A RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) é uma obrigação importante para empresas no Brasil, sendo necessária mesmo para negócios que não possuem empregados no ano-base.
Embora possa parecer apenas mais uma exigência burocrática, entender o que é RAIS e como ela desempenha seu papel fundamental na administração de benefícios e nas estatísticas do mercado de trabalho faz toda a diferença.
Neste artigo, vamos esclarecer o que é a RAIS de uma empresa, para que ela serve e por que sua empresa deve ficar atenta ao envio correto dessa declaração.
O que é RAIS?
A RAIS, regulamentada pelo Decreto n.º 76.900, de 23 de dezembro de 1975, é uma declaração obrigatória que empresas precisam enviar anualmente ao Governo Federal. Seu objetivo principal é fornecer informações sobre o mercado de trabalho formal no Brasil, atuando como uma ferramenta essencial para o controle de dados trabalhistas.
Ela funciona como uma espécie de censo do emprego formal, fornecendo dados cruciais que ajudam o governo em diversas frentes, como o controle do FGTS, o acompanhamento dos benefícios previdenciários e a fiscalização das leis trabalhistas.
Manter a RAIS em dia não é só uma obrigação legal, mas também uma forma de garantir que sua empresa esteja em conformidade fiscal, evitando problemas futuros, como multas ou ações trabalhistas.
Como funciona a RAIS?
A RAIS tem um papel central: coletar informações sobre a atividade trabalhista de empresas e indivíduos no Brasil, também permitindo ao governo entender quantos empregos surgiram e quantas demissões ocorreram no último ano.
Para cumprir com a obrigação da RAIS, as empresas devem enviar um arquivo eletrônico contendo informações sobre os empregados, como nome, CPF, data de admissão, remuneração e outros dados relevantes.
Essas informações são utilizadas para a elaboração de estatísticas sobre o emprego formal no país, além de auxiliar na fiscalização e controle das relações de trabalho.
Para que serve a RAIS?
A RAIS tem várias finalidades, todas voltadas para o controle e a gestão do mercado de trabalho. Entre os principais usos estão:
- Fiscalização das leis trabalhistas: o governo utiliza os dados da RAIS para garantir que as empresas estejam cumprindo as normas estabelecidas pela CLT;
- Controle de benefícios previdenciários: a RAIS é essencial para o monitoramento do pagamento do abono salarial e do seguro-desemprego;
- Gestão do FGTS: com os dados fornecidos, o governo pode garantir que os valores do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço estão sendo devidamente recolhidos.
Com a implementação do eSocial, um sistema que unifica o envio de informações relacionadas a empregados, a RAIS se tornou ainda mais relevante.
Caso sua empresa não envie a RAIS corretamente, seus colaboradores podem ter dificuldades para acessar benefícios importantes, como, inclusive, a aposentadoria.
Quem deve fazer a declaração da RAIS?
Toda empresa inscrita no CNPJ, mesmo sem empregados, deve enviar a RAIS. Confira quem está obrigado a declarar!
- Empresas privadas e públicas, independentemente do número de funcionários;
- Estabelecimentos que tiveram suas atividades paralisadas no ano-base (RAIS negativa);
- Órgãos governamentais, fundações e entidades de fiscalização de profissões;
- Empregadores urbanos e rurais pessoas físicas que possuam empregados;
- Cartórios extrajudiciais, consórcios de empresas e condomínios;
- Empresas individuais e MEIs, desde que tenham empregados registrados.
Como fazer o envio da RAIS?
O envio da RAIS é feito de forma totalmente eletrônica, por meio dos programas disponibilizados pelo governo. Empresas que não possuem funcionários devem realizar a Declaração RAIS Negativa Web, um procedimento rápido e simples.
Já as empresas que têm empregados precisam utilizar o programa GDRais, que gera o arquivo eletrônico com todas as informações trabalhistas e o envia automaticamente para o governo.
Fique atento aos prazos, pois o não envio da RAIS ou o envio com erros pode resultar em multas a partir de R$ 425,64, além de acréscimos por cada bimestre de atraso.
O valor pode aumentar caso haja omissão de dados ou incorreções que afetem os trabalhadores.
Perguntas frequentes sobre a Relação Anual de Informações Sociais
No processo de emissão e entrega da RAIS, é bastante comum surgirem dúvidas. A seguir, esclarecemos as principais questões sobre o tema.
Quem precisa enviar a RAIS?
A RAIS deve ser enviada por todas as empresas que possuem CNPJ, inclusive aquelas sem empregados (RAIS Negativa). Estão obrigados a declarar também órgãos governamentais, empregadores urbanos e rurais com empregados, cartórios e empresas individuais.
Qual é o prazo para envio da RAIS?
O prazo para envio da RAIS ocorre geralmente entre março e abril do ano seguinte ao ano-base. Empresas que utilizam o eSocial devem seguir o prazo do fechamento da folha de dezembro.
O MEI precisa enviar a RAIS?
O Microempreendedor Individual (MEI) está isento da obrigação de enviar a RAIS, a menos que tenha empregados registrados. Caso tenha, ele deve cumprir as mesmas exigências que as demais empresas.
Como corrigir uma RAIS enviada com erro?
Se você enviou a RAIS com informações incorretas, é possível retificar a declaração. A correção pode ser feita pelo programa GDRais, utilizando a função de retificação. Lembre-se de que, caso o erro não seja corrigido a tempo, pode haver aplicação de multa adicional.
A RAIS é obrigatória para empresas inativas?
Sim, mesmo empresas inativas que não tiveram movimentação de funcionários durante o ano-base precisam enviar a RAIS Negativa.
Como acessar o recibo da RAIS após a entrega?
Após a entrega da RAIS, o recibo pode ser acessado e impresso diretamente no sistema GDRais. Geralmente, ele fica disponível cerca de 5 dias úteis após o envio. O protocolo de transmissão com o número do Controle de Recepção é essencial para a emissão do recibo.
Empresas do Simples Nacional precisam declarar a RAIS?
Sim, empresas optantes pelo Simples Nacional também precisam declarar a RAIS. A obrigatoriedade se aplica tanto para aquelas com empregados, que devem informar os dados trabalhistas, quanto para as que não possuem funcionários, que devem enviar a RAIS Negativa.
Como saber se minha empresa está dispensada da RAIS?
As empresas que fazem parte dos grupos 1 e 2 do eSocial, com faturamento superior a R$ 78 milhões ou inferior a esse valor, estão dispensadas de enviar a RAIS, pois já cumprem a obrigação ao transmitir as informações ao eSocial.
No entanto, é importante verificar a regulamentação vigente para confirmar se sua empresa se enquadra nessa dispensa.
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Entender o que é RAIS e para que serve é essencial para garantir que sua empresa esteja em conformidade com as obrigações legais e que seus colaboradores tenham acesso aos direitos trabalhistas.
Para facilitar o cumprimento dessas e outras obrigações, contar com a tecnologia é fundamental. Com o sistema ERP da Omie, a contabilidade e a folha de pagamento de sua empresa são integradas, simplificando todo o processo de gestão e administração financeira.
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