Gerir um negócio é um desafio e, para ajudar nisso, existem diversas ferramentas que simplificam o controle financeiro – como o livro caixa.
Ele serve para controlar a entrada e saída de dinheiro, e ainda reunir dados como montante em conta, datas e histórico de transações. Auxilia na escrituração contábil e ajuda a evitar problemas tributários.
Ainda assim, poucos gestores entendem sua importância e sabem como preenchê-lo de forma adequada. Mas, fique tranquilo: neste post vamos esclarecer tudo isso para você.
O que é o livro-caixa?
Livro caixa é um registro onde os gestores anotam todas as receitas e despesas da empresa. É como um diário financeiro, onde você anota tudo o que recebe (entradas) e tudo o que gasta (saídas), para ter um controle detalhado das finanças.
O termo “livro caixa” vem da ideia de um registro onde se guardavam os valores em espécie. Antigamente, as transações eram registradas em um livro físico, muitas vezes um caderno ou um livro específico para esse fim.
Nele, eram anotadas todas as movimentações de dinheiro, como recebimentos e pagamentos. Com o tempo, a expressão “livro caixa” se tornou comum para designar esse registro contábil de entradas e saídas de dinheiro.
Para que serve o livro-caixa?
O livro caixa tem diversas funções quando pensamos na gestão de custos de uma empresa. São elas:
- Controle financeiro: Pois permite um acompanhamento detalhado das receitas e despesas, ajudando a entender de onde vem e para onde vai o dinheiro.
- Tomada de decisões: Afinal, proporciona informações facilitadas para análise financeira, simplificando a identificação de padrões de gastos e recebimentos. Isso ajuda a realizar cortes de despesas, investimentos ou revisão de estratégias.
- Cumprimento legal: Em muitos casos, o livro caixa facilita o cumprimento de obrigações legais, como declarações de impostos ou para comprovar receitas e despesas em auditorias.
- Planejamento financeiro: É ele que facilita o planejamento futuro, permitindo estabelecer metas, orçamentos e previsões mais precisas com base nos dados históricos.
Quais informações precisam ter no livro caixa?
Todo livro caixa deve conter informações detalhadas sobre todas as movimentações financeiras, incluindo:
- Data: O dia em que a transação ocorreu.
- Descrição: Uma breve explicação sobre a natureza da transação, indicando se é uma receita (entrada) ou despesa (saída).
- Valor: O montante de dinheiro envolvido na transação, seja entrada ou saída.
- Origem ou destino: Para entradas, a origem do dinheiro (por exemplo, venda de produtos, pagamento de cliente). Para saídas, o destino (como pagamento de contas, despesas operacionais etc.).
- Identificação do cliente ou fornecedor: Isso facilita o rastreamento de transações.
- Saldo restante: O saldo resultante após cada transação, para manter o controle do valor disponível.
Qual a importância do livro caixa?
Um livro caixa deve reunir todas as informações de movimentação financeira de uma empresa, sendo esses registros diários, mensais ou anuais.
O documento serve para documentar todas as movimentações financeiras, sejam de entrada ou saída de caixa.
Para isso, devem ser registradas as transações de pagamentos ou recebimentos de contas relacionadas às vendas e negociações, além do pagamento de contas fixas ou emergenciais. Assim, fica mais fácil ter acesso a um relatório financeiro completo.
Ainda, o livro caixa serve tanto para controle financeiro interno quanto para a prestação de contas junto à Receita Federal. Por isso, é importante que arquivos, como comprovantes e recibos, estejam bem armazenados para a comprovação de informações financeiras.
Não ter um livro caixa pode trazer desvantagens, como o descontrole financeiro e problemas com o fisco, pois a desorganização pode acarretar dificuldades na hora de prestar contas.
Qual a diferença entre livro caixa e fluxo de caixa?
Enquanto o livro caixa é um registro detalhado das transações passadas, o fluxo de caixa é uma ferramenta para prever e planejar as entradas e saídas de dinheiro futuras, oferecendo uma visão mais estratégica das finanças de uma empresa.
Veja as diferenças no detalhe:
Livro caixa:
- É um registro contábil que detalha todas as movimentações financeiras de uma empresa, organizando-as cronologicamente.
- Registra todas as entradas e saídas de dinheiro, independentemente da natureza da transação (como vendas, despesas, recebimentos, pagamentos, etc.).
- Geralmente, é usado para manter o controle e a organização das transações financeiras, mas pode não oferecer uma visão detalhada do estado de caixa futuro.
Fluxo de caixa:
- É uma ferramenta de gestão financeira que analisa a movimentação de dinheiro em um período específico.
