O que é Sefaz, por que é importante e quais suas funções? Entenda tudo!

Uma das principais responsabilidades de todo empreendedor é cumprir com obrigações fiscais para operar na legalidade. Para isso, vale a pena conhecer o funcionamento de órgãos públicos, entendendo, por exemplo, o que é SEFAZ e quais suas funções.

Compreender como esse órgão opera é essencial para quem busca prosperar nos negócios, visto que sua atuação está ligada à conformidade fiscal e ao funcionamento saudável do sistema financeiro. Confira tudo sobre a SEFAZ neste artigo!

O que é SEFAZ e qual a importância?  

SEFAZ é a sigla para Secretaria da Fazenda, órgão vinculado ao Ministério da Fazenda. Suas principais responsabilidades são fiscalizar as receitas e despesas dos 26 estados e do Distrito Federal, calcular impostos e taxas estaduais e controlar a emissão das NF-e.

As funções da SEFAZ também são complementadas pela Secretaria Municipal da Fazenda de cada município, com atribuições delegadas pelo estado em que está localizada e pela legislação atual.

Quais as funções da SEFAZ?

Além de saber o que é Secretaria da Fazenda, é preciso entender que ela desempenha um papel central na administração e fiscalização dos tributos estaduais. Conheça melhor as funções desse órgão.

Arrecadação de tributos

A SEFAZ é responsável por arrecadar diversos impostos estaduais, como o ICMS e o IPVA, recursos essenciais para financiar as atividades governamentais, que são diretamente retirados das operações e propriedades das empresas.

Cumprimento de obrigações fiscais

A Secretaria da Fazenda estabelece normas e regulamentações fiscais que as empresas devem seguir. Define as obrigações acessórias, como declarações e documentos fiscais, que precisam apresentar para manter sua regularidade perante o Fisco.

Fiscalização e auditoria

A SEFAZ realiza auditorias e fiscaliza empresas para garantir o correto recolhimento dos tributos. O órgão verifica se as informações prestadas estão em conformidade com a legislação e, caso identifique irregularidades, pode autuar e aplicar multas.

Incentivos fiscais

O órgão pode conceder incentivos fiscais como forma de estimular determinados setores da economia ou regiões específicas.

Sistemas eletrônicos e Nota Fiscal Eletrônica

Muitas SEFAZ municipais implementam sistemas eletrônicos para facilitar a emissão e controle de documentos fiscais, como a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). O objetivo é aumentar a eficiência, reduzir a sonegação e ter maior transparência nas transações comerciais.

Quais são as atividades da SEFAZ? 

A Secretaria da Fazenda é um órgão que realiza diversas atividades. Acompanhe.

Arrecadação das despesas do estado

A arrecadação de tributos e taxas estaduais é feita pelo órgão, sendo que cada estado tem suas próprias regras e tarifas. Além disso, a SEFAZ realiza a cobrança e inscrição na Dívida Ativa do Estado e permite fazer a consulta do valor diretamente no site de cada estado.

Fiscalização das despesas do estado

A SEFAZ controla todas as despesas do estado e de secretarias e órgãos vinculados à administração pública. Assim, realiza auditorias, fiscaliza gastos e investimentos públicos e analisa a capacidade de endividamento do estado.

Contabilidade das despesas do estado

Ela cuida da contabilidade de todas as atividades envolvendo recursos financeiros, orçamentários e patrimoniais do estado. Também supervisiona e orienta os registros contábeis de órgãos e demais instituições da administração indireta do estado.

Estruturação das despesas do estado

Outra atribuição da SEFAZ é realizar o planejamento estratégico, a execução e o controle orçamentário estadual. Para tal, ela é responsável por elaborar alguns documentos, como:

• Lei de Diretrizes Orçamentárias (LDO): elaborada anualmente com o objetivo de determinar as prioridades do governo para o ano seguinte em relação à aplicação dos recursos;
• Lei Orçamentária Anual (LOA): instrumento que permite que os objetivos, metas e prioridades estabelecidos na LDO sejam colocados em prática;
• Plano Plurianual (PPA): planejamento estratégico de médio prazo, que define objetivos, metas, indicadores e diretrizes para os próximos quatro anos.

Quais são os impostos cobrados pela SEFAZ?  

A SEFAZ é responsável pela arrecadação de alguns impostos, como mostramos abaixo.

IPVA

O Imposto sobre a Propriedade de Veículos Automotores (IPVA) é cobrado dos proprietários de veículos aéreos, aquáticos ou terrestres, sejam pessoas físicas ou jurídicas. 

A taxa é cobrada anualmente sobre o valor da tabela FIPE, variando em cada estado, e pode ser paga parcelada ou à vista com desconto. 

ICMS

O ICMS é o Imposto sobre Operações Relativas à Circulação de Mercadorias e sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação.

Trata-se da principal captação de recursos do Estado, pois incide em todas as operações de comércio (venda, transporte e outros) e serviços de transporte interestadual ou intermunicipal e comunicações. Essa tarifa já vem inclusa no valor da nota fiscal.

ITCMD

ITCMD (Imposto sobre a Transmissão Causa Mortis e Doação de Quaisquer Bens ou Direitos) é o popular imposto “de herança ou doação”, cobrado sobre transferência de bens ou direitos de uma pessoa falecida para herdeiros, mediante inventário, doação ou testamento.

É necessário fazer uma Declaração de ITCD relatando o fato relacionado com a transmissão às pessoas envolvidas e os bens e direitos doados ou herdados.

