Se você deseja alcançar melhores resultados em sua rotina, é essencial conhecer tudo sobre o certificado A3, principalmente em quais documentos ele é utilizado, bem como quais as diferenças para os demais certificados.
Tido como uma solução para substituir as assinaturas e identificações físicas, facilitando todo o trâmite contábil, já que é possível levá-lo a qualquer lugar, usar o certificado digital A3 é garantia de segurança de informações.
Elaboramos um guia completo sobre o certificado A3 com tudo o que você, contador, precisa saber para começar a usá-lo em sua rotina contábil, otimizando o seu trabalho e a entrega ao seu cliente.
O que é certificado A3?
O certificado digital A3 trata-se de um documento eletrônico com dados da pessoa física ou jurídica que o usa em transações digitais, assegurando validade jurídica.
Para tanto, é instalado por meio de um suporte físico móvel, como cartão ou token-USB, e possui um par de chaves criptografadas. Logo, é como uma identidade virtual portátil, sendo que:
- o token assemelha-se a um pen drive, porém com alta segurança tecnológica, necessitando plugá-lo diretamente à entrada USB do computador;
- o cartão assemelha-se a um cartão de crédito, tendo os registros armazenados em seu chip, sendo necessário um dispositivo leitor. Mas caso o seu computador não tenha essa entrada, é possível comprar junto ao certificado A3 ou separadamente.
Para utilizar o A3, é necessário ter o software do certificado digital instalado no seu computador e plugar o dispositivo. No passo seguinte, para assinar virtualmente ou se identificar, o próprio sistema vai solicitar o PIN, que é uma senha numérica.
Para que serve o certificado A3?
O certificado A3 é indicado como uma alternativa ao documento de identificação, só que de forma virtual, em que você pode validar as informações com sua assinatura digital ou a do seu cliente, em qualquer computador.
Deste ponto, muitos sistemas de informática podem ser criados, ainda mais se a ação está dentro das normas da LGPD, necessitando de segurança. Confira esses exemplos:
- assinar documentos digitalmente;
- aceitar ou rejeitar uma proposta, tarefa ou outro fluxo de aprovação;
- identificar-se para acessar um sistema, como e-Social e e-CAC;
- registrar um protocolo ou ciência sobre a leitura de uma notificação, ofício ou outro documento.
Assim, o certificado A3 torna-se essencial para que os documentos digitais não sejam somente uma cópia dos documentos físicos.
Por meio dessa tecnologia, é possível realizar negociações, concluir ações legais, fechar contratos, e muito mais, com toda a segurança e credibilidade. Além disso, é uma solução sustentável para o meio ambiente, já que é uma alternativa às dezenas de folhas de papéis e assinaturas manuais.
Ademais, a mobilidade é realmente um grande diferencial do certificado A3, pois permite carregar a identidade digital para qualquer lugar, utilizando-a através de qualquer dispositivo que preencha os requisitos mínimos para instalar o software — como ter uma versão atual do Java instalada.
Guia do certificado A3: Confira como usar para seus clientes
Conforme citamos anteriormente, utilizar o certificado A3 pode otimizar sua rotina contábil e a entrega de seus serviços aos seus clientes.
Contudo, o sistema de certificado digital é descentralizado, ou seja, não há um órgão de governo criado para emitir as chaves, e sim entidades que recebem a autorização para que o certificado seja emitido, oferecendo suporte aos usuários.
Mas é necessário que você conheça as suas características para entender qual atenderá às necessidades de seu cliente ou até mesmo as suas. Então, confira a seguir, o passo a passo que preparamos para você saber como utilizar o A3 em seu dia a dia.
1. Escolha a Autoridade Certificadora (AC)
Primeiro passo: escolher uma autoridade certificadora, que é a entidade autorizada a emitir o certificado A3, conforme a ICP-Brasil.
