Ferramentas de planejamento e gestão empresarial – Passo 8 do Guia Contador 2.0

23 fevereiro 2022
6 minutos

Entenda como trazer mais produtividade e otimização nos processos com ferramentas de gestão e planejamento estratégico para o seu escritório contábil

Nesta parte 8 do artigo sobre a transição do contador tradicional em contador consultor 2.0 – aquele que participa ativamente dos negócios e do crescimento de seu cliente, gostaria de relembrar sobre duas ferramentas de gestão empresarial e planejamento estratégico que irão lhe ajudar a prestar seus serviços com qualidade e auxiliar seu cliente em seu negócio.

As ferramentas de planejamento e gestão empresarial em questão são a análise SWOT e o Gráfico de Pareto.

Como pontuado por Gilberto Cunha em seu artigo sobre metodologia de vendas, “vender não é dom, vender é processo”, podemos afirmar que prestar a consultoria contábil estratégica também é um conjunto de processos estruturados, onde você precisa, antes de tudo, entender a real e atual situação de seu cliente.

Levando este conceito para a técnica do SPIN Selling, seria possível dizer que estas ferramentas de gestão se comparam no passo “S” (Situation), ou seja, entender a SITUAÇÃO do negócio de seu cliente, para então conseguir identificar os caminhos a seguir.

SPIN Selling é uma técnica de vendas utilizada principalmente por empresas de tecnologia e no mercado B2B, orientando quais são as perguntas certas a se fazer em um processo de vendas, com base em 4 palavras: situação, problema, implicação e necessidade.

Ainda não leu os artigos sobre os passos anteriores do guia do contador em nosso blog? Então, para conhecê-los:

A análise SWOT: Identificando os 4 pontos de destaque

A primeira ferramenta de análise que vamos falar é a análise SWOT, é uma ferramenta de gestão extremamente poderosa e permitirá que você identifique e mapeie, preferencialmente, junto com seu cliente e sua equipe, os pontos fortes (STRENGTH), pontos fracos (WEAKNESS), as oportunidades (OPPORTUNITIES) e as ameaças (THREATS).

Um ponto bem interessante na análise SWOT nos negócios é exatamente o fato de que a própria equipe da empresa tem competências de lhe ajudar a mapear os 4 pontos, afinal de contas é ela quem faz a operação funcionar e conhece mais do que ninguém os processos do dia a dia.

Logicamente, você, como contador consultor, poderá trazer uma visão mais crítica e ampla, trazendo informações externas, tendências, usar sua experiência, entre outros.

É muito importante que você alinhe e encoraje a equipe a reconhecer todos os pontos. Nada de colocar problemas debaixo do tapete. Esse é o momento de reconhecer de forma madura e profissional as 4 partes da técnica de gestão empresarial para que todos estejam na mesma página.

Entenda melhor a seguir:

Ambiente Externo

Os itens relacionados com oportunidades e ameaças dizem respeito ao ambiente externo, ou seja, não dependem exclusivamente da empresa, mas sim de fatores econômicos, políticos, de mercado, de concorrência, de tecnologias, entre outros. Entenda:

Oportunidades

São as forças externas que impactam positivamente a sua empresa e que você não pode controlá-las, mas pode usufruir delas, desde que sejam reais e possuam embasamento em pesquisas ou estudos.

Podem surgir a qualquer instante e o ideal é que você esteja preparado para uma parceria com o seu concorrente, ou um evento passageiro que aumente o consumo do seu produto, mudanças na política econômica do governo, novas leis etc.

Ameaças

Ao contrário das oportunidades, as ameaças são forças externas que influenciam negativamente o seu negócio. Do que você tem medo? Se isso acontecer realmente, já sabe o que fazer? É necessário pensar em possíveis eventos que possam prejudicar seus lucros e o empreendimento como um todo. Por exemplo:

escassez de mão de obra;
catástrofes naturais;
roubo de dados;
novos e melhores concorrentes;
entre outros.

Ambiente Interno

O processo de pontos fortes e pontos fracos são características do ambiente interno, ou seja, pontos que dependem basicamente da empresa e seus componentes internos. Veja abaixo:

Forças

São as vantagens que sua empresa possui em relação aos concorrentes, juntando seus diferenciais competitivos, as aptidões mais fortes do seu negócio. Dizem respeito também aos elementos internos que beneficiam o seu empreendimento ou fatores que estão sob o seu controle e você consegue decidir se mantém ou não. Para ajudar no processo, você pode se fazer as seguintes perguntas:

Quais são as minhas melhores atividades/produtos/serviços?
Qual é a minha maior vantagem competitiva?
Quão felizes meus clientes estão?

Fraquezas

São pontos que podem prejudicar e interferir negativamente na sua empresa. Essa etapa exige muita sinceridade por parte do realizador da análise SWOT, já que é preciso identificar tais fraquezas do seu negócio para que o método faça sentido.

