A GIA, Guia de Informação e Apuração do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), é de grande importância para empresas que trabalham com a venda de produtos e a prestação de serviços de transporte entre estados.
Ela é tão importante quanto a declaração de Imposto de Pessoa Jurídica. Caso não seja gerada corretamente, pode resultar em multas e outras sanções para as empresas. Portanto, requer uma apuração minuciosa das operações empresariais.
Isso pode ser facilitado pela adoção de softwares de gestão, que organizam informações, prazos e deveres. Com isso, mesmo diante de obrigações tributárias é possível desburocratizar setores financeiros e contábeis.
O que é GIA ICMS?
GIA, ou Guia de Informação e Apuração do ICMS, é um documento fiscal obrigatório que deve ser preenchido mensalmente pelas empresas. Trata-se de uma declaração sobre as entradas e saídas de uma empresa. Tem como finalidade verificar o imposto devido em cada período de apuração.
Este documento contém as informações sobre os valores apurados do tributo do ICMS pelas empresas, para controle da SEFAZ. GIA é transmitida em formato digital desde 1998, por um sistema específico, e deve ser enviada dentro do prazo determinado pelo estado em que a empresa está localizada.
Por isso, é necessário que cada empresa esteja atenta às regulamentações do seu estado para saber se necessita ou não cumprir essa obrigação e quais são os seus prazos de regulamentação.
Como funciona a apuração do ICMS?
A apuração do ICMS funciona da seguinte forma:
- A empresa deve registrar todas as suas vendas, aplicando a alíquota do ICMS sobre o valor da operação. Com esse registro detalhado, fica mais fácil fazer cálculo do ICMS correto;
- Com base nos registros, é calculado o ICMS sobre cada item. Por ser um imposto interestadual, os valores variam conforme cada estado, ficando em torno de 17% e 18%;
- Em seguida, a empresa deve realizar uma escrituração fiscal, que é um registro contábil dessas operações sujeitas ao ICMS;
- Então, por fim, o imposto é calculado e o empreendedor recolhe as guias de pagamento para quitar o ICMS.
Neste ponto, vale comentar que empresas optantes pelo Simples Nacional recolhem o ICMS de forma unificada, em uma única alíquota com os demais tributos.
Qual obrigatoriedade do GIA ICMS?
A GIA, Guia de Informação e Apuração do ICMS é um documento que funciona como uma declaração extra para apresentar os dados sobre valores e vendas apurados pelas empresas.
Dessa maneira, esse documento, que é emitido digitalmente, vale como uma forma de fazer uma conferência de valores com a escrituração fiscal.
A GIA ICMS era, até pouco tempo, um documento obrigatório. Contudo, agora, ela não é mais exigida. Um dos estados que ainda requisitava a guia, São Paulo, dispensou sua entrega a partir de abril de 2023.
Ela foi substituída pela Escrituração Fiscal Digital (EFD ICMS/IPI), um arquivo preenchido e transmitido digitalmente, de forma mensal, com todas as informações sobre a apuração de impostos, entradas e saídas, inventários e mais dados solicitados pelo Fisco.
Quem deve fazer a guia de apuração do ICMS?
A apuração do ICMS deve ser realizada por todas as empresas que atuam com a venda de produtos ou serviços de transporte. Micro e pequenas empresas optantes pelo Simples Nacional, em geral, são dispensadas de entregar — isso pode mudar conforme o estado.
Atualmente, a guia a ser apresentada por grande parte dos estados é o EFD ICMS IPI, que representa a transição de documentos e escriturações relativas ao ICMS para o meio digital.
A legislação do Estado onde a empresa está localizada determinará a obrigatoriedade ou não da transmissão dos dados, bem como os prazos de envio.
Regras específicas de apuração do ICMS SP e outras regiões
Como falamos, as alíquotas, obrigações e demais regras relacionadas ao ICMS são determinadas por cada estado. Em São Paulo, as alíquotas praticadas são:
- 4% para prestação de transporte aéreo interestadual;
- 7% para venda de mercadorias que circulam para estados na Região Norte, Nordeste, Centro-Oeste e o Espírito Santo;
- 12% para vendas interestaduais para regiões sul e sudeste.
Como cada estado decide suas regras, existe uma tabela de alíquota interestadual usada para calcular os valores para empresas que trabalham com operações interestaduais. Nesse ponto, você precisa saber que:
- Empresas que negociam com outros estados precisam estar atentos às diferenças nas tarefas;
- Em muitos casos, é preciso pagar o DIFAL (Diferencial de Alíquota), criado para equilibrar essas cobranças.
O que acontece se não pagar a apuração do ICMS?
Empresas que não pagarem o ICMS são consideradas inadimplentes com o Fisco e podem sofrer penalidades conforme o regulamento estadual, além de ter que pagar cobranças atrasadas com juros.
As sanções podem ser multas, suspensão ou até a perda da Inscrição Estadual da empresa. Portanto, não deixe o prazo passar!
Uma forma de evitar este tipo de situação é por meio de um sistema automatizado, que organize informações e cumpra com obrigações. A Omie pode ser a parceira perfeita pra empresas que buscam soluções como essa.
Como fazer a apuração do guia de ICMS de forma eficiente?
