Você sabe o que é um Invoice? Esse documento é fundamental em transações comerciais internacionais. Apesar de ser um item essencial na lista de documentos para manter a legalidade do negócio, ele ainda é desconhecido por muitos empreendedores.
Se você ou sua empresa atua com vendas ou prestação de serviços para clientes no exterior, entender o que é um Invoice é fundamental. Ele é um dos documentos mais importantes nesses negócios, pois estabelece uma formalização das transações que ultrapassam o território nacional.
Neste conteúdo, você vai entender o que é um Invoice, como e por que ele deve ser emitido, e quais informações precisam estar presentes no documento. Além disso, vamos destacar as diferenças entre ele e outros documentos. Continue a leitura!
O que é Invoice?
O Invoice é um documento que se assemelha a uma fatura. O termo vem da língua inglesa e é utilizado para representar faturas emitidas em operações comerciais de importação ou exportação de produtos e serviços.
Nesse documento, você encontrará informações como quantidade, valores, descrição do produto ou serviço, entre outros detalhes. O Invoice pode aparecer com outros nomes, como:
- International Invoice;
- Commercial Invoice;
- Proforma Invoice.
Ele sempre será um documento único, contendo um número de identificação exclusivo, e é emitido pela empresa que envia o produto ou presta o serviço.
Imagine que você está se preparando para fazer um curso no exterior para aprimorar suas habilidades. A instituição onde você pretende estudar deverá emitir e enviar um Invoice para você, contendo, entre outras informações, o código bancário internacional para que você possa efetuar o pagamento. Códigos como IBAN, SWIFT ou BIC são comuns nessas transações, dependendo do país.
Para que serve o Invoice?
O principal objetivo do Invoice é registrar e formalizar compras e vendas de produtos ou serviços. Embora tenha uma função mais informativa, ele é tão relevante quanto uma nota fiscal, pois comprova que a operação comercial foi realizada de acordo com normas e regras legais.
Ao emitir um Invoice, sua empresa evita problemas com órgãos de fiscalização, como a Receita Federal. Deixar de emitir esse documento pode trazer sérios riscos para o seu negócio, incluindo acusações de sonegação fiscal.
Como funciona o Invoice?
Agora que você já sabe o que é um Invoice e para que serve, vamos entender como ele funciona na prática.
Esse documento é emitido sempre que há transações comerciais com o exterior, seja para a importação ou exportação de produtos ou serviços, e deve ser acompanhado da nota fiscal correspondente.
A emissão é obrigatória em operações que excedem o valor de três mil dólares americanos (U$), e a conversão da moeda para o dólar deve ser feita, independentemente do país envolvido.
Um dos usos mais comuns do Invoice é no início de contratos de compra e venda internacionais. O documento fornece todas as informações necessárias para a criação da fatura comercial.
Embora nem todas as transações comerciais exijam um Invoice, sua emissão é recomendada como comprovante da operação, garantindo maior segurança e transparência entre as partes.
Informações que devem constar no Invoice
Para que o Invoice seja válido, ele deve conter informações obrigatórias. Apesar de haver diferentes modelos, essas são as informações essenciais que devem estar presentes:
- nome e endereço completo do destinatário e do emissor;
- data de emissão;
- descrição detalhada do produto ou serviço (preferencialmente com base na Nomenclatura Comum do Mercosul – NCM);
- moeda, valor unitário e valor total;
- quantidade dos itens;
- peso bruto e peso líquido;
- preço total por produto/serviço, incluindo o valor total do Invoice;
- forma de pagamento;
- condições de venda;
- locais de embarque e desembarque;
- meio de transporte utilizado;
- assinatura do emissor.
Embora não haja um padrão definido para o Invoice, é importante seguir as exigências regulamentares e garantir que as informações essenciais estejam sempre incluídas.
Como preencher o Invoice?
Para preencher corretamente o Invoice, escolha um modelo que atenda às necessidades da sua empresa. É fundamental que o documento apresente informações detalhadas e completas da transação.
Além disso, o Invoice deve ser redigido na língua inglesa ou no idioma solicitado, facilitando sua identificação e aceitação no país de destino. Por fim, lembre-se de gerar três vias idênticas do documento, todas assinadas e carimbadas pelo emissor.
Invoice no Mercosul: código NCM
A NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) é um código utilizado para identificar a natureza de mercadorias e produtos em operações de comércio exterior. Foi criado pelos países que fazem parte do Mercosul (Brasil, Argentina, Uruguai e Paraguai) com o objetivo de padronizar a classificação de produtos comercializados entre os membros do bloco.
O código NCM é composto por oito dígitos, que identificam a categoria e a especificação do produto, facilitando a tributação e fiscalização dessas mercadorias. A utilização correta do código NCM é obrigatória em documentos fiscais, como notas fiscais e Invoices, e ajuda a determinar alíquotas de impostos como o Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) e o Imposto de Importação (II).
Como pagar um Invoice?
O pagamento de um Invoice é feito por meio de transferência internacional, podendo ser intermediado por bancos ou plataformas especializadas. O processo é simples e segue algumas etapas básicas:
- acesse o site ou aplicativo que realizará a intermediação da transação;
- faça seu cadastro;
- escolha a moeda, o local e o valor da transação;
- cadastre seu cliente;
- informe o tipo de operação;
- confirme os dados;
- faça o upload do Invoice;
- realize o pagamento.
Como empresário, você deve conhecer suas obrigações tributárias. No Invoice, normalmente as empresas estão isentas de pagar impostos estaduais e municipais, como o ISS e o ICMS, em transações internacionais. No entanto, é importante estar atento a outros tributos federais, como o IOF e o Imposto de Renda, dependendo da operação.
Invoice e Omie: um aliado na gestão financeira
Agora que você entende o que é um Invoice e sua importância, fica claro como ele pode ajudar sua empresa a manter a transparência e o controle em transações internacionais.
Ele é essencial para garantir que as operações comerciais sigam dentro da legalidade, oferecendo segurança e eficiência no controle financeiro. Nesse sentido, contar com um sistema de gestão pode otimizar esse processo.
Com a Omie, você pode automatizar a emissão e o controle de Invoices, melhorando a gestão financeira do seu negócio e garantindo conformidade com as regulamentações fiscais.
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