As fraquezas encontradas devem ser examinadas e observadas individualmente, possibilitando a resolução dos problemas que elas estão gerando. Caso não seja possível solucioná-los a curto prazo, o viável é tentar reduzir seus efeitos ou contorná-los, para que estejam mais próximos de ser uma força do que uma fraqueza. Para ajudar no processo, você pode se fazer estas perguntas:

Por que meu concorrente foi escolhido ao invés de mim?
Meus funcionários são os ideais para esse trabalho?
Por que meus clientes não estão engajados?

SWOT na contabilidade estratégica e consultiva como ferramenta de gestão de projetos

Na consultoria contábil estratégica recomendamos que seja dedicado um tempo considerável para que o levantamento de SWOT seja bem mapeado. Importante também que seja objetivo e assertivo, pois é através dele que a sua estratégia consultiva será desenvolvida.

Pontos fortes devem ser reforçados, pontos fracos precisam ser tratados no plano de trabalho, as oportunidades consideradas para novas janelas de criação e inovação e, logicamente, as ameaças tratadas como forma de mitigá-las ao máximo dentro do possível.

Outra dica: não queira resolver todos os problemas do mundo (ou da empresa), foque em pontos que realmente sejam factíveis de serem tratados num tempo adequado. Estes podem até ser totalmente mapeados, mas deve existir uma dose de pragmatismo para que o plano seja assertivo, viável, caiba no orçamento da empresa e gere resultados o quanto antes.

Soluções de pareto 80/20

Logicamente, o mundo perfeito seria resolver todos os problemas da empresa em todas as ocorrências, porém sabemos que isso é impossível: é muito caro, é desgastante e novos problemas irão aparecer. Então como fazer proceder?

Simples, use a ferramenta de gestão e planejamento estratégico – o bom e velho Pareto 80/20. Dessa forma, podemos mapear as soluções da seguinte forma:

Trabalhe intensamente nos 20% dos problemas que mais acontecem;
Resolva 80% das ocorrências.

Exemplo de como é a Lei de Pareto na prática

Imagine que a equipe mapeou 25 problemas e que estes representam 10.000 ocorrências na empresa no ano.

Aplicando então o gráfico de Pareto, você deverá selecionar entre 4 a 6 problemas para serem resolvidos da melhor forma possível. Fatalmente, você irá observar que estes 4 a 6 problemas irão representar algo em torno de 80% das ocorrências.

Com isso, seu trabalho será bem direcionado, certamente será muito mais rápido e barato do que querer algo perfeito e muitos dos problemas da empresa serão resolvidos de forma definitiva. Ou outros, ou menores, poderão ser tratados pontualmente até que um novo ciclo se inicie.

A Lei de Pareto pode ser utilizada de diferentes maneiras, entretanto, é necessário ter cautela ao aplicar a regra 80/20, analisando antes a realidade do seu negócio.

Essa Lei parte de um princípio bastante simples, mas só tem eficácia quando sustentado por informações realistas e ações que podem ser aplicadas. Ou seja, não confunda seus 20% com os 20% do seu vizinho concorrente. Afinal, as empresas apresentam características, problemas e objetivos muito diferentes.

Por isso mesmo, adquira suas próprias informações com base em seu próprio empreendimento, utilizando seu histórico, seus testes e análises.

Como usar Pareto nos escritórios de contabilidade

Para utilizar a técnica de Pareto 80/20 no seu planejamento estratégico é necessário que sejam mapeadas 2 informações sobre os problemas do escritório contábil ou a empresa, sendo:

Informação 1: nesta lista você irá identificar de forma bem objetiva os problemas da empresa.
Informação 2: nesta lista você irá mapear quantas ocorrências que cada problema identificado gera para a empresa.

Na sequência, a lista deve ser ordenada ordem de número de ocorrências, da maior para a menor, ou seja, os problemas que mais acontecem na operação da empresa.

O planejamento e gestão empresarial para Contadores

Nada mal, não é? Então, que tal começar por aqui? Se reúna com aquele seu cliente ou seu parceiro cheio de problemas. Proponha a ele lhe ajudar.

Comece pela análise SWOT, para que possa saber a situação atual e aplique com ele o princípio de Pareto para propor as soluções de forma prioritária.

Com as ferramentas de gestão bem utilizadas, certamente vocês terão uma visão super privilegiada do momento da empresa e, mais do que isso, saberão exatamente o que fazer, em qual ordem, quanto a questão será solucionada para que a empresa possa tomar o caminho da qualidade, da prosperidade e do crescimento.

Quando os resultados começarem a aparecer, seu cliente vai te adorar e jamais irá trocar seus produtos e serviços contábeis por algo mais baratinho. E será mais um caminho para que você escale a sua consultoria contábil estratégica e passe a oferecer diversos serviços interessantes e que irão lhe diferenciar no mercado.

Vamos lá, mãos à obra!