- Foca na projeção das entradas e saídas de dinheiro futuras, permitindo prever e planejar as necessidades de caixa da empresa.
- Ajuda a avaliar a saúde financeira de uma empresa, seu poder de pagamento e capacidade de honrar compromissos financeiros.
Quem precisa fazer o livro de caixa?
De acordo com a legislação 9.317/96, somente as empresas optantes pelo Simples Nacional são obrigadas a fazer o registro do livro de caixa com todas as observações feitas pela lei.
Existe uma diferença quanto à obrigatoriedade no que diz respeito a outros documentos de registro, como os livros diários, por exemplo. Neste caso, o preenchimento é obrigatório a todas as empresas sujeitas à escrituração contábil, conforme o Decreto-Lei 486.
Porém, mesmo com a restrição de apenas um regime, o livro caixa pode ser mantido por empresas de diversos portes e segmentos de mercado. Afinal, ele ajuda no controle financeiro de qualquer negócio.
Tipos de livros caixa
Muitos gestores que começam a se aprofundar nos termos mais técnicos da contabilidade podem se confundir em determinado momento. Por isso, é importante que você entenda os diferentes tipos e conceitos de livro caixa:
- Livro caixa tradicional: Registra todas as transações de entrada e saída de dinheiro em ordem cronológica.
- Livro diário: Detalha todas as transações comerciais dia a dia, incluindo compras, vendas, despesas, receitas etc. É uma versão mais detalhada do livro caixa.
- Livro razão: Organiza as transações em contas específicas, como contas a pagar, contas a receber, despesas gerais etc. Ajuda a ter uma visão mais clara das finanças por categoria.
- Livro contábil: Registra as transações financeiras de acordo com os princípios contábeis geralmente aceitos, criando um registro completo para fins contábeis e fiscais.
Como preencher o livro caixa corretamente?
Por se tratar de um documento contábil oficial de uma empresa, o livro caixa deve ser padronizado, seguindo certos preceitos. Claro, alguns vão variar de empresa para empresa, mas há padrões obrigatórios que devem ser seguidos.
Passo a passo para preencher um livro-caixa
O preenchimento do livro contábil deve ser separado em etapas estruturais, por isso, um passo a passo deve ser seguido na hora de realizá-lo. Desse modo, ele pode ser dividido em três partes principais:
Etapa 1: Termo de Abertura
Como o próprio nome diz, o termo de abertura é o início do documento. Nele, deve conter a finalidade do livro caixa, o nome da empresa e suas principais informações, como endereço e CNPJ.
Além disso, é necessário indicar, também, o número de folhas que constam no documento e a data. Vale lembrar que ele deve estar assinado.
Etapa 2: Folhas de Escrituração
Nessa etapa, os valores de entrada e saída financeira devem ser especificados. Assim, organize considerando as datas e disponha-as de forma individual.
Insira também as informações em tabelas, de modo que cada uma seja equivalente a um mês de serviço. Não deixe de registrar o saldo final (mês) e total (em caixa).
Na tabela de apresentação de dados, insira-os em ordem crescente. Também devem ser informadas as datas das transações.
Etapa 3: Termo de Encerramento
O termo de encerramento se assemelha ao de abertura. Trata-se da última página do documento e deve reafirmar os dados presentes no termo de abertura, como a data e assinatura do responsável.
Tenha uma rotina de atualização
Após criar o seu primeiro livro caixa, é importante ter em mente que o documento requer atualização constante. Criar uma rotina de atualização do livro contábil dará ao seu negócio um panorama geral da situação financeira de maneira simples de ser consultada.
Por fim, a boa gestão do livro caixa implica em manter o registro de todas as movimentações em dia, controlando os gastos em busca do equilíbrio financeiro.
Livro caixa: ferramenta essencial para empreendedores e gestores de sucesso
Como vimos, o fluxo de caixa é um recurso poderoso para reunir informações financeiras e facilitar a tomada de decisão de gestores e empreendedores. Apesar da falta de obrigatoriedade para a maioria dos regimes tributários, é inegável sua importância.
Mas lembre-se: apesar do nome, ele deve ser feito de forma digital, com o apoio de um software de gestão, como um sistema ERP. Afinal, é muito mais seguro e prático. No final do dia, a tecnologia realmente serve como uma apoiadora para crescer sua empresa.
Junto com os contadores, que estão cada vez mais digitais e conhecendo as diferentes soluções tecnológicas de contabilidade, você também precisa se manter antenado nas ferramentas que facilitam a gestão do negócio. Isso é trabalhar de forma eficiente.
