Você sabia que o fechamento contábil é indispensável para o equilíbrio financeiro de qualquer empresa? Além de fazer parte da rotina financeira, também é uma forma de assegurar que todas as obrigações fiscais foram cumpridas.
Exatamente. Por isso que o processo gera muitas dúvidas. Afinal, realizar essa tarefa importante não é tão simples, mas permitirá manter a empresa em dia com a legislação.
Dessa forma, será possível elaborar um planejamento mais centrado nos próximos passos do negócio. Neste artigo, você entenderá tudo o que precisa sobre o fechamento contábil. Vamos lá!
O que é fechamento contábil?
O fechamento contábil é um balanço periódico feito pela contabilidade que consta se todas as obrigações fiscais foram cumpridas.
Esse balanço identifica, analisa e específica se os registros necessários foram realizados, assim como todas as operações financeiras da empresa.
O procedimento permite observar precisamente como está a organização, o fluxo de caixa e a saúde financeira e econômica da empresa. Assim, é possível acompanhar de perto todas as movimentações e contribuir para a melhoria da gestão financeira.
Quando deve ser feito?
Normalmente, pequenas empresas conduzem dois tipos de análise: um balanço mensal e outro anual, além do controle do fluxo de caixa para MEI, no caso do microempreendedor individual.
As organizações de médio e grande porte, por sua vez, optam por fazer o balanço de forma mais recorrente, adicionando o fechamento bimestral, trimestral ou semestral.
Entendendo as diferenças entre obrigações contábeis e obrigações acessórias
As obrigações contábeis e as obrigações acessórias desempenham papéis importantes quando falamos sobre o fechamento contábil de uma empresa.
As obrigações contábeis são ligadas à preparação dos relatórios financeiros principais, como Balanço Patrimonial e Demonstração do Resultado do Exercício, mostrando a saúde financeira da empresa.
Já as obrigações acessórias englobam documentos adicionais exigidos pelas autoridades, como declarações fiscais e registros específicos.
No fechamento contábil, as obrigações contábeis fornecem a base dos relatórios financeiros, enquanto as obrigações acessórias complementam esses dados, assegurando a conformidade legal e a precisão das informações apresentadas.
Por isso, ambas são consideradas essenciais para a transparência financeira e o cumprimento das exigências regulatórias e fiscais.
Qual é a importância e os benefícios do fechamento contábil?
Além de permitir analisar detalhadamente as movimentações financeiras e crescimento da empresa, o fechamento contábil é uma obrigação das empresas se adequarem aos princípios de contabilidade, segundo a Lei 6.404/1976.
Ele também é essencial para a tomada de decisões importantes no negócio, uma vez que apresenta dados da real situação da organização. Veja outros benefícios desse balanço que comprovam sua importância na gestão financeira:
- Ajuda na tomada de decisões;
- Encontra problemas financeiros;
- Proporciona informações para atender obrigações fiscais;
- Colabora para ajustar o planejamento estratégico;
- Ajuda a entender como cada setor se apresentou em cada mês.
Vale destacar que o fechamento contábil também se caracteriza como uma das obrigações fiscais de qualquer negócio, que compreendem a análise dos dados fiscais, apuração de impostos, enquadramento na legislação e elaboração de relatórios feitos pela área contábil.
Neste processo, é essencial saber dicas importantes para montar um planejamento estratégico de sucesso. Assim, é possível definir os futuros caminhos da empresa e definir quais serão as estratégias utilizadas para chegar lá.
Como fazer o fechamento contábil?
Por ser um processo extremamente detalhado, é interessante separá-lo por etapas para evitar erros e confusões. Confira a seguir as principais etapas necessárias no momento de fazer o fechamento contábil.
Anote a data de fechamento
Para não esquecer o momento específico de fazer o balanço, é interessante definir em um calendário ou programar notificações a respeito da chegada da data.
Antecipe processos
Tente antecipar, ao longo da sua rotina, todos os processos e tarefas que podem já ser adiantadas. Assim, o trabalho será bem mais fácil e fluirá melhor no momento de fechamento.
Integre dados, áreas e processos
A integração e unificação do máximo de informações e áreas possíveis é um processo que auxilia muito na efetividade da tarefa. Dessa forma, a empresa conta com uma visão ampla e real sobre todas as movimentações feitas.
Realize ajustes para a exatidão da escrituração contábil
No decorrer do fechamento, fique atento à necessidade ou não de ajustes na escrituração. Esse ponto é essencial. Ele será a base para o fechamento contábil da empresa.
Tenha em mãos toda movimentação fiscal
Todos os documentos relacionados à movimentação fiscal e livro de caixa são importantes para a organização financeira. Por isso, organize todos os comprovantes, notas fiscais, entre outros para facilitar o fechamento.
Use a tecnologia a seu favor
Uma boa dica para integrar esses processos é contar com o auxílio de ferramentas tecnológicas, como um Sistema ERP. Assim, você pode automatizar processos, diminuir o risco de erros e garantir um trabalho mais otimizado e eficiente.
Erros comuns no fechamento contábil
Pode não parecer, mas o fechamento contábil pode ser uma tarefa complexa de ser realizada. Sem conhecimento especializado, é fácil cometer erros ao executá-lo. Confira abaixo quais são os mais comuns e como evitá-los:
- Falta de organização: muitas empresas não priorizam a organização das informações financeiras, resultando em possíveis erros no fechamento. O ideal é mantê-las organizadas e com fácil acesso.
- Registro incompleto de transações: todas as transações devem ser registradas para garantir a precisão do balanço final, evitando problemas com a falta de dados, por exemplo.
- Erros de cálculo: pequenos erros nas contas podem impactar significativamente o fechamento contábil. Por isso, lembre-se de revisar os valores e garantir que está tudo certo.
- Desconsiderar datas das transações: nunca deixe de anotar as datas e fazer o registro completo das transações. Isso é fundamental para manter a integridade dos diferentes tipos de fluxo de caixa.
- Desconhecimento das leis fiscais: mudanças na legislação também podem levar a erros no fechamento contábil, principalmente se a empresa não estiver atualizada. O ideal é sempre ficar por dentro das notícias e novidades da contabilidade.
- Não usar a tecnologia: ferramentas de contabilidade automatizadas, como um ERP, minimizam erros humanos e aumentam a eficiência dos processos, ao contrário das planilhas e tarefas manuais, que frequentemente são propensas a equívocos.
Como um sistema ERP pode auxiliar no fechamento contábil do seu negócio?
Usar a tecnologia disponível atualmente é uma ótima forma de superar barreiras de crescimento, otimizar os processos e agregar ainda mais valor à contabilidade.
Para antecipar e agilizar o fechamento contábil da empresa, é preciso mais do que organizar as informações e documentos necessários. Para isso, conte com ferramentas que irão facilitar a sua rotina, como o Sistema Omie ERP, totalmente integrado e descomplicado.
Com ele, você pode integrar todas as informações da empresa em uma única plataforma totalmente online; tem um gerenciamento mais simples, quando e onde estiver; mais segurança para os dados e muito mais vantagens.
Dessa forma, você pode acompanhar de perto todas as movimentações financeiras da empresa e, quando for o momento de gerar relatórios, tudo estará centralizado em um único lugar, otimizando a sua rotina de trabalho e potencializando o desenvolvimento do negócio.
Quer aprimorar seu processo de fechamento contábil e evitar erros? Conheça a solução da Omie para empreendedores!
