistemas de informática podem ser criados, ainda mais se a ação está dentro das normas da LGPD, necessitando de segurança. Confira esses exemplos:

  • assinar documentos digitalmente;
  • aceitar ou rejeitar uma proposta, tarefa ou outro fluxo de aprovação;
  • identificar-se para acessar um sistema, como e-Social e e-CAC;
  • registrar um protocolo ou ciência sobre a leitura de uma notificação, ofício ou outro documento.

Assim, o certificado A3 torna-se essencial para que os documentos digitais não sejam somente uma cópia dos documentos físicos.

Por meio dessa tecnologia, é possível realizar negociações, concluir ações legais, fechar contratos, e muito mais, com toda a segurança e credibilidade. É, também, uma solução sustentável para o meio ambiente.

Ademais, a mobilidade é realmente um grande diferencial do certificado A3, pois permite carregar a identidade digital para qualquer lugar, utilizando-a com qualquer dispositivo que preencha os requisitos mínimos para instalar o software — como ter uma versão atual do Java instalada.

Quem precisa utilizar o certificado A3?

O uso do certificado digital A3 é obrigatório para certas categorias de empresas e entidades, conforme detalhado abaixo:

  • Empresas de Lucro Real ou Lucro Presumido: todas as empresas sob esses regimes tributários estão obrigadas a emitir NF-e, necessitando do Certificado Digital para essa finalidade;
  • Empresas sujeitas à incidência do ICMS: a nota fiscal é obrigatória nas operações de venda de produtos sujeitos a este imposto. O Certificado Digital é necessário para a validação da nota fiscal emitida;
  • Empresas optantes pelo Simples Nacional: o uso do Certificado Digital tem se tornado gradualmente obrigatório para estas empresas, começando com aquelas que possuem mais de 10 funcionários, seguido por empresas com mais de 8, depois 5, e finalmente, desde janeiro de 2017, tornou-se obrigatório para empresas do Simples com mais de 3 empregados;
  • Transmissão de Informações Trabalhistas, Previdenciárias e Fiscais: com o auxílio do certificado, as pessoas jurídicas podem enviar ao governo informações relevantes nessas áreas​​.

Perguntas frequentes – FAQ

O que é o Certificado Digital A3?

O certificado digital A3 é um tipo de certificado digital voltado para a realização de assinaturas digitais, que serve para identificar o titular em transações online, garantindo a integridade e autenticidade dos documentos assinados​​.

Como saber se meu certificado digital é A1 ou A3?

A principal diferença entre os certificados A1 e A3 está no armazenamento. O certificado A1 é armazenado diretamente no computador ou smartphone do usuário e costuma ser mais barato. Já o certificado A3 é armazenado em mídias criptográficas portáteis, como smart cards e tokens USB​​.

Quanto custa um certificado digital A3?

O preço do certificado digital A3 varia de acordo com a validade, o modelo e a instituição emissora. Os preços podem variar desde cerca de R$40,00 para certificados de curta validade até R$765,00 para opções válidas por cinco anos​​.

Como renovar o certificado digital A3?

Para renovar o certificado digital A3, é necessário acessar o site de uma empresa credenciada, selecionar o certificado para renovação, preencher as informações necessárias e realizar o pagamento. Após isso, o certificado é emitido com uma nova data de validade​​.

Conte com mais praticidade em seu dia a dia

Independente do tipo, obter um certificado digital é imprescindível para suas atividades contábeis onde, muitas vezes, você precisará orientar e auxiliar seu cliente nos trâmites legais.

Ainda, compreender as diferenças entre o certificado A1 e A3 é importante para escolher uma opção que seja adequada ao seu perfil de uso e preferências pessoais do seu cliente.

Sabemos como a rotina do contador é corrida e complexa. 

Por isso, contar com a automatização de um sistema ERP para auxiliar nos serviços de certificados digitais pode acelerar sua organização e otimizar seu tempo, diminuindo possíveis erros.

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