Você sabe o que é um Invoice? Esse documento é utilizado em transações comerciais internacionais. Apesar de muito importante entre a lista de documentações necessárias para manter um negócio dentro da legalidade, ainda é desconhecido por muitos empreendedores, inclusive profissionais da contabilidade.
Se você ou sua empresa atua com venda ou prestação de serviços para clientes que estão no exterior, saber o que é Invoice é fundamental. Afinal, ele é um dos documentos mais importantes para esses negócios, pois estabelece uma documentação de transações que excedam o território nacional.
Em diversos tipos de operações comerciais que envolvam a venda de serviços ou produtos, a emissão do Invoice é obrigatória, ou, no mínimo, recomendada. Manter-se informado quanto aos prazos e às melhores estratégias para garantir essa documentação é muito importante para qualquer profissional que lide com contabilidade e finanças..
Além da legalidade de seu negócio, estar em dia com essas exigências é uma forma de estabelecer mais frente com os clientes e demonstrar capacidade de gestão.
Neste conteúdo, você vai encontrar uma definição de Invoice, como e por que fazê-lo, além de quais valores e informações devem estar presentes. Além disso, os diferenciais frente a outros documentos e como realizar sua emissão agora mesmo. Continue acompanhando. Boa leitura!
Invoice: o que é?
Invoice é um documento que se assemelha a uma fatura, por isso o nome de Invoice, um termo da língua inglesa para representar faturas que são emitidas em operações comerciais de importação ou exportação de produtos ou serviços.
No documento estarão informações como a quantidade, valores, descrição do produto ou serviço, entre outros. Você também pode encontrar o Invoice por outros nomes, como:
- Invoice internacional;
- Comercial Invoice;
- Proforma Invoice.
O Invoice sempre será um documento único, pois contém um número que o difere de outros. Vale ressaltar que ele sempre será emitido pela empresa que enviou um produto ou prestou serviços.
Considere o seguinte exemplo para melhores entendimentos:
Imagine que você deseja fazer um curso no exterior para aprimorar suas habilidades. A instituição na qual você pretende estudar deverá emitir e enviar um Invoice para você, com o código bancário internacional para que você efetue o pagamento.
Geralmente, os códigos utilizados nessas transações são o IBAN, SWIFT ou BIC, mas podem mudar dependendo do país em que for emitido.
Para que serve o Invoice?
A principal função do Invoice é registrar e formalizar as compras e vendas, seja de um produto ou serviço. Sendo assim, ele tem uma natureza muito mais informativa do que comprobatória.
Ainda assim, o Invoice possui a mesma relevância e importância que uma nota fiscal, isso porque ele comprova que a operação comercial foi realizada e segue por dentro das normas e regras legislativas.
Dessa forma, acaba isentando o negócio de problemas relacionados à fiscalização da Receita Federal. Por isso, não emitir o Invoice pode oferecer sérios riscos a sua empresa, inclusive o de sonegação fiscal.
Entenda como funciona o Invoice
Agora que você já sabe mais sobre o Invoice, o que é e para que serve, vamos entender melhor como ele funciona.
Como você viu até aqui, ele é um documento emitido quando existem transações comerciais para o exterior, seja uma importação ou exportação de produtos e serviços, devendo acompanhar a nota fiscal da operação.
Sua emissão deve ser realizada, obrigatoriamente, sempre que o valor total da operação ultrapassar três mil dólares americanos (U$). Isso vale para negociação entre vários países, sendo necessário fazer a conversão da moeda para o dólar americano.
Um de seus usos mais comuns é durante o início de contrato de compra e venda no exterior. Nesse caso, o Invoice oferece todas as instruções e informações necessárias para que se possa criar definitivamente a fatura comercial.
É importante dizer que não são todas as operações comerciais que exigem o Invoice. Apesar disso, sua emissão é recomendada, uma vez que serve como comprovante da operação, garantindo a segurança e transparência entre a empresa e o cliente.
Informações que devem constar no Invoice
Como comprovante de operações comerciais, o Invoice deve mostrar algumas informações que devem ser apresentadas para que o documento seja reconhecido e validado.
Existem diversos modelos prontos que podem servir de exemplo do Invoice, mas também é possível criar um modelo novo, assim você pode decidir qual é o melhor e que mais atende suas necessidades.
Independente da escolha, existem algumas informações que devem constar obrigatoriamente no Invoice, são elas:
- nome e endereço completo do destinatário e do emissor;
- data em que foi emitido;
- informação detalhada do produto/serviço, se possível com base na NCM – Nomenclatura Comum do Mercosul;
- moeda, valor unitário e valor total;
- quantidade dos itens;
- peso bruto e peso líquido;
- preço total por produto/serviço, incluindo o valor total do Invoice;
- forma de pagamento;
- condições ou termos de venda;
- locais em que será embarcado e desembarcado;
- meio de transporte;
- assinatura do emissor.
Mais uma vez, é importante ressaltar que o Invoice não possui um padrão definido, sendo possível que as informações mudem de um documento para outro. Ainda assim, é preciso se atentar ao que exige a regulamentação e não deixar as informações essenciais de lado.
Como preencher o Invoice?
Para preencher o Invoice é necessário determinar o modelo ideal para a sua empresa, como citado anteriormente. É fundamental que conste informações completas e detalhadas da transação.
Outro detalhe importante é que o Invoice esteja na língua inglesa, ou idioma em que foi feita a solicitação. Essa recomendação é para que o documento tenha fácil identificação.
Por fim, mas não menos importante, gere três vias iguais do Invoice, todas elas devem ser assinadas e carimbadas pelo emissor.
Como pagar um Invoice?
O pagamento é bem simples. É realizado por uma transferência internacional, podendo ser intermediado por bancos ou plataformas especializadas nessas transações. Basicamente, todas essas instituições seguem um processo de pagamento semelhante. Confira abaixo o passo a passo:
- acesse o site ou aplicativo que será o intermediador da transação;
- faça o seu cadastro;
- escolha a moeda, local e o valor;
- faça o cadastro do seu cliente;
- informe o caráter da operação;
- confirme os dados;
- faça o upload do documento;
- por fim, é só realizar o pagamento.
Sobre as taxas, normalmente as empresas ficam isentas de realizar o pagamento de impostos estaduais e municipais durante transações comerciais para o exterior, como é o caso do ISS e ICMS.
Mas, ainda assim, é preciso se atentar a outros tipos de tributo. Os impostos e alíquotas irão variar de acordo com a operação comercial, mas um dos principais e que fazem parte dessas transações é o Imposto sobre Operações Financeiras, IOF e, dependendo do caráter da transação, pode existir ainda uma cobrança do Imposto de Renda.
Invoice: um aliado no controle e gestão financeira
Neste conteúdo, você conheceu o Invoice, seu processo de emissão e a importância que ele tem como comprovante das transações de importação e exportação. Essas informações são essenciais para aprender a manter seu negócio em dia, sobretudo em transações internacionais.
Não esqueça que o Invoice é um comprovante, portanto, não possui valor o mesmo valor que a NF (Nota Fiscal). Ainda assim, sua emissão é recomendada e precisa estar sempre acompanhada da nota fiscal referente a transação.
Além de ajudar a tornar a operação mais transparente, ele garante a segurança e afirma que tudo está de acordo com a legislação. Dessa forma, torna o controle financeiro mais eficiente, oferecendo informações sobre todas as transações realizadas pela empresa. Saiba mais sobre esse e outros temas do mundo dos negócios no Blog Omie.
