Apuração do ICMS: o que é e como funciona? Guia prático!

Aprenda a simplificar a apuração do ICMS e fique por dentro das últimas atualizações. Otimize seus impostos com esse guia completo.
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Realizar a apuração do ICMS, o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços, é mais uma das várias obrigações fiscais de empresas. Ele é especialmente importante para as que trabalham com a venda de produtos e serviços de transporte entre estados. 

Por isso, para que sua empresa continue funcionando de forma tranquila e dentro da legalidade, informe-se sobre as mudanças no ICMS e entenda como funciona a apuração. 

O que é GIA ICMS?

A Guia de Informação e Apuração do ICMS, ou apenas GIA, é um documento fiscal obrigatório que deve ser preenchido mensalmente. Trata-se de uma declaração das entradas e saídas de uma empresa e tem a finalidade de verificar o imposto devido em cada período de apuração. 

É um documento que contém as informações sobre os valores apurados do tributo do ICMS pelas empresas, para controle da SEFAZ.

A GIA é transmitida em formato digital desde 1998, por um sistema específico, e deve ser enviada dentro do prazo determinado pelo estado em que a empresa está localizada. 

Por isso, esteja atento às regulamentações do seu estado para saber se a sua empresa precisa cumprir essa obrigação e quais são os seus prazos de regulamentação.

Como funciona a apuração do ICMS?

A apuração do ICMS funciona da seguinte forma:

  • A empresa deve registrar todas as suas vendas, aplicando a alíquota do ICMS sobre o valor da operação. Com esse registro detalhado, fica mais fácil fazer cálculo do ICMS correto; 
  • Com base nos registros, é calculado o ICMS sobre cada item. Por ser um imposto interestadual, os valores variam conforme cada estado, ficando em torno de 17% e 18%; 
  • Em seguida, a empresa deve realizar a escrituração fiscal, que é um registro contábil dessas operações sujeitas ao ICMS;
  • Então, por fim, o imposto é calculado e o empreendedor recolhe as guias de pagamento para quitar o ICMS. 

Neste ponto, vale comentar que empresas optantes pelo Simples Nacional recolhem o ICMS de forma unificada, em uma única alíquota com os demais tributos. 

Qual obrigatoriedade do GIA ICMS?

A Guia de Informação e Apuração do ICMS (GIA ICMS) é um documento que funciona como uma declaração extra para apresentar os dados sobre valores e vendas apurados pelas empresas. 

Dessa maneira, esse documento, que é emitido digitalmente, vale como uma forma de fazer uma conferência de valores com a escrituração fiscal. 

A GIA ICMS era, até pouco tempo, um documento obrigatório. Contudo, agora, ela não é mais exigida. Um dos estados que ainda requisitava a guia, São Paulo, dispensou sua entrega a partir de abril de 2023. 

Ela foi substituída pela Escrituração Fiscal Digital (EFD ICMS/IPI), um arquivo preenchido e transmitido digitalmente, de forma mensal, com todas as informações sobre a apuração de impostos, entradas e saídas, inventários e mais dados solicitados pelo Fisco. 

Quem deve fazer a guia de apuração do ICMS?

A apuração do ICMS deve ser realizada por todas as empresas que atuam com a venda de produtos ou serviços de transporte. Micro e pequenas empresas optantes pelo Simples Nacional, em geral, são dispensadas de entregar — isso pode mudar conforme o estado. 

Atualmente, a guia a ser apresentada por grande parte dos estados é o EFD ICMS IPI, que representa a transição de documentos e escriturações relativas ao ICMS para o meio digital. 

A legislação do Estado onde a empresa está localizada determinará a obrigatoriedade ou não da transmissão dos dados, bem como os prazos de envio. 