2. Selecione o Certificado Ideal
Em seguida, defina a modalidade de certificado digital. Existem as seguintes opções:
- e-CPF — identidade digital de pessoa física;
- e-CNPJ — identidade digital de pessoa jurídica;
- NF-e — certificado para emissão de notas fiscais em órgãos competentes, como Fazenda e Receita Federal;
- e-jurídico — certificado digital para advogados e outros profissionais do Direito;
- e-contador — identidade digital para os documentos e registros específicos da Contabilidade.
É possível verificar a disponibilidade do certificado A3 conforme as suas necessidades e as de seu cliente. Nesse sentido, analise qual das opções que apresentamos acima seria a ideal para as atividades da empresa.
Ainda, a aquisição do certificado é simples:
- seja o e-CPF para pessoa física, o e-CNPJ para empresa ou o NF-e para emissão de nota fiscal eletrônica, selecione a opção “A3 – arquivo” e clique em “comprar”. Após isso, siga as instruções de identificação e cobrança que lhe serão apresentadas.
3. Apresente a Documentação
Depois de escolher qual certificado atende suas necessidades, preencha com os dados pessoais e jurídicos, se for o caso. Informações que serão solicitadas:
- nome completo;
- data de nascimento;
- e-mail e telefone;
- endereço completo;
- CPF;
- CNPJ;
- no caso de pessoa jurídica, a cópia do ato de constituição atualizado, como o contrato social ou o certificado de MEI.
Atenção: serão solicitados os comprovantes desses dados no momento em que validar, pois essa exigência tem como objetivo verificar a autenticidade de quem realizou o cadastro.
4. Agende a Validação
Agora o passo final: agendar a validação, que deverá ser realizada presencialmente.
Uma dica: antes do agendamento, digite seu CEP para localizar o Posto de Atendimento mais próximo a você.
Qual a diferença entre os certificados A1 e A3?
A principal diferença entre os certificados digitais A3 e A1 refere-se à existência do suporte físico móvel. Entenda a seguir.
Certificado A1
- No A1, as chaves criptografadas são instaladas em um computador, não tendo a mobilidade;
- Atende quem precisa praticar as ações internamente;
- Vários computadores podem ter os certificados instalados e funcionando fixamente, utilizando as chaves para os trâmites necessários;
- Não é compatível com o uso em dispositivos móveis, como tablet e celular.
Certificado A3
- O certificado A3 possui mobilidade, pois utiliza o token-USB ou cartão com chip;
- É o mais recomendável para carregar para onde precisar;
- É possível validar informações por meio da assinatura digital de qualquer computador que tenha o software instalado no hardware;
- Possui validade de 12, 24 e 36 meses. Ao término do período, basta realizar a renovação do certificado digital.
Mesmo com as diferenças entre si, tanto o certificado A1 quanto o A3 asseguram o mesmo nível de proteção e segurança nas informações inseridas. Portanto, escolha o tipo de certificado que é mais adequado às suas demandas.
Ao escolher entre o A1 ou A3, analise todas as ferramentas que serão utilizadas. A grande parte dos sistemas é compatível com ambos, entretanto, é muito importante conferir com antecedência para evitar frustrações posteriores.
Além disso, se for necessário, quem tem um certificado de um tipo pode emitir o outro, também, possibilitando utilizar o formato mais conveniente de acordo com cada necessidade.
Lembre-se que na área contábil e no mundo dos negócios, a transformação digital é inevitável e acontece em ritmo acelerado. Por isso, é necessário sempre adaptar-se a essa realidade com soluções práticas, como o certificado A3.
Conte com a automatização para otimizar o seu dia a dia
Vimos que, independente do tipo, obter um certificado digital é imprescindível para suas atividades contábeis onde, muitas vezes, você precisará orientar e auxiliar seu cliente nos trâmites legais.
Ainda, compreender as diferenças entre o certificado A1 e A3 é importante para escolher uma opção que seja adequada ao seu perfil de uso e preferências pessoais do seu cliente.
Sabemos como a rotina do contador é corrida e complexa. Por isso, contar com a automatização de um sistema ERP para auxiliar nos serviços de certificados digitais pode acelerar sua organização e otimizar seu tempo, diminuindo possíveis erros.
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