A declaração de prestação de serviços (DPS) é um documento utilizado por profissionais autônomos que buscam comprovar que as entregas acordadas foram realizadas.
No entanto, não é necessário ter CNPJ aberto para fazer a sua emissão, pode ser feito como pessoa física (PF), afim de garantir que as ambas estejam cientes do cumprimento do contrato ou acordo de prestação de serviços.
É imprescindível aprender como fazer a declaração de serviços e analisar exemplos práticos. Continue a leitura e confira essas informações a seguir.
O que é a declaração de prestação de serviços?
A declaração de prestação de serviços (DPS) é um documento simples, que você pode emitir de forma simples e prática, para comprovar que um serviço foi realizado, conforme acordado entre as partes.
Ele pode ser emitido por profissionais autônomos, freelas ou por empresas (de qualquer porte), sem a obrigatoriedade de ter um CNPJ aberto.
O documento pode ser impresso fisicamente ou enviado por meios digitais. No entanto, a prática mais adotada é o envio digital com assinatura eletrônica, já que tem validade legal.
Por que fazer uma declaração de prestação de serviços?
A DPS é essencial para assegurar, principalmente, o profissional que está realizando a entrega do serviço. Logo, por mais que o cliente não exija, é importante fazer a sua emissão e envio após a entrega do que foi contratado.
Por isso, entenda alguns motivos que farão com que você tenha a necessidade do envio e os benefícios que isso trará com seus clientes.
Cumprimento de responsabilidades contratuais
Após a prestação do serviço, com a declaração, é possível comprovar que a entrega foi realizada, de acordo com o que foi combinado. Dessa forma, você estará resguardado de que cumpriu a sua parte no contrato.
E se caso houver problemas da parte do cliente, será possível resolver pelas vias legais, já que existe uma comprovação legal de que existiu um contrato, com escopo definido e que o prazo foi cumprido.
Formalização da entrega
Em muitas áreas, é necessário comprovar que o serviço foi realizado, conforme o combinado, como serviços de manutenção de equipamentos e impressoras, por exemplo.
Após a procura pelo cliente para a prestação do serviço, o profissional abre uma ordem de serviço, informa o orçamento e depois segue para o atendimento.
Após a finalização do atendimento, a declaração de prestação de serviços comprova que ele prestou o serviço em questão, e o cliente atesta o fato.
Redução dos conflitos com clientes
Existem vários tipos de prestação de serviços, e em muitas delas, como o exemplo que citamos anteriormente, é necessário comprovar que o serviço foi prestado, conforme combinado anteriormente.
Para que assim, o cliente esteja ciente e ateste que o serviço em questão foi prestado, e que profissional cumpriu o escopo do trabalho. Dessa forma, não há conflitos sobre o que foi pedido e o que foi entregue.
Qual a importância de emitir uma declaração de serviço para o cliente?
Com a declaração de prestação de serviços, o profissional pode se resguardar em diversas situações, principalmente de alegações do não cumprimento do serviço contratado.
Além disso, ele garante o cumprimento dos direitos e deveres de ambas as partes em relação ao contrato que foi firmado. E ainda pode servir como base para a emissão de nota fiscal (NFS), já que o cliente reconhece o serviço prestado.
Como funciona a declaração de prestação de serviços?
O funcionamento da declaração de prestação de serviços é bem simples, após finalizar a prestação do serviço, é necessário preencher um formulário, com todas as informações necessárias.
Esse formulário pode ser físico, criado em editores de textos comuns (Word, por exemplo) ou por meio de aplicativos, ou sistemas de gestão simplificada, como o da Omie.
A partir da sua emissão, você pode enviar a nota fiscal para o cliente, já que ele está reconhecendo por meio da sua assinatura ao DPS que o serviço foi prestado, conforme acordado.
Como fazer uma declaração de serviços prestados sem erro?
A DPS é bem simples de fazer, e pode ser feita por você ou por uma empresa que preste esse tipo de serviço. No entanto, alguns negócios já possuem modelos estabelecidos para facilitar a rotina.
Mas, se caso você ainda não souber quais são as informações que devem estar contidas no documento, veja a seguir:
- Informações sobre o contratante e o contratado (nome, razão social, CPF/CNPJ, endereço e inscrição municipal – caso exista);
- Informações sobre o serviço prestado (início e fim da prestação do serviço, local, descrição de todas as atividades que foram executadas);
- Valores e forma de pagamento (desde orçamento até o pagamento acordado deve ser descrito, se houve pagamento de sinal para início do serviço, e demais detalhes pertinentes);
- Descrição do que foi acordado e do que foi realizado, principalmente se algo for diferente do orçamento (se julgar necessário, pode justificar).
Além disso, ao criar a declaração de prestação de serviço, lembre-se de falar na terceira pessoa.
Quais documentos anexar na declaração de serviços prestados?
Pode haver casos em que seja necessário anexar alguns tipos de documentos na DPS, como:
- Contrato de prestação de serviço;
- Ordem de serviço;
- Nota fiscal;
- Relatório de produtividade (com o descritivo das atividades realizadas em atendimento).
Além disso, caso entenda como necessário, anexe outros documentos na declaração de prestação de serviço.
Exemplo de declaração de serviços prestados
Caso ainda tenha dúvidas na hora de criar a sua declaração de serviços prestados, confira a seguir um modelo bem simples:
DECLARAÇÃO DE PRESTAÇÃO DE (resuma o serviço prestado)
A(O) (nome e CPF/CNPJ de quem está prestando o serviço) declara que prestou o serviço (descrever o serviço) para a empresa (colocar nome e CPF/CNPJ da empresa contratante) no período de (colocar data de início/fim e local da prestação).
No valor (colocar o valor acordado por extenso e valor numérico) e a forma de pagamento (descreva também como o pagamento foi realizado e se houve pagamento de sinal)
Declaro ainda, que todos os serviços listados abaixo foram executados com sucesso:
- (descreva o serviço realizado);
- (descreva o serviço realizado);
- (coloque os demais serviços prestados, mesmo que fora do escopo inicial).
O contratado atesta que o serviço em questão conta com (x) dias de garantia, a contar a partir desta data.
Afirmo que todas as informações prestadas aqui são verdadeiras.
Local, dia, mês, ano.
Assinatura contratado: _____________________
Assinatura contratante: _____________________
Quais tipos de empresas podem emitir a declaração de prestação de serviços?
A Declaração de Prestação de Serviços (DPS) pode ser emitida por qualquer empresa ou profissional autônomo.
Ou seja, se você é um microempreendedor individual (MEI), possui CNPJ ativo ou presta serviços como pessoa física (PF), você pode emitir esse tipo de documento.
Garanta transparência e segurança com a declaração de prestação de serviços
A declaração de prestação de serviços (DPS) é uma ferramenta de grande importância para garantir a transparência na relação entre prestador e contratante.
É um documento bem simples, mas resguarda ambos lados sobre descumprimentos contratuais. E ainda assim, atesta que o cliente reconhece que o serviço foi prestado.
Portanto, não deixe de utilizar a declaração de prestação de serviços em suas transações comerciais, sendo você um profissional autônomo, microempreendedor individual ou empresa estabelecida.
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