Regras específicas de apuração do ICMS SP e outras regiões

Como falamos, as alíquotas, obrigações e demais regras relacionadas ao ICMS são determinadas por cada estado. Em São Paulo, as alíquotas praticadas são:

  • 4% para prestação de transporte aéreo interestadual; 
  • 7% para venda de mercadorias que circulam para estados na Região Norte, Nordeste, Centro-Oeste e o Espírito Santo; 
  • 12% para vendas interestaduais para regiões Sul e Sudeste. 

Como cada estado decide suas regras, existe uma tabela de alíquota interestadual usada para calcular os valores para empresas que trabalham com operações interestaduais. Nesse ponto, você precisa saber que:

  • Empresas que negociam com outros estados precisam estar atentos às diferenças nas tarefas; 
  • Em muitos casos, é preciso pagar o DIFAL (Diferencial de Alíquota), criado para equilibrar essas cobranças. 

O que acontece se não pagar a apuração do ICMS?

Empresas que não pagarem o ICMS são consideradas inadimplentes com o Fisco e podem sofrer penalidades de acordo com o regulamento estadual, além de ter que pagar cobranças atrasadas com juros. 

As sanções podem ser multas, suspensão ou até a perda da Inscrição Estadual da empresa. Portanto, não deixe o prazo passar!

Como fazer a apuração do guia de ICMS de forma eficiente

Com a extinção da GIA, a apuração do ICMS é feita via EFD ICMS IPI. Confira algumas boas práticas para apurar esse documentos corretamente: 

  • Explore a plataforma onde ele será emitido, a plataforma Sped Fiscal
  • Mantenha registros organizados — cuidado para não enviar informações duplicadas;
  • Tenha a base de cálculo correta, considerando as alíquotas adequadas; 
  • Todas as transações devem ser informadas, inclusive as via cartão de débito e crédito;
  • Providencie todas as notas e documentos fiscais. 

Perguntas sobre a apuração do ICMS

Mais dúvidas sobre a apuração do ICMS? Confira as questões a seguir. 

Como é feita a apuração do ICMS?

O cálculo do ICMS é aplicado sobre o valor do produto ou serviço, por meio da fórmula: 

  • Preço do produto X Alíquota praticada no estado = Valor do ICMS da mercadoria. 

A apuração das transações é realizada mensalmente. 

Quem faz a guia de ICMS apuração?

A apuração do ICMS via guia digital (EFD ICMS IPI) deve ser feita por todas as empresas contribuintes, sobretudo as que estão enquadradas no regime do Lucro Real ou Lucro Presumido. Em alguns estados, empreendimentos optantes pelo Simples Nacional não precisam emitir a guia. 

De quem é a responsabilidade do recolhimento do ICMS?

A empresa recolhe o ICMS junto ao governo, mas, na verdade, esse valor é embutido no preço das mercadorias em circulação e repassado integralmente ao cliente, ou seja, o comprador. 

Qual o período de apuração do ICMS SP?

O período de apuração do ICMS em São Paulo, que é realizado mensalmente, é no último dia do mês. 

Quando a GIA será extinta?

A GIA foi extinta em muitos estados. Em São Paulo, ela foi descontinuada em 1º de abril de 2023. 

O que substitui a GIA?

O documento digital EFD ICMS IPI substitui a GIA, uma vez que os dois contém as mesmas informações e são transmitidos na mesma frequência. Apenas o EFD ICMS IPI será obrigatório agora. 

Organize seus dados para ter eficiência na apuração do ICMS

O ICMS é um imposto importante e deve ser calculado com critério para evitar problemas com o fisco. 

Por ser um tributo estadual, ainda mais fundamental é estar atento às diferentes alíquotas e regras que variam de uma unidade federativa para a outra. 

Como vimos, a organização e o controle de dados serão os principais aliados do empreendedor para ter sucesso na apuração do ICMS e preenchimento dos documentos fiscais corretamente. 

Para evitar erros, automatize seus processos contábeis e conte com um sistema ERP com IA Fiscal para empresas. Facilite as rotinas do seu negócio, tenha mais controle e implemente e implemente uma gestão mais inteligente com a Omie!

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