Com a extinção da GIA, a apuração do ICMS é feita via EFD ICMS IPI. Confira algumas boas práticas para apurar esses documentos corretamente:
- Explore a plataforma onde ele será emitido, a plataforma Sped Fiscal;
- Mantenha registros organizados — cuidado para não enviar informações duplicadas;
- Tenha a base de cálculo correta, considerando as alíquotas adequadas;
- Todas as transações devem ser informadas, inclusive as vias do cartão de débito e crédito;
- Providencie todas as notas e documentos fiscais.
Quais são os principais erros ao preencher a GIA ICMS?
Muitas empresas acabam cometendo erros comuns ao preencher a GIA ICMS, o que pode resultar em multas e outros problemas com o fisco. A falta de atenção aos prazos de envio e o preenchimento incorreto das informações são alguns deles.
Preenchimento incorreto das informações
Um dos erros mais frequentes ao preencher a GIA ICMS é a inserção de dados incorretos, como valores apurados ou informações sobre as transações realizadas. Isso compromete a apuração do imposto e resulta em multas ou auditorias.
Falta de atenção ao prazo de envio
Outro erro comum é não respeitar o prazo de envio da GIA ICMS. Cada estado tem um calendário específico para a entrega desse documento.
Dicas para evitar problemas com a GIA ICMS
Para evitar complicações na entrega da GIA Guia de Informação e Apuração do ICMS, é fundamental que as empresas adotem algumas práticas preventivas. Abaixo, veja quais são elas.
Mantenha os documentos fiscais organizados
Uma das melhores formas de evitar problemas com a GIA ICMS é manter todos os documentos fiscais organizados e atualizados. Com isso, facilita-se o preenchimento da guia e se reduz as chances de erros.
Utilize sistemas automatizados para a apuração
O uso de softwares de gestão fiscal pode ajudar na apuração correta do ICMS e no preenchimento da GIA, além de outros tributos e documentos. Eles automatizam o cálculo das alíquotas e geram relatórios precisos, minimizando os riscos de erro.
Um deles é justamente o oferecido pela Omie, que pode ajudar a sua empresa a se manter regular em relação ao fisco e suas regras. Com este sistema, você ganha agilidade, economia e desburocratiza o recolhimento de impostos.
Quais são as penalidades por não entregar a GIA ICMS?
A não entrega da GIA ICMS pode gerar diversas penalidades para as empresas. Dentre as principais consequências estão:
- Multas: o descumprimento dos prazos de envio pode resultar em multas, que variam conforme a legislação estadual. Essas multas podem ser diárias e aumentam com o tempo de atraso;
- Suspensão da Inscrição Estadual: a empresa pode ter sua Inscrição Estadual suspensa, o que impede a emissão de notas fiscais e a continuidade das operações comerciais;
- Aumento do risco de fiscalização: A falta de entrega dos documentos aumenta a probabilidade de a empresa ser selecionada para fiscalização, o que pode levar a autuações e outras penalidades.
Desse modo, é crucial que a empresa cumpra corretamente com suas obrigações, conforme as regras do estado em que atua.
Para isso, uma boa estratégia é adotar um sistema de gestão que ajude na organização de documentos e dados, bem como no cumprimento de obrigações. Isso desburocratiza seus setores financeiros, evita multas e permite a continuidade saudável da empresa.
Perguntas sobre a apuração do ICMS
Mais dúvidas sobre a apuração do ICMS? Confira as questões a seguir.
Como é feita a apuração do ICMS?
O cálculo do ICMS é aplicado sobre o valor do produto ou serviço, por meio da fórmula:
- Preço do produto X Alíquota praticada no estado = Valor do ICMS da mercadoria.
A apuração das transações é realizada mensalmente.
Quem faz a guia de ICMS apuração?
A apuração do ICMS via guia digital (EFD ICMS IPI) deve ser feita por todas as empresas contribuintes, sobretudo as que estão enquadradas no regime do Lucro Real ou Lucro Presumido. Em alguns estados, empreendimentos optantes pelo Simples Nacional não precisam emitir a guia.
De quem é a responsabilidade do recolhimento do ICMS?
A empresa recolhe o ICMS junto ao governo, mas, na verdade, esse valor é embutido no preço das mercadorias em circulação e repassado integralmente ao cliente, ou seja, o comprador.
Qual o período de apuração do ICMS SP?
O período de apuração do ICMS em São Paulo, realizado mensalmente, é no último dia do mês.
Quando a GIA será extinta?
A GIA foi extinta em muitos estados. Em São Paulo, ela foi descontinuada em 1º de abril de 2023.
O que substitui a GIA?
O documento digital EFD ICMS IPI substitui a GIA, uma vez que os dois contém as mesmas informações e são transmitidos na mesma frequência. Apenas o EFD ICMS IPI será obrigatório agora.
Organize seus dados para ter eficiência na apuração do ICMS
O ICMS é um imposto importante e deve ser calculado com critério para evitar problemas com o fisco, que vão desde multas até possibilidade de suspensão de inscrições empresariais.
Por ser um tributo estadual, torna-se ainda mais fundamental estar atento às diferentes alíquotas e regras que variam de uma unidade federativa para a outra.
Para garantir o cumprimento das regras referentes ao ICMS, sua declaração e recolhimento, conte com ferramentas modernas, que possam auxiliar a sua empresa a conquistar o equilíbrio fiscal.
Com a Sistema para empreendedores da Omie a sua organização tem a oportunidade de automatizar tarefas, organizar dados e cumprir com suas obrigações dentro dos prazos, sem falhas ou faltas. Assim, sua equipe pode se dedicar a questões que realmente demandam o raciocínio e criatividade.