Com esse documento, a SEFAZ faz análise dos bens ou direitos e calcula o imposto do ITCD. Caso haja valor a pagar, ela emite a DARE (Documento de Arrecadação da Receita Estadual) ao contribuinte.

Quais são as autorizações e certificações emitidas pela SEFAZ?

A Secretaria da Fazenda emite autorizações e certificações relacionadas aos aspectos fiscais e tributários das empresas. Aqui estão algumas das principais:

• Inscrição Estadual: registro obrigatório para empresas que realizam atividades sujeitas à tributação estadual, como a circulação de mercadorias;
• Alvará de funcionamento: embora seja, geralmente, emitido pela prefeitura municipal, a SEFAZ pode estar envolvida no processo, especialmente para verificar a conformidade fiscal da empresa;
• Autorização para Emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) pelas empresas;
• Certificado digital: para acessar alguns serviços online oferecidos pela SEFAZ, como a emissão de NF-e, é necessário o uso de um Certificado Digital;
• Certificado de Regularidade Fiscal: atesta a regularidade fiscal da empresa, podendo ser exigido em processos licitatórios e em parcerias comerciais.

Quais são os principais serviços da SEFAZ?

São muitos os serviços realizados pela SEFAZ, conforme a legislação estadual vigente. Veja os principais:

• Consultas de CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico), NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) e NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica);
• Consultas de DI (Declaração de Importação);
• Consultas de protocolos, certidões e pesquisas em geral referentes à Receita Estadual;
• Emissão de Escrituração Fiscal Digital (EFD) ou SPED fiscal;
• Impressão de guias fiscais e negociações de parcelamento de tributos estaduais;
• Pesquisas, cadastros e pagamentos de IPVA, ICMS e ITCMD;
• Registro de inscrições estaduais;
• Prestação de contas por meio do Portal da Transparência.

Qual a relação da SEFAZ com a NF-e? 

A emissão da nota fiscal eletrônica é realizada pelo sistema da Secretaria da Fazenda. Para isso, é obrigatório realizar o credenciamento como contribuinte na SEFAZ de seu estado para poder emitir esse documento.

Cada estado conta com seu conjunto de requisitos e procedimentos, mas, em geral é preciso emitir um certificado digital para realizar operações no sistema da SEFAZ e buscar o auxílio de um contador para credenciar seu CNPJ.

Como emitir nota fiscal eletrônica pela SEFAZ? 

A NF-e simplificou o processo de emissão das notas fiscais, sendo que todas as empresas precisam recorrer à SEFAZ do estado para emitir o documento.

Como cada SEFAZ opera de forma particular, pode haver pequenas diferenças no processo, mas, geralmente, o passo a passo para emitir nota fiscal é:

1. Obtenha um certificado digital, documento que pode ser obtido por agentes regularizados pela ICP (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira) e serve como assinatura eletrônica da empresa;
2. Cadastre sua empresa na SEFAZ para começar a emitir as notas e aguarde a autorização do órgão;
3. Escolha um emissor e saiba que as notas fiscais podem ser emitidas tanto pelo sistema da SEFAZ quanto por softwares de terceiros, como a solução da Omie;

Com os passos anteriores concluídos, sua empresa já pode começar a emitir as notas e cumprir com suas obrigações legais. Cabe destacar que a SEFAZ exige que as empresas mantenham as notas fiscais eletrônicas armazenadas por 5 anos.

Qual é o prazo para cancelamento de Nota Fiscal Eletrônica?

O prazo máximo para cancelamento de uma NF-e é de 168 horas, ou seja, 7 dias, a contar da data de emissão.

Como cancelar uma NF-e Avulsa?

Para fazer o cancelamento de uma NF-e Avulsa é preciso seguir o passo a passo:

• Passo 1: Entre no site da SEFAZ do seu estado;
• Passo 2: Clique no menu “Notas fiscais / Gerenciar notas”;
• Passo 3: Selecione a nota e visualize;
• Passo 4: Clique no botão de “Cancelar” que irá aparecer no alto da tela.

Como acessar a SEFAZ de cada estado?

Confira qual portal acessar para encontrar informações, fazer cadastros ou emitir documentos no órgão que representa o seu estado:

Principais dúvidas dos empreendedores sobre a SEFAZ

Como lidar com eventuais problemas fiscais junto à SEFAZ?

Analise as notificações, intimações ou quaisquer outros documentos que tenha recebido da SEFAZ para compreender as razões do questionamento. Consulte ainda um profissional contábil ou fiscal para ter orientações específicas para o seu caso.

Providencie toda a documentação necessária que possa comprovar a regularidade das suas operações fiscais, como notas fiscais, comprovantes de pagamento, contratos, entre outros.

Qual a importância da SEFAZ para a Consulta do CEST?

Ao fazer a Consulta do CEST, o empreendedor obtém informações sobre a classificação fiscal de um produto específico. A SEFAZ disponibiliza meios para que os contribuintes possam fazer a consulta para garantir que a tributação seja feita seguindo a legislação.

Sistema de gestão: facilite sua rotina e fique em dia com as obrigações fiscais

Para emitir a nota fiscal eletrônica e cumprir as obrigações da sua empresa com toda a tranquilidade, conte com a tecnologia. Um sistema ERP é a solução que não pode faltar para você ter um controle financeiro e uma rotina empresarial otimizada. Com isso, você cuida da saúde financeira do seu negócio e ainda faz a emissão de notas fiscais com agilidade e segurança.

Agora que você já sabe o que é SEFAZ e como esse órgão é importante, experimente o ERP da Omie e descubra maneiras mais práticas e otimizadas de manter sua empresa em conformidade com a